Pomocí hromadné korespondence můžete personalizovat hromadné e-maily a dopisy pomocí zástupných symbolů. Vše, co potřebujete, je databáze kontaktů a šablona pro e-maily nebo dopisy jim.
V tomto článku vám ukážeme, jak vytvořit hromadnou korespondenci Microsoft Word pomocí databáze Excel. Kroky jsou převzaty z Microsoft Word a Excel 2016, ale postup je pro všechny edice stejný.
Jak provést hromadnou korespondenci z aplikace Excel
Hromadná korespondence využívá zdroje dat z databáze a umisťuje je do příslušných zástupných symbolů k personalizaci hromadných e-mailů. Těmito databázemi může být cokoli z níže uvedeného seznamu:
1. Otevři tvůj Microsoft Excel tabulkový kalkulátor.
2. Vytvořte ruční seznam kontaktů v Slovo při použití hromadné korespondence.
3. Vybrat údaje o kontaktech z aplikace Microsoft Outlook.
Máte na výběr ze dvou sad možností:
- Kontakty v Gmailu v kompatibilním souboru.
- Microsoft SQL Server.
Databáze sešitů Microsoft Excel je nejpreferovanější, když potřebujete použít hromadnou korespondenci v aplikaci Word. Pro hromadnou korespondenci použijete Excel k vytvoření databáze, kterou Word použije později.
Pokud nemáte soubor Excel s kontaktními údaji, můžete jej použít ukázkový soubor Excel pro zkušební účely.
Abyste se vyhnuli nesrovnalostem v hromadných e-mailech nebo dopisech, musíte vyladit soubor aplikace Excel, jak je uvedeno níže:
- První řádek by měl mít pouze záhlaví sloupců začínající od buňka A1. Word použije tato záhlaví sloupců jako Sloučit pole při použití hromadné korespondence Microsoft Word.
- Měli byste upravit záhlaví sloupců tak, aby odpovídala jménům zástupných symbolů, které budete používat v dokumentu šablony e-mailu nebo dopisu.
- Musíte se ujistit, že tabulkový soubor obsahuje kontaktní data jako jeden záznam na každý řádek. Například v aktuálním výukovém programu všechny dostupné kontaktní údaje zákazníka James Butt je přístupný mezi buňky A2 a J2.
- Číselná data všech kontaktů, například PSČ, procenta slev, počet kilometrů, měny atd., By měla být v příslušném formátu čísel.
- Chcete-li provést jakékoli změny, vyberte buňku nebo oblast buněk, která obsahuje numerické údaje.
- V Karta Domů, v rámci Stuha, klikněte na rozevírací šipka kromě Všeobecné.
- Před propojením dokumentu Wordu s hromadnou korespondencí s databázovým souborem aplikace Excel proveďte všechny doplňky. Jakmile provedete všechny změny, Uložit soubor Excel.
- Soubor databáze Excel vašich kontaktů by měl být přítomen v místním úložišti vašeho počítače.
- Zajistěte, aby všechna data byla na prvním listu sešitu aplikace Excel.
Jak provést hromadnou korespondenci v aplikaci Word
Po vytvoření databáze v aplikaci Excel musíte otevřít šablonu e-mailu nebo dopisu, kterou chcete odeslat mnoha příjemcům. Postupujte podle pokynů uvedených níže:
1. Na Stuha, klikněte na Karta Poštovní zásilky.
2. V Spusťte skupinu hromadné korespondence, budete muset kliknout na Spusťte hromadnou korespondenci.
3. Zobrazí se šest typů dokumentů hromadné korespondence. Klikněte na Písmena nebo E-mailové zprávy.
Příbuzný: Jak tisknout štítky s hromadnou korespondencí v aplikaci Microsoft Word a Excel
4. Na Spusťte hromadnou korespondenci skupina, klikněte na Vyberte Příjemci. Uvidíte možnosti, jako je Zadejte nový seznam, Použít existující seznam a Vybrat z kontaktů aplikace Outlook.
5. Můžete si vybrat kteroukoli z výše uvedených tří možností podle toho, jak chcete propojit seznam kontaktů s dopisem šablony. V tomto výukovém programu si vybereme Použijte existující seznam využít databáze Excel které jste vytvořili nebo stáhli dříve.
6. Na Vyberte zdroj dat V dialogovém okně vyhledejte složku, kde je k dispozici soubor databáze Excel. Jakmile soubor najdete, vyberte jej a poté klikněte na Otevřeno načíst databázi do hromadné korespondence Wordu.
