Jak ovládat spamové e-maily v Gmailu pomocí šablon a filtrů

Mnoho digitálních marketingových pracovníků a majitelů online podniků musí reagovat na stejný typ e-mailů několikrát denně. Tento proces může být ohromující i časově náročný.

V takových situacích se mohou hodit šablony odpovědí. Několik filtrů v Gmailu vám také pomůže zefektivnit spam.

V tomto článku vám ukážeme, jak pomocí šablon odpovědí a filtrů Gmailu účinně bojovat proti spamu.

Co jsou šablony Gmailu a jak je můžete použít?

Předem napsané e-maily můžete uložit do svého účtu a místo psaní od začátku je znovu použít. S účtem Gmail můžete uložit 50 různých šablon odpovědí současně. Vytvoření několika obecných šablon pro cílovou skupinu tedy zvyšuje produktivitu e-mailové komunikace.

Pokud jste si vytvořili autoritu v konkrétním výklenku, můžete dostávat stovky e-mailů od lidí, kteří žádají o psaní příspěvků od hostů. Můžete vytvořit šablonu a použít ji místo odpovědi na každý e-mail jeden po druhém.

Pro výše uvedený scénář vytvořme e-mail šablony, který lidem řekne, že nepřijímáte příspěvky hostů. Před vytvořením šablony odpovědi povolte nastavení šablony v Gmailu.

1. Přihlaste se ke svému účtu Gmail.

2. Jít do Nastavení> Zobrazit všechna nastavení.

3. v Záložky Upřesnit, přejděte dolů na ikonu Šablony sekce.

4. Umožnit Šablony.

5. Klikněte na Uložit změny.

Po povolení nastavení šablony je dalším krokem vytvoření a uložení šablony odpovědi.

Příbuzný: Jak automaticky přeposílat SMS na váš e-mail v systému Android

Jak vytvořit šablonu odpovědi

Podle následujících kroků vytvořte šablonu odpovědi.

1. Otevřete svůj účet Gmail.

2. Klikněte na Komponovat napsat novou zprávu.

3. Vysvětlete své zásady týkající se nepřijímání příspěvků hostů v e-mailu. (Udělejte to obecně, takže to platí pro kohokoli, kdo žádá o příspěvek pro hosta v jakékoli výklenku nebo kategorii)

4. Až bude vaše odpověď připravena, klikněte na ikonu tři tečky v pravém dolním rohu e-mailové schránky pro psaní.

5. Jít do Šablony> Uložit koncept jako šablonu> Uložit jako novou šablonu.

6. Po zadání názvu do vyskakovacího okna šablonu uložte. (Zde zvolte popisný název, protože šablona bude používat stejný název jako předmět e-mailu.)

Zde je návod, jak potvrdit, že šablona byla úspěšně vytvořena.

1. Klikněte na ikonu Komponovat znovu.
2. Vybrat tři tečky vpravo dole.
3. Jít do šablony.

Zde najdete seznam uložených šablon ve svém účtu Gmail. Šablona bude zkopírována do napsat e-mail klikněte na něj.

Pokud musíte ručně odpovědět na stovky e-mailů, bude proces stále časově náročný, i když jste vytvořili e-mailovou šablonu. Zde se hodí použití filtrů k vytváření automatických odpovědí.

Můžete vytvořit filtr, který vloží e-maily obsahující konkrétní slova do složky spamu, například „příspěvek hosta“, „zpětný odkaz“ a „přijmout článek“. Pomocí tohoto filtru můžete také nastavit automatické odpovědi na takové nevyžádané e-maily.

Uvidíme, jak to můžete udělat.

Použití šablony k vytvoření filtru automatických odpovědí

1. Otevřete stejný účet Gmail, který má šablonu odpovědi.
2. Klikněte na ikonu ikona ozubeného kola pro nastavení v pravém horním rohu.
3. Jít do Všechna nastavení> Filtry a blokované adresy.

