Jak psát lepší e-maily: 3 jednoduché tipy

Pochopit, jak psát dobré e-maily, je zásadní dovednost, zejména pro práci. Ať už vlastníte malou firmu nebo jste samostatně výdělečně činní, pravděpodobně budete každý den zpracovávat nespočet e-mailů.

E-maily můžete používat jako primární způsob komunikace s jinými podniky a zákazníky. Může se to zdát jako jednoduchý úkol napsat e-mail, ale lidé často trpí nedorozuměním.

Zde je několik tipů, které vám mohou pomoci!

1. Buďte přesní

V e-mailové komunikaci musíte být konkrétní, co říkáte. Jednoduchý e-mail jako „Potřebuji to do zítra.“ nebude stačit, pokud posíláte zprávy zaměstnanci.

I když by vaši zaměstnanci měli rozumět většině toho, co říkáte, proč riskovat nesprávnou komunikaci, když místo toho můžete být přímí?

2. Strukturujte svůj e-mail správně

Optimalizace předmětu

Měly by být optimalizovány všechny aspekty vašeho e-mailu, od předmětu po tělo.

Každý den dostáváte nespočet e-mailů a některé z nich mají tendenci vyniknout, že? Obvykle jsou to ty, které mají optimalizovanou předmětovou linii. Řádek vašeho e-mailu by měl být relevantní k celkovému předmětu e-mailu.

Pokud předmětový řádek nerozpoznáme, nebo se to zdá irelevantní, jednoduše e-mail před přečtením odstraníme. Abyste tomu zabránili, ujistěte se, že je předmět správně strukturován.

Tělo e-mailu

Začněte svůj e-mail pozdravem. Při komunikaci s klienty a obchodními partnery je důležité být formální. Je naprosto v pořádku používat neformální řeč, je-li to vhodné, ale ve většině případů je lepší používat formální řeč.

Jakou otázku nebo akci se snažíte sdělit? Po pozdravech je dobré jít hned k věci. Neváhejte být přímý.

Zavírání

Konec vašeho e-mailu je poslední věcí, kterou si vaši zákazníci nebo obchodní partneři přečtou. To může ovlivnit, zda vám odpoví, nebo ne.

Zkuste ukončit e-mail, jako byste byli v konverzaci. Budete mít větší šanci na pozitivní reakci, pokud budete přátelští, profesionální a jasní ve své výzvě k akci.

Odeslání přílohy

Pokud máte velkou přílohu, kterou chcete odeslat, neměli byste to dělat prostřednictvím e-mailu. Místo toho nahrajte soubor do služby sdílení souborů a místo toho odešlete odkaz. Vypadá to mnohem profesionálněji.

3. Upravit a korektury!

Při přípravě e-mailu si zkuste představit, že si ho přečtou všichni ve společnosti. Vytváření e-mailů je rychlé, ale mohou zanechat trvalý dojem, proto si svou práci před kliknutím zkontrolujte Poslat.

Existuje mnoho bezplatných online nástrojů, které vám pomohou zajistit, aby vaše práce byla dobře napsaná a gramaticky správná. Zahrnuje strukturu vět, interpunkci, pravopis atd.

Gramaticky

Gramaticky analyzuje text, který jste napsali, a zkontroluje gramatické chyby. Můžete jej nainstalovat jako rozšíření prohlížeče, a tak k němu máte přístup bez ohledu na to, jaký web používáte.

Například Grammarly může zkontrolovat vaši gramatiku při psaní e-mailu na Gmailu nebo jiných e-mailových webech.

Grammarly je k dispozici zdarma, ale má také prémiovou verzi. Jeho bezplatná verze dělá dobrou práci při detekci základních a pokročilých gramatických a interpunkčních chyb, jako jsou čárky, věty, aliterace, fragmenty atd.

Rovněž zkontroluje pravopisné chyby, plagiátorství a styl psaní. Prémiová verze Grammarly přidává další nádech na všechno, co bezplatná verze nabízí. Prémiová Grammarly je však většinou určena pro ty, kteří plánují publikování článků.

Příbuzný: Stojí za to Grammarly Premium? Zde je vše, co potřebujete vědět

Hemingway editor

The Hemingway editor je bezplatný online nástroj, který vám pomůže zlepšit váš styl psaní. Platforma je ideální pro úpravy krátkých příspěvků, například e-mailů.

Editor Hemingway vás navíc povzbudí, abyste při psaní psali srozumitelně a přímo, i když píšete dlouhé články se složitými větami. Tento editor můžete použít k posouzení složitosti a čitelnosti vaší práce.

Věděli jste, že Microsoft Word má skvělé možnosti kontroly pravopisu? Když otevřete Microsoft Word, klikněte na Soubor> Možnosti> Korektury. Můžete si vybrat možnosti automatických oprav a pravopisu, které má aplikace Microsoft Word zkontrolovat.

Kromě toho společnost Microsoft také poskytuje Microsoft Editor, rozšíření prohlížeče, které vám pomůže zkontrolovat gramatické chyby, styl a další dokumenty.

Skvělá věc při úpravě vašich e-mailů v aplikaci Microsoft Word je, že úpravy / formátování se skvěle překládají do některých e-mailových aplikací / webů, jako je Gmail nebo Outlook.

Dnes budou mít nejoblíbenější poskytovatelé e-mailů integrované možnosti úprav. Mnoho z nich také zkontroluje gramatické chyby. Kromě Gmailu mají Yahoo a Outlook také možnosti formátování e-mailů.

Příbuzný: Nejoblíbenější poskytovatelé e-mailů lepší než Gmail a Yahoo Mail

Naučte se, jak strukturovat perfektní e-mail

Většina z nás tráví významnou část dne psaní a čtení e-mailů. Tyto e-maily mohou být pro ostatní často matoucí. Výše uvedené tipy by vám měly pomoci psát stručné, jasné a snadno srozumitelné e-maily.

Vaše e-maily odrážejí vaši profesionalitu, smysl pro detail a hodnoty. Nezapomeňte tedy mít na paměti, jak mohou ostatní interpretovat tón vašeho e-mailu.

5 bezplatných e-mailových nástrojů k vyčištění doručené pošty a vylepšování Gmailu

Chcete z Gmailu vytěžit maximum? Pomocí těchto bezplatných aplikací a rozšíření prohlížeče můžete odmítnout doručenou poštu a vylepšit svůj e-mail.

Přečtěte si další

O autorovi

Rozbalte a přečtěte si celý příběh