Top 14 tipů na e-mailovou etiketu, které potřebujete vědět

Ať už jste spisovatel obsahu, obchodník, vývojář nebo pracujete na volné noze, e-mail je nedílnou součástí našeho moderního světa.

Ve skutečnosti je to nejstandardnější forma komunikace mezi nezávislými pracovníky. Z tohoto důvodu je důležité se naučit osvědčené postupy a etiketu pro odesílání e-mailů, pokud chcete přilákat a udržet si klienty.

1. Procvičujte si rychlé odpovědi

Vzhledem k tomu, že podnikání na volné noze závisí na e-mailové komunikaci, časová odpověď se stala očekávaným standardem.

Pokud netrávíte čas s rodinou a přáteli, měli byste se vždy snažit odpovědět na všechny své e-maily do hodiny. Pokud to není možné, odpovězte ve stejný den v pracovní době klienta.

2. Upřesněte bod na začátku

Vaši klienti nepotřebují číst váš e-mail až do konce, nebo ještě hůře, několikrát, aby pochopili bod, o který se snažíte. Pokud píšete e-mail, nezapomeňte jasně uvést svou zprávu hned na začátku - buď v předmětu, nebo v těle.

Předmět by měl být krátký a konkrétní. V těle e-mailu zdůrazněte své nejdůležitější podrobnosti pomocí bodů v odrážkách.

Příbuzný: Nejoblíbenější poskytovatelé e-mailů lepší než Gmail a Yahoo Mail

3. Zkontrolujte gramatiku a pravopis

Váš e-mail je odrazem toho, kdo jste. Ukáže, co od vás klienti očekávají, pokud jde o kvalitu práce. Dokonce i ti nejzkušenější profesionálové dělají překlepy, zejména při psaní ze smartphonů. Klienti však z takových chyb nezískají dobrý první dojem.

Po dokončení psaní si e-mail přečtěte nahlas, abyste zjistili gramatické chyby. Můžete také použít online nástroje pro další pomoc.

4. Mějte to stručné

Pokud jste spisovatel pocházející z literárního prostředí, může být obtížné odolat psaní v květnatém jazyce. Pro běžného člověka se však stane pouze kódem, který nedokáže rozluštit!

E-maily vždy udržujte krátké a jednoduché. Pište malými větami a používejte slova, která každý zná. Pokud musíte sdělit informace, které se nevejdou do několika odstavců, je lepší naplánovat virtuální schůzku nebo telefonní hovor.

5. Odpovědět na všechny dotazy

Tento bod se může zdát v rozporu s předchozím ukazatelem, kde jsme vás požádali, abyste udrželi e-mail krátký. Přeskočení jakékoli otázky vašeho klienta kvůli stručnosti bude neúctivá akce.

Adresujte dotazy na každou část e-mailu v samostatných částech. Klient tedy ví, že jste jeho e-mail pozorně četli. Pokud nejste schopni okamžitě odpovědět na otázku, uveďte ji, kdy můžete.

6. Postupujte podle Single a Standard Format

Při psaní e-mailů svým klientům používejte pro všechny e-maily jediný formát. Pro každý e-mail použijte stejnou typografii, velikost písma, barvu písma a strukturu textu. Pokud nemáte žádný standardní formát, bude jedno vlákno e-mailu vypadat divně.

Pro obchodní komunikaci můžete použít písma jako Arial, Calibri a Verdana. Pro velikost je 12 bezpečných. Používání barevných písem se pro tento druh profesionální interakce nedoporučuje - držme se černé.

7. Konec s podpisem

Bez ohledu na to, jaký máte profesní status, je vždy dobré mít ve spodní části e-mailů e-mailový podpis s kontaktními údaji. To pomáhá lidem zapamatovat si vás, aby vás mohli v případě potřeby okamžitě kontaktovat.

Přidání osobního podpisu na konec e-mailu je snadné a díky tomu budete vypadat profesionálně. V podpisu přidejte své kontaktní údaje.

Příbuzný: Jak přidat e-mailový podpis do Microsoft Office 365

8. Použijte šablonu e-mailu mimo kancelář

Můžete jít na dovolenou, ale na volné noze se ujistěte, že to vaši klienti vědí. Kromě osobního upozornění prostřednictvím e-mailu bude skvělé mít pomocníka mimo kancelář.

Při práci s více klienty musíte spravovat termíny. Podobně musí vaši klienti vědět, kdy mohou očekávat vaši odpověď.

9. Vždy sledovat

Pokud jste očekávali odpověď, je důležité se s klienty spojit, ale ne. V následném e-mailu můžete zkopírovat všechny relevantní informace a znovu připojit všechny důležité soubory, které klientovi pomohou snadno zjistit potřebné informace.

10. Používejte správný jazyk

Při komunikaci se svými klienty používejte standardní profesionální jazyk. Nepoužívejte emotikony v takových formálních konverzacích. Začněte e-mail zdvořilým pozdravem a přímým oslovením klientů jejich jmény.

Nepoužívejte VŠECHNY CAPS ani zkratky jako ASAP nebo RSVP. Také je lepší nepoužívat krátkou formu jména vašeho klienta.

11. Neodpovídejte, když jste naštvaní nebo naštvaní

Bez ohledu na to, jak dlouho jste v podnikání na volné noze, cítíte se frustrovaní a rozzlobení z vaší práce. Pokud vás některé e-maily od klientů rozladí, přirozeným instinktem bude okamžitá odpověď.

Ale vždy, když se necháte unést emocemi, neodpovídejte. Zůstaňte profesionální a po uklidnění napište leštěnou odpověď.

12. Komunikujte pomocí jiných metod

Jak rostete na volné noze, věděli byste, kdy přejít diskusi do režimu offline. Při sdílení některých časově citlivých informací nespoléhejte pouze na e-maily. Vždy jej spárujte s jakoukoli formou komunikace v reálném čase, jako je telefonní hovor nebo zpráva Slack.

13. Nepokoušejte se najít přátele

Jste zde, abyste se svým klientem budovali obchodní vztah, nikoli aby jste se s ním kamarádili. Vždy je bezpečné nebýt se svým klientem vtipný nebo chytrý. Držte se informací a záměru své zprávy. Nemusíte spěchat, abyste jim ukázali svou osobnost, když budete mít profesionální vztah.

14. Nepřeskakujte odpověď

Zpoždění odpovědi na e-mail nebo jeho úplné přeskočení vás může stát projekt. Pokud je vaše doručená pošta plná prodejních e-mailů a nepotřebných zpravodajů, můžete přijít o důležité e-maily od vašeho klienta.

Označte e-maily od stávajících klientů jako oblíbené, abyste je dostali do schránky. Chcete-li rychle přistupovat ke všem e-mailům souvisejícím s prací, udržujte své e-maily uklizené.

Chytré e-mailové etikety zapůsobí na vaše klienty

Aby bylo možné efektivně řídit podnikání, je odesílání e-mailů nezbytnou součástí procesu. Vyzkoušejte tyto rychlé hacky, abyste vytvořili profesionální e-mail a představili se chytřejším a lepším způsobem potenciálním i stávajícím klientům.

5 nejlepších funkcí Cloze pro bezproblémovou správu podnikání

Pokud do vašeho podnikání patří nezávislí pracovníci nebo konzultanti, zvažte použití Cloze, abyste se zlepšili v řízení.

Přečtěte si další

O autorovi