Pomocí hromadné korespondence můžete personalizovat hromadné e-maily a dopisy pomocí zástupných symbolů. Vše, co potřebujete, je databáze kontaktů a šablona pro e-maily nebo dopisy jim.

V tomto článku vám ukážeme, jak vytvořit hromadnou korespondenci Microsoft Word pomocí databáze Excel. Kroky jsou převzaty z Microsoft Word a Excel 2016, ale postup je pro všechny edice stejný.

Jak provést hromadnou korespondenci z aplikace Excel

Hromadná korespondence využívá zdroje dat z databáze a umisťuje je do příslušných zástupných symbolů k personalizaci hromadných e-mailů. Těmito databázemi může být cokoli z níže uvedeného seznamu:

1. Otevři tvůj Microsoft Excel tabulkový kalkulátor.

2. Vytvořte ruční seznam kontaktů v Slovo při použití hromadné korespondence.

3. Vybrat údaje o kontaktech z aplikace Microsoft Outlook.

Máte na výběr ze dvou sad možností:

  • Kontakty v Gmailu v kompatibilním souboru.
  • Microsoft SQL Server.

Databáze sešitů Microsoft Excel je nejpreferovanější, když potřebujete použít hromadnou korespondenci v aplikaci Word. Pro hromadnou korespondenci použijete Excel k vytvoření databáze, kterou Word použije později.

instagram viewer

Pokud nemáte soubor Excel s kontaktními údaji, můžete jej použít ukázkový soubor Excel pro zkušební účely.

Abyste se vyhnuli nesrovnalostem v hromadných e-mailech nebo dopisech, musíte vyladit soubor aplikace Excel, jak je uvedeno níže:

  1. První řádek by měl mít pouze záhlaví sloupců začínající od buňka A1. Word použije tato záhlaví sloupců jako Sloučit pole při použití hromadné korespondence Microsoft Word.
  2. Měli byste upravit záhlaví sloupců tak, aby odpovídala jménům zástupných symbolů, které budete používat v dokumentu šablony e-mailu nebo dopisu.
  3. Musíte se ujistit, že tabulkový soubor obsahuje kontaktní data jako jeden záznam na každý řádek. Například v aktuálním výukovém programu všechny dostupné kontaktní údaje zákazníka James Butt je přístupný mezi buňky A2 a J2.
  4. Číselná data všech kontaktů, například PSČ, procenta slev, počet kilometrů, měny atd., By měla být v příslušném formátu čísel.
  5. Chcete-li provést jakékoli změny, vyberte buňku nebo oblast buněk, která obsahuje numerické údaje.
  6. V Karta Domů, v rámci Stuha, klikněte na rozevírací šipka kromě Všeobecné.
  7. Před propojením dokumentu Wordu s hromadnou korespondencí s databázovým souborem aplikace Excel proveďte všechny doplňky. Jakmile provedete všechny změny, Uložit soubor Excel.
  8. Soubor databáze Excel vašich kontaktů by měl být přítomen v místním úložišti vašeho počítače.
  9. Zajistěte, aby všechna data byla na prvním listu sešitu aplikace Excel.

Jak provést hromadnou korespondenci v aplikaci Word

Po vytvoření databáze v aplikaci Excel musíte otevřít šablonu e-mailu nebo dopisu, kterou chcete odeslat mnoha příjemcům. Postupujte podle pokynů uvedených níže:

1. Na Stuha, klikněte na Karta Poštovní zásilky.

2. V Spusťte skupinu hromadné korespondence, budete muset kliknout na Spusťte hromadnou korespondenci.

3. Zobrazí se šest typů dokumentů hromadné korespondence. Klikněte na Písmena nebo E-mailové zprávy.

Příbuzný: Jak tisknout štítky s hromadnou korespondencí v aplikaci Microsoft Word a Excel

4. Na Spusťte hromadnou korespondenci skupina, klikněte na Vyberte Příjemci. Uvidíte možnosti, jako je Zadejte nový seznam, Použít existující seznam a Vybrat z kontaktů aplikace Outlook.

5. Můžete si vybrat kteroukoli z výše uvedených tří možností podle toho, jak chcete propojit seznam kontaktů s dopisem šablony. V tomto výukovém programu si vybereme Použijte existující seznam využít databáze Excel které jste vytvořili nebo stáhli dříve.

6. Na Vyberte zdroj dat V dialogovém okně vyhledejte složku, kde je k dispozici soubor databáze Excel. Jakmile soubor najdete, vyberte jej a poté klikněte na Otevřeno načíst databázi do hromadné korespondence Wordu.

7. Uvidíte Vyberte tabulku dialogové okno. Okno zavřete kliknutím OK bez provedení jakýchkoli změn v dialogovém okně.

8. To je skvělé! Úspěšně jste propojili zdrojová data s programem hromadné korespondence Word.

9. Word automaticky spojí záhlaví sloupců databáze s položkami slučovacího pole. Chcete-li zajistit odpovídající shodu, přejděte na Skupina Psaní a vkládání polí na Karta Poštovní zásilky z Stuha a poté klikněte na Zápasová pole.