7. Uvidíte Vyberte tabulku dialogové okno. Okno zavřete kliknutím OK bez provedení jakýchkoli změn v dialogovém okně.
8. To je skvělé! Úspěšně jste propojili zdrojová data s programem hromadné korespondence Word.
9. Word automaticky spojí záhlaví sloupců databáze s položkami slučovacího pole. Chcete-li zajistit odpovídající shodu, přejděte na Skupina Psaní a vkládání polí na Karta Poštovní zásilky z Stuha a poté klikněte na Zápasová pole.
10. Zápasová pole Zobrazí se dialogové okno. V levém sloupci uvidíte položky pole sloučení. Na pravé straně najdete odpovídající data z propojené databáze Excel.
11. Bude to stejné, pokud používáte další zdrojová data, jako jsou kontakty aplikace Outlook nebo exportované kontakty z Gmailu. Procházením seznamu zajistěte, aby nedocházelo k nesouladu. Klikněte na OK zavřít.
12. Umístěte kurzor na první písmeno na první písmeno a stiskněte Enter několikrát, aby bylo nad tělem dopisu nějaký prostor.
13. Umístěte kurzor na horní část dokumentu a poté klikněte na Blok adresy v Skupina Psaní a vkládání polí na Karta Poštovní zásilky z Stuha.
14. Na levé straně Vložte blok adresy V dialogovém okně můžete zvolit název, název společnosti, adresu, zemi atd., možnosti formátování. Na pravé straně uvidíte náhled bloku adresy.
15. Můžete použít Zápasová pole možnosti k nápravě jakéhokoli nesouladu vstupních dat. Klepněte na OK přidat AddressBlock uvnitř krokví.
16. Dále klikněte na Pozdrav linka v Napište a vložte pole skupina po AddressBlock, což jí dává řádkování.
17. The Vložte pozdrav Zobrazí se dialogové okno. Změny můžete provádět podle svého přání a poté kliknout OK. The GreetingLine v kroku se objeví v dopise.
18. Můžete kliknout na ikonu Náhled výsledků příkaz na Stuha vidět, jak dopis vypadá.
19. Můžete také přidat vlastní slučovací pole AddressBlock a GreetingLine. Řekněme, že chcete přidat Značka a model vozidla v těle dopisu.
20. Chcete-li to provést, otevřete soubor databáze Excel propojený s hromadnou korespondencí a přidejte Značka a model vozidla záhlaví sloupce. Zadejte podrobnosti o vozidle a Uložit soubor Excel.
21. Nyní přejděte k dokumentu Wordu pro hromadnou korespondenci a opakujte kroky čtyři, Pět, a šest.
22. Nyní vyberte libovolné slovo nebo několik slov v těle písmene a poté klikněte na Vložte slučovací pole na Skupina Psaní a vkládání polí.
23. Na Vložte slučovací pole pole, vyberte Pole databázea potom vyberte Značka a model vozidla. Klikněte na Vložit přidat vlastní slučovací pole.
24. Takto můžete přidat tolik variabilních zástupných symbolů, kolik chcete přizpůsobit každému odeslanému dopisu nebo e-mailu. Hromadná korespondence aplikace Microsoft Word automaticky přiřadí data ke jménu příjemců.
25. Na Stuha, klikněte na Dokončit a sloučit příkaz a poté vyberte Tisk dokumentů nebo Odesílejte e-mailové zprávy. Můžete také kliknout na Úpravy jednotlivých dokumentů zkontrolovat vaše e-maily nebo dopisy před jejich odesláním.
Pomocí hromadné korespondence můžete zvýšit produktivitu e-mailů
Nyní víte, jak provádět hromadnou korespondenci pomocí Microsoft Word a Excel. Pomocí hromadné korespondence můžete rychleji odesílat e-maily přizpůsobené vašim potřebám a vytvářet dobré vztahy se svými profesionálními nebo osobními kontakty. Používejte Word i nadále, aby byl váš pracovní i osobní život jednodušší než dříve.
Microsoft Word by nebyl nástrojem, kterým by byl, bez svých produktivních funkcí. Zde je několik funkcí, které vám mohou každý den pomoci.
Přečtěte si další
- Produktivita
- E-mailové tipy
- Tipy pro tabulky
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Sloučení emailů
- Tipy pro Microsoft Office
Tamal je spisovatelka na volné noze v MakeUseOf. Poté, co získal značné zkušenosti v oblasti technologií, financí a obchodu ve své předchozí práci v IT poradenské společnosti zpracoval před 3 lety psaní jako profese na plný úvazek. I když nepíše o produktivitě a nejnovějších technologických novinkách, rád hraje Splinter Cell a sleduje Netflix / Prime Video.
Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje
Připojte se k našemu zpravodaji s technickými tipy, recenzemi, bezplatnými elektronickými knihami a exkluzivními nabídkami!
Ještě jeden krok…!
V e-mailu, který jsme vám právě poslali, potvrďte svou e-mailovou adresu.
