10 tipů, jak zabránit e-mailům ve snižování produktivity

Přestože je e-mail nástrojem produktivity, je e-mail velkým rozptýlením během pracovní doby a brání vám dělat důležitější úkoly. Můžete si dokonce zvyknout kontrolovat své e-maily, kdykoli přijde oznámení.

Takové praktiky brzdí váš výkon a způsobují překážky ve způsobu dosažení vašeho cíle. Chcete-li maximalizovat produktivitu, možná budete chtít řídit následujícími způsoby řízení používání e-mailů.

1. Nezačínejte svůj den doručenou poštou

Během dopoledne byste měli zvážit své priority, vytvořit seznam úkolů na den a soustředit se na nejdůležitější úkol, aniž byste se museli starat o požadavky jiných lidí. Jakkoli lákavé může být zkontrolovat vaše e-maily jako první věc ráno, odvádí vaši pozornost.

Příbuzný: Digitální vs. Seznam úkolů: Co je lepší?

Vaše mysl bude přeplněná možnými odpověďmi na e-maily a výsledkem bude vaše skutečná práce. Odpověď na e-maily brzy ráno dává lidem vědět, že jste již k dispozici. Proto musíte začít svůj den zaměřením na práci, nikoli na e-maily.

2. Pravidelně vyprázdňujte doručenou poštu

Není nutné odpovídat na každý e-mail, který dostanete. Musíte však zpracovat každý e-mail, aby byla vaše doručená pošta plná nepřečtených e-mailů. Jinak požadovaný e-mail nenajdete. Doručenou poštu můžete chránit před hromadnými nepřečtenými zprávami pomocí těchto metod:

• Dělat: Pokud e-mail požádá o jakýkoli proveditelný úkol, který bude trvat méně než dvě minuty, proveďte to okamžitě.
• Delegát: Nejde nutně o předání odpovědnosti někomu jinému. Úkol tedy můžete předat správným lidem.
• Odložit: Pokud e-mail nevyžaduje naléhavou odpověď, můžete odpověď odložit na lepší čas.
• Vymazat: E-maily delegované na někoho jiného nebo nekritické byste měli okamžitě smazat, abyste předešli zmatku a nepořádku.

3. Zdržujte se odesílání každého e-mailu každému

CCing e-mailů může být občas nezbytný, ale obvykle to znamená být bombardován odpověďmi, které s vámi nemají nic společného. Při odesílání e-mailu nepřidávejte do pole CC více než dvě osoby.

Pokud vás vaši kolegové informují v e-mailech, které obsahují informace, které nepotřebujete vědět, můžete také dostávat nepotřebné e-maily. V takovém případě byste měli informovat svůj tým, aby odpověděl individuálně, místo aby odpověděl všem, pokud nesdílí nějaké informace, které každý potřebuje vědět.

4. Kontrola e-mailu v dávkách

Existují dva typy uživatelů e-mailu: První typ závisí na oznámeních a ihned zkontroluje e-mail, když dorazí. Druhý typ odesílatele má svůj pevný čas na kontrolu všech e-mailů v dávce, aby na to mohli zbytek dne zapomenout.

Abyste mohli své úkoly plnit efektivně, musíte být druhým typem. Stanovte si svá vlastní pravidla pro kontrolu času.

Jednou z nejlepších metod, jak zabránit e-mailové schránce vymknout se kontrole a ušetřit drahocenný čas, je přijmout externí pomoc při prověřování vašich zpráv. Chytrou možností pro správu e-mailů je použití nástrojů jako Sanebox nebo Unroll.me.

Sanebox vám pomůže třídit a odklánět e-mailové schránky a uvolnit cestu pouze důležitým e-mailům. Jakékoli další e-maily, které se dostanou na vaši e-mailovou adresu, přejdou do koše nebo archivu. S rozvinutím. Já, můžete zrušit předplatné e-mailu, které nejsou nutné.

6. Vyberte nový operační model pro komunikaci

Zavedením nového modelu komunikace mezi členy týmu můžete být méně závislí na e-mailech. Například, můžete využít nástroj pro správu projektů pro skupinovou komunikaci nebo domluvit krátké setkání. S nástroji pro správu projektů můžete mít u projektu uvedeny všechny potřebné ukazatele.

Podobně můžete naplánovat individuální konverzaci po telefonu, abyste se vyhnuli dlouhému vláknu e-mailů. Pro spolupráci a komunikaci v reálném čase můžete použít služby zasílání zpráv, jako je Slack, Stádo, Stěžovat siatd., abyste se mohli rychle spojit se svým týmem pro jakékoli potřeby.

Příbuzný: Co je uvolnění a jak to funguje?

7. Vylepšete svou e-mailovou etiketu

Chcete-li být úspěšnější v provádění více věcí bez přerušení, dolaďte své e-mailové etikety pomocí následujících tipů:

• Vždy napište jasný předmět, který určuje předmět e-mailů. Příjemce tedy e-maily nepřehlédne a nemusíte posílat další e-maily se žádostí o odpověď.
• Nikdy nevynechávejte korektury vašich e-mailů před zasažením Poslat knoflík. Zajistí, že kvůli překlepům nebude šance na nedorozumění.
• Zkontrolujte, zda váš e-mailový podpis obsahuje vaše kontaktní informace, například telefonní číslo. Příjemce vás tedy může kontaktovat přímo, pokud se ukáže potřeba.

8. Přejít na zpožděnou odpověď

Často můžete na e-maily reagovat, jakmile dorazí. Tím se však vaše soustředění zbaví vašeho primárního úkolu. Přestaňte spěchat s odpovědí na e-mail. Místo toho věnujte hodinu nebo dokonce více a správě své doručené pošty odpovězte podle svého plánu.

Pokud se obáváte, že vám chybí naléhavé e-maily, v takovém případě e-maily nedostanete. V případě nouze dostanete telefonát, nikoli e-mail.

9. Vyzkoušejte metodu „Yesterbox“

Tato metoda, kterou vytvořil Tony Hsieh, podporuje reakci pouze na e-mail, který přišel včera - pokud nejsou urgentní. Základním pravidlem této techniky je zpracování včerejší doručené pošty místo dnešní. Samozřejmě si přečtete urgentní e-mail, který vyžaduje okamžitou akci, ale do této kategorie nebude spadat mnoho e-mailů.

10. Rozlučte se se zpravodaji

Každý e-mail přicházející do vaší doručené pošty je ekvivalentní jeden okamžik rozptýlení. Velká část e-mailů, které každý den dostáváte, jsou zpravodaje. Ve většině případů si ani nepamatujete, kdy jste se přihlásili k odběru zpravodaje, a proč.

Aby byla vaše doručená pošta čistá a aby se během lichých hodin nedostávala zbytečná oznámení, odhlásit odběr zpravodaje, který nepotřebujete. Toto odhlášení může nějakou dobu trvat, ale navždy budete bez nežádoucích e-mailů. Pokud si nechcete nechat ujít žádný příspěvek, můžete místo e-mailu kdykoli použít kanál RSS.

Vaše produktivita je důležitější než vaše e-maily

Nikdy nekončící hromada e-mailů je dost na to, aby vás stresovala a rozptýlila. Změnou svých e-mailových návyků pomocí těchto metod můžete zabránit tomu, aby e-mail rušil a stal se vysoce produktivním.

10 způsobů, jak zvýšit produktivitu odstraněním pracovní stanice

Zjistěte, jak vám pracovní stanice bez nepořádků pomáhá pozorně pracovat a splnit úkoly včas.

Přečtěte si další

O autorovi

Rozbalte a přečtěte si celý příběh