10. Zápasová pole Zobrazí se dialogové okno. V levém sloupci uvidíte položky pole sloučení. Na pravé straně najdete odpovídající data z propojené databáze Excel.

11. Bude to stejné, pokud používáte další zdrojová data, jako jsou kontakty aplikace Outlook nebo exportované kontakty z Gmailu. Procházením seznamu zajistěte, aby nedocházelo k nesouladu. Klikněte na OK zavřít.

12. Umístěte kurzor na první písmeno na první písmeno a stiskněte Enter několikrát, aby bylo nad tělem dopisu nějaký prostor.

13. Umístěte kurzor na horní část dokumentu a poté klikněte na Blok adresy v Skupina Psaní a vkládání polí na Karta Poštovní zásilky z Stuha.

14. Na levé straně Vložte blok adresy V dialogovém okně můžete zvolit název, název společnosti, adresu, zemi atd., možnosti formátování. Na pravé straně uvidíte náhled bloku adresy.

15. Můžete použít Zápasová pole možnosti k nápravě jakéhokoli nesouladu vstupních dat. Klepněte na OK přidat AddressBlock uvnitř krokví.

16. Dále klikněte na Pozdrav linka v Napište a vložte pole skupina po AddressBlock, což jí dává řádkování.

17. The Vložte pozdrav Zobrazí se dialogové okno. Změny můžete provádět podle svého přání a poté kliknout OK. The GreetingLine v kroku se objeví v dopise.

18. Můžete kliknout na ikonu Náhled výsledků příkaz na Stuha vidět, jak dopis vypadá.

19. Můžete také přidat vlastní slučovací pole AddressBlock a GreetingLine. Řekněme, že chcete přidat Značka a model vozidla v těle dopisu.

20. Chcete-li to provést, otevřete soubor databáze Excel propojený s hromadnou korespondencí a přidejte Značka a model vozidla záhlaví sloupce. Zadejte podrobnosti o vozidle a Uložit soubor Excel.

21. Nyní přejděte k dokumentu Wordu pro hromadnou korespondenci a opakujte kroky čtyři, Pět, a šest.

22. Nyní vyberte libovolné slovo nebo několik slov v těle písmene a poté klikněte na Vložte slučovací pole na Skupina Psaní a vkládání polí.

23. Na Vložte slučovací pole pole, vyberte Pole databázea potom vyberte Značka a model vozidla. Klikněte na Vložit přidat vlastní slučovací pole.

24. Takto můžete přidat tolik variabilních zástupných symbolů, kolik chcete přizpůsobit každému odeslanému dopisu nebo e-mailu. Hromadná korespondence aplikace Microsoft Word automaticky přiřadí data ke jménu příjemců.

25. Na Stuha, klikněte na Dokončit a sloučit příkaz a poté vyberte Tisk dokumentů nebo Odesílejte e-mailové zprávy. Můžete také kliknout na Úpravy jednotlivých dokumentů zkontrolovat vaše e-maily nebo dopisy před jejich odesláním.

Pomocí hromadné korespondence můžete zvýšit produktivitu e-mailů

Nyní víte, jak provádět hromadnou korespondenci pomocí Microsoft Word a Excel. Pomocí hromadné korespondence můžete rychleji odesílat e-maily přizpůsobené vašim potřebám a vytvářet dobré vztahy se svými profesionálními nebo osobními kontakty. Používejte Word i nadále, aby byl váš pracovní i osobní život jednodušší než dříve.

E-mailem
10 skrytých funkcí aplikace Microsoft Word, které vám usnadní život

Microsoft Word by nebyl nástrojem, kterým by byl, bez svých produktivních funkcí. Zde je několik funkcí, které vám mohou každý den pomoci.

Přečtěte si další

Související témata
  • Produktivita
  • E-mailové tipy
  • Tipy pro tabulky
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Sloučení emailů
  • Tipy pro Microsoft Office
O autorovi
Tamal Das (Publikováno 46 článků)

Tamal je spisovatelka na volné noze v MakeUseOf. Poté, co získal značné zkušenosti v oblasti technologií, financí a obchodu ve své předchozí práci v IT poradenské společnosti zpracoval před 3 lety psaní jako profese na plný úvazek. I když nepíše o produktivitě a nejnovějších technologických novinkách, rád hraje Splinter Cell a sleduje Netflix / Prime Video.

Více od Tamal Das

Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje

Připojte se k našemu zpravodaji s technickými tipy, recenzemi, bezplatnými elektronickými knihami a exkluzivními nabídkami!

Ještě jeden krok…!

V e-mailu, který jsme vám právě poslali, potvrďte svou e-mailovou adresu.

.