Jak importovat data z formulářů Microsoft Word do tabulky aplikace Excel

Používání formulářů v Microsoft Word ke shromažďování informací je docela jednoduché a pohodlné. Hlavní výzva spočívá v přenosu shromážděných dat do tabulky aplikace Excel.

Může být ohromující ručně zadat všechna data, která jste shromáždili. Naštěstí existuje několik způsobů, jak automaticky vyplňovat data z formulářů aplikace Microsoft Word do tabulky aplikace Excel.

Porozumění formulářům v aplikaci Microsoft Word

Než začneme, pojďme diskutovat o formulářích v dokumentech Microsoft Word. Možná se divíte, jak fungují formuláře Word, ale je to docela jednoduché.

Pomocí aplikace Word můžete vytvářet standardizované dokumenty, které lze použít ke shromažďování dat. Dělá to tak, že vám poskytne šablonu podle vašeho výběru.

Šablona obsahuje všechna příslušná pole, která mohou vaši uživatelé vyplnit. Jakmile zadáte otázky, uživatelé budou mít možnost tyto šablony vyplnit. Tyto odpovědi jsou poté uloženy ve formulářích Wordu, ke kterým lze kdykoli přistupovat.

Vytvoření tabulky aplikace Excel z formuláře aplikace Microsoft Word

Můžete použít kteroukoli z těchto metod v závislosti na počtu formulářů, které máte, nebo druhu dat, která chcete exportovat z formulářů aplikace Word.

Metoda 1: Import jedné buňky

Nejlepší je použít tuto metodu, pokud chcete importovat data z jednotlivých buněk do tabulky aplikace Excel. Tady jsou kroky, které musíte dodržet, abyste tuto metodu použili.

1. V počítači otevřete nový excelové tabulky.
2. Klikněte na Vložit kartu a vyberte ikonu Objekt volba.
3. Po kliknutí se zobrazí Objekt Tato možnost vás dovede k oknu, jak je vidět na snímku obrazovky.
4. Zde vyberte Vytvořit ze souboru volba.
5. Prohledat Dokumenty Microsoft Word importovat požadovaný soubor.
6. Vyberte jej poklepáním na název souboru a poté zavřete okno kliknutím na ikonu OK knoflík. Tento proces sloučí soubor Word do tabulky aplikace Excel.
7. Nyní by se mělo zobrazit textové pole vaší buňky = EMBED ("dokument") pod ním, jak je znázorněno na obrázku. To lze provést, pouze pokud jsou povolena oprávnění pro úpravy zdrojového dokumentu Word.
8. Klikněte na Karta Soubor>Uložit jakoa místo přepsání předchozího nesloučeného dokumentu přejmenujte soubor aplikace Excel.
9. Klikněte na Uložit proces dokončete znovu.

Metoda 2: Import dat po buňkách

Tato druhá metoda umožňuje import datových buněk po buňkách. Zde je několik kroků, které vás provedou.

1. Otevřeno dokument Word se zamýšlenými daty pro přenos.
2. Klikněte na šrafovací značky, které jsou na stole.
3. Zkopírujte tabulku stisknutím Ctrl + C.
4. Pak můžete zavřít váš textový dokument.
5. Otevřete tabulku aplikace Excel a klikněte na ikonu mřížka první buňky.
6. Vložte data, která jste zkopírovali stisknutím Ctrl + V. Vaše data budou vložena, jak je vidět na tomto obrázku.

Pokud se rozhodnete použít tuto metodu, ujistěte se, že tabulka aplikace Excel má stejné rozložení jako tabulka aplikace Word, která obsahuje podrobnosti.

To znamená, že pokud má vaše tabulka slov deset sloupců, měla by mít vaše tabulka Excel stejné.

Metoda 3: Převod aplikace Word do aplikace Excel pomocí souborů CSV

Dalším jednoduchým způsobem převodu informací z formuláře Word do tabulky aplikace Excel je použití hodnot oddělených čárkami (CSV). Soubor CSV je textový soubor s oddělovači, který k oddělení hodnot v souboru používá čárky.

Použití této metody je jednoduché. Word rozlišuje relevantní data od ostatních textů ve formuláři. To znamená, že odpovědi vašeho klienta nelze zamíchat s dalšími podrobnostmi ze šablony.

Převod Word do CSV

Před použitím souboru CSV k přenosu dat do tabulek aplikace Excel možná budete muset převést formulář aplikace Word do formátu CSV. Chcete-li převést soubory, můžete použít některou z následujících metod.

Možnost 1: Použití možností k převodu vašeho slova do formátu CSV

Můžete použít Možnosti na kartě převést formulář do formátu CSV podle následujících pokynů.