4. Klikněte na Vytvořte nový filtr. (Můžete také importovat existující filtr uložený ve vašem systému ve formátu .xml)

E-maily můžete filtrovat na základě e-mailové adresy, předmětu a obsahovat nebo vyloučit určitá slova nebo velikosti. Nejvhodnějším kritériem filtrování pro nepřijímání příspěvků hostů bude zahrnutí několika slov úzce souvisejících s tématem. Přidejme pár slov k Uveďte slova možnost filtru.

5. Po zadání kritérií klikněte na Vytvořit filtr.

Zde se budete muset rozhodnout, co hodláte udělat s e-mailem obsahujícím zprávu, která přesně odpovídá vašim kritériím.

6. Šek Přeskočit doručenou poštu (archivovat) pole, takže tyto e-maily nebudou přeplňovat vaši doručenou poštu.

7. Zkontrolujte také Odeslat šablonu rámeček a vyberte stejnou šablonu odpovědi, Host příspěvek není povolen.

8. Klikněte na Vytvořit filtr po zaškrtnutí políček.

Nyní uvidíte nově vytvořený filtr v seznamu filtrů. V budoucnu již e-maily obsahující slova „příspěvek pro hosty, příspěvek pro hosty, zpětné odkazy, přijetí článku, psaní pro blog, psaní na web“ již do vaší doručené pošty nebudou.

Kromě toho odešle šablonu odpovědi odesílateli v reakci na jeho e-mail. Vaše doručená pošta tedy nebude přeplněná a odesílatel nebude muset čekat na vaši odpověď.

Nalaďte si filtr, abyste nezmeškali důležitý e-mail

Po nastavení filtru dávejte pozor na archivované e-maily, abyste se ujistili, že e-maily týkající se podnikání nejsou odfiltrovány.

Možná filtrujete e-mail, který obsahuje slovo „přijmout příspěvek“, ale může to být propagační nabídka, která vám kvůli filtru chybí. Tomuto scénáři se můžete vyhnout zahrnutím několika slov, jako je značka, nabídka nebo propagace, do filtru Gmailu.

Příbuzný: Jak nastavit Gmail na vašem iPhone

Vytvořte nezávislé filtry tam, kde je to potřeba

Nově vytvořený filtr odpovědí můžete exportovat a poté importovat do nového účtu Gmail, pokud máte více webů s různými kontaktními e-maily. Budete však muset povolit a vytvořit šablonu odpovědi zvlášť pro tento e-mail.

Nejlepší možností pro vytváření filtrů, pokud plánujete použít šablonu odpovědí, je vytvořit je od začátku.

Nenechte uživatele vědět, že odpovědi jsou automatizované

Ve svém e-mailu nezmiňujte, že se jedná o automatickou odpověď. Tím, že se tomu vyhnete, lidé nebudou podvodně filtrovat Gmail přeskakováním nebo hláskováním nesprávných cílových slov, takže jejich e-maily se dostanou k vám místo toho, aby šly do spamu.

Také je vhodné pravidelně kontrolovat doručenou poštu a odpovídat na e-maily, které by pro vás mohly být prospěšné.

Ovládání spamu pomocí filtrů Gmailu a šablon odpovědí

S filtrem Gmail a obecnou šablonou odpovědí můžete reagovat na nevyžádané e-maily, aniž byste je museli procházet. Tímto způsobem ušetříte čas i energii. Kromě filtrů Gmailu byste také měli vyzkoušet rozšíření prohlížeče Gmail, která zlepšují vaši e-mailovou komunikaci.

7 nejlepších rozšíření Microsoft Edge pro maximální využití Gmailu

Správné rozšíření Gmailu na Microsoft Edge může zlepšit vaši komunikaci. Tady je sedm rozšíření pro zvýšení produktivity ve vaší doručené poště.

Přečtěte si další

O autorovi

Rozbalte a přečtěte si celý příběh