Jak psát profesionální e-maily? 8 jednoduchých pravidel pro život

Posíláme a přijímáme e-maily každý den. Přesto děláme trapné chyby, které nemůžeme zcela „vrátit zpět.“ Takže psaní efektivního e-mailu, který bude obsahovat akci vašeho čtenáře a přitom bude pamatovat na výzvy našeho světa, může být obtížné.

S ohledem na to jsme sestavili několik základních pravidel, která musíte znát při zasílání e-mailů lidem. Podle těchto jednoduchých pravidel můžete bez námahy psát lepší e-maily.

1. Znovu zvažte pozdravy a odhlášení

"Doufám, že máš skvělý týden!" býval skvělý způsob, jak začít e-mail. Už ne! Vzhledem k tomu, jak je život nejistý, se to může stát neopatrným a příliš odděleným.

Totéž platí pro odhlášení jako „S pozdravem“, „Všechno nejlepší“ nebo „Na zdraví“ - která dříve fungovala naprosto dobře, ale někdy může znít jako stažená z reality.

Proč to tedy nezachovat jednoduše a originálně? Přejděte na odhlášení, například „Zůstaňte v bezpečí“, „Buďte opatrní“ nebo „S pozdravem“. Pokud jde o pozdravy, může být dobrým výchozím bodem „Doufám, že je vše v pořádku“ nebo „Doufám, že se vy i vaši blízcí udržujete v bezpečí“.

2. Zahrňte jasný předmět

Toto pravidlo e-mailu je staré jako e-mail samotný. Je to proto, že se lidé často rozhodují, zda by si otevřeli e-mail podle předmětu.

Vzhledem k tomu, že veškerá naše práce je nyní online, je zásadní nutnost upřednostňovat to, co je důležité, a ignorovat to, co není. Pokud tedy stále ponecháváte předmět nevyplněný, je pravděpodobné, že bude váš e-mail ignorován.

Ideální předmět má méně než 10 slov. Vyberte si takový, který řeší vaše obavy a sděluje, o co v e-mailu jde. „Návrhy na letecký projekt“, „Plánovaná schůzka“ nebo „Rychlé otázky o vaší prezentaci“ jsou některé dobré příklady předmětů, ze kterých si můžete vybrat.

3. Použijte profesionální podpis

Získejte předem vytvořený blok podpisu, který používáte k odpovídání na e-maily na všech svých osobních zařízeních. Mělo by obsahovat vaše jméno, název vaší společnosti a vaše kontaktní údaje.

To dává příjemci dobrou představu o tom, kdo jste a jak vás v případě potřeby kontaktovat. Pokud jde o písmo a velikost vašeho profesionálního podpisu, ujistěte se, že je to stejné jako se zbytkem e-mailu.

Taky, ukončete své e-maily s důvěrou ale nepřehánějte s výroky nebo osobními údaji.

4. Představte se, pokud se setkáváte poprvé prakticky

Všichni jsme narazili na situace, kdy jsme museli poslat e-mail někomu, koho jsme nepotkali. Získání e-mailu od cizince může být zvláštní. A to je na lehkou váhu.

Věnujte tedy chvilku představení se příjemci e-mailu. Kontext je kritický a na prvním dojmu stále záleží. Přidejte tedy řádek jako: „Ahoj! Toto je Tracy z Multiseon Pvt. Ltd, a já vám zasílám e-maily, protože jste projevili zájem o nákup našich elektronických produktů “.

Nebo, když vás někdo seznámí e-mailem, můžete mu také napsat řádek, který říká, jaké je krásné se s ním setkat.

5. Pište soucitné e-maily

Nemůžeme zdůraznit důležitost tohoto. Život je těžký. Nejvíc ze všeho je to velmi nejisté.

Zmeškali termín? Neobjevili se na naplánovaném Google Meet? Než pošlete přísný e-mail - zastavte se a promyslete si to. Co když nastane lékařská pohotovost?

Proto buďte soucitní a zeptejte se, jestli je s nimi vše v pořádku. E-mail jako „Chyběli jste nám dnes na schůzce. Jen se přihlásím, abych viděl, že je vše v pořádku. “ může budovat vztahy, které obstojí ve zkoušce času.

6. Pokud je to možné, komprimujte / změňte velikost a pojmenujte přílohy

O tomto e-mailovém pravidle moc nemluvíme, protože při odesílání velkých příloh automaticky předpokládáme, že má náš příjemce dostatek místa. Stahování velkých souborů zabere více času a za chvilku mohou být otravné.

Proto je vhodné je komprimovat nebo změnit jejich velikost. Pokud sdílíte příliš mnoho souborů najednou, je dobrým zvykem přidat zdvořilou poznámku, která vám řekne, k čemu jsou přílohy.

Před odesláním také pojmenujte své přílohy. Zasíláte svůj životopis? Přejmenujte soubor jako Tracy_Mackenzie_CV a začněte pravou nohou.

7. Nepoužívejte e-mail jako další aplikaci pro rychlé zasílání zpráv

Všichni milujeme okamžité zprávy proto, že jsou okamžité.

Ale když je smícháte a použijete e-mail jako náhradu za rychlé zasílání zpráv, riskujete, že budete otravní a neprofesionální.

Proto musíte vědět, kdy poslat e-mail a kdy na něj navázat další. Ne udělejte chybu a pošlete příliš mnoho následných e-mailů protože možná pracují z domova. Ani někomu nevolajte, aby ho požádal o kontrolu e-mailu.

Pokud je to naléhavé, použijte jiný způsob komunikace.

8. Použijte humor k léčení, ale střídmě

I když mnozí používají humor k odlehčení nálady v těchto výjimečných dobách, problém s použitím humoru v e-mailech může být neúspěšný.

Pokud chcete v e-mailu použít humor, udělejte to, pouze pokud danou osobu dobře znáte. Nechcete-li vypadat neuctivě nebo hrubě, pokud je někdo ve vážné situaci. Kromě toho to, co zní vtipně, nemusí být vtipné.

Slovo moudrému: Máte-li pochybnosti, je nejlepší to vynechat.

Nastavte si odpovědi mimo kancelář a vylepšete rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem

Když dnes posíláte e-maily lidem, měli byste mít na paměti také hodiny. Vzhledem k tomu, že životní styl práce z domova získává na síle, hranice mezi prací a naším osobním životem se stírají. Odpovědi mimo kancelář usnadňují pochopení, když je někdo k dispozici na schůzku nebo odpovídá na e-mail.

Prohlédněte si nastavení svého e-mailového klienta a nakonfigurujte automatické odpovědi, když jste pryč nebo nejste u stolu. Například Gmail tomu říká Prázdninový respondér, zatímco Microsoft Outlook používá odpovědi mimo kancelář.

Doufáme, že tato zlatá pravidla psaní efektivních e-mailů a správné e-mailové návyky vám pomohou ušetřit čas a připravit správné odpovědi.

Vyvarujte se těchto 6 chyb pro lepší e-mailovou a textovou komunikaci

Zlepšete své komunikační dovednosti tím, že se vyhnete chybám, jako je používání příliš mnoha emodži nebo psaní všech písmen.

Přečtěte si další

O autorovi