1. Otevřete formulář aplikace Word. Ujistěte se, že obsahuje všechny informace, které potřebujete.
2. Vybrat Soubor> Možnosti.
3. Na Možnosti panelu, vyberte Pokročilý. Najdete ji na levé straně dialogového okna, jak je znázorněno na obrázku níže.

4. Šek Uložte data formuláře jako textový soubor s oddělovači.

5. Nakonec zavřete dialogové okno kliknutím na OK.

Nyní můžete buď exportovat svá data do Excelu, nebo dokument uložit, jak chcete.

Možnost 2: Export dat do formátu CSV pomocí příkazu „Uložit jako“

Případně můžete použít Uložit jako možnost uložit dokument ve formátu CSV. Pokud je to vaše ideální metoda, pak vás provedeme několika kroky.

1. Ve formuláři Word klikněte na ikonu Nabídka Soubor> Uložit jako volba.
2. Ve výchozím nastavení se zobrazí dialogové okno obsahující prostý text, jak je znázorněno na obrázku.
3. Pokud jste provedli nějaké změny, musíte soubor přejmenovat a kliknout na Uložit.
4. Zobrazí se dialogové okno náhledu, jako je to na snímku obrazovky, které zobrazuje data, která chcete exportovat do formátu CSV. Chcete-li exportovat data, klikněte na OK.

Podle těchto kroků Word extrahuje data ve formuláři do a .csv soubor. Soubory CSV jsou kompatibilní s Excelem. Dávají vám svobodu přístupu k nim v jakékoli verzi aplikace Excel.

Chcete-li oddělit různá pole v dokumentu, Word vloží čárky. Excel používá tyto čárky k oddělení dat patřících do různých buněk.

Možnost 3: Použití exportu k uložení dat do formátu CSV

Pokud nechcete použít Možnost Uložit jako, možná budete chtít zvážit možnost Exportovat. Zde je postup, jak exportovat data do souboru CSV.

1. Stále ve formuláři klikněte na Soubor.
2. Vybrat Vývozní volba.
3. Klikněte na ZměňTyp souboru, poté na Typy souborů a zvolte Prostý text (* .txt). Je to tak jednoduché, jak to vypadá na snímku obrazovky.
4. Klikněte na Uložit jako. Tímto způsobem otevřete Uložit jako dialogové okno, které vám umožní upravit vlastnosti souboru.
5. Vyberte preferované umístění souboru.
6. Pojmenujte soubor podle potřeby a klikněte na Uložit. Tím se data exportují.

Import dat formuláře do aplikace Excel

Nyní, když jste převedli data formuláře Wordu do formátu CSV, je dalším krokem jejich import do tabulky aplikace Excel.

Váš soubor nemusí být viditelný v aplikaci Excel, protože Excel ve výchozím nastavení zobrazuje pouze soubory aplikace Excel. Chcete-li získat přístup k souboru CSV, postupujte takto.

1. Otevřete a Nový Excelové tabulky.
2. Klikněte na Soubor>Otevřeno.
3. Vyber Procházet ikona a vyberte Všechny soubory v rozevíracím seznamu typů.
4. Najděte umístění souboru a vyberte jej.
5. Klikněte na Otevřeno. To vyzve Excel k otevření souboru Průvodce importem textu, Jak je ukázáno níže. Klikněte na Oddělený>další.

Řešení mnoha forem

Někdy možná budete muset převést spoustu formulářů za jediný den. Projít celým tímto procesem může být v tomto případě namáhavé.

Nejlepším řešením je při práci s mnoha formuláři vytvořit připojení kódu k tabulce pomocí ADO. ADO (datový objekt ActiveX) automatizuje proces přenosu. Tímto způsobem bude snazší přenášet data.

Příbuzný: Crazy Microsoft Excel vzorce, které jsou mimořádně užitečné

Proč používat tyto metody

Přestože učení se těmto novým technikám může být zastrašující, z dlouhodobého hlediska se vyplatí. Pomocí těchto metod můžete ušetřit spoustu času.

Také zvyšují vaši přesnost, pokud jde o zadávání dat. Tímto způsobem se riziko chyb mírně sníží, protože data se zvedají z jednoho softwaru do druhého, místo aby se zadávala ručně.

Jak kombinovat dva sloupce v aplikaci Microsoft Excel (rychlá a snadná metoda)

Použití více sloupců v aplikaci Excel vám ušetří čas ručního sloučení. Zde je návod, jak kombinovat sloupce v aplikaci Excel.

Přečtěte si další

O autorovi

Rozbalte a přečtěte si celý příběh