9 běžných chyb v projektovém řízení (a co dělat místo toho)

V projektu se i malé chyby mohou stát nákladnými pro vaši kariéru. Může také vykolejit projekt a negativně ovlivnit váš výkon, kromě toho, že vaši organizaci bude stát spoustu peněz.

Zde je několik běžných chyb v projektovém řízení, kterým byste se měli za každou cenu vyhnout.

1. Nedodržování správné metody

Úspěšný projekt potřebuje vhodnou strategii podle požadavků projektu a schopností členů týmu. Chcete -li přivést projekt k úspěchu, musíte najít nejlepší metodiku projektového řízení, abyste udrželi členy soustředěné a angažované.

Před vypracováním strategie můžete vyhodnotit silné a slabé stránky členů vašeho týmu pomocí SWOT analýzy. Nástroje SWOT vám umožňují vybrat cíl projektu a zadat data pro silné stránky, slabé stránky, příležitosti a hrozby.

2. Neúčinná komunikace

Nedostatek efektivní komunikace je jednou z hlavních úskalí projektového řízení, se kterými se můžete setkat. Při nedorozumění se členové týmu navzájem obviňují; ale je to projekt, který se nakonec zbrzdí.

Abyste se těmto problémům vyhnuli, vždy mějte jasnou komunikaci mezi členy projektu. Udržování každého ve smyčce pomůže zabránit nesprávné komunikaci. Nezapomeňte informovat ostatní zúčastněné strany o jakýchkoli změnách v rozhodování.

Pro komunikaci v reálném čase vyberte aplikace, jako je Slack, které vedou záznamy o celé konverzaci. Google Jamboard je silnou volbou pro audio-video komunikaci mezi členy týmu zapojenými do řízení projektu.

Příbuzný: Co je Slack a jak to funguje?

3. Nepoužívá se software pro správu projektů

Pro inteligentní správu projektů byste měli co nejlépe využít automatizaci a naprogramované nástroje. Úspěšné organizace implementují jednu nebo více aplikací pro zefektivnění správy projektů.

Nástroje pro řízení projektů zlepšují efektivitu zdrojů a sledování pokroku, bez ohledu na velikost a typ projektu. Můžeš použít ProofHub plánovat a realizovat projekty prostřednictvím nástěnek Kanban, Ganttových diagramů, online nátisku a funkcí dynamického reportingu.

Můžete také vyzkoušet ClickUp ke správě projektů nebo úkolů k využití funkcí, jako je závislost na úkolu, opakující se úkoly, agilní zobrazení desky a přiřazování komentářů jako úkolů. Umožňuje také vybrat šablonu vhodnou pro váš projekt a automaticky přidá možné úkoly.

4. Nedostatek informací od členů týmu

Jednou z hlavních příčin selhání projektu je nedostatek podpory ze strany členů týmu. Může se to stát, když manažer projektu neposlouchá tým. Alternativně, pokud se tým nestará o to, aby zdůraznil prospěch projektu, mohlo by to mít negativní dopady.

Před a během projektu by tým měl mít několik schůzek s manažerem. Pomůže jim pochopit důležitost projektu a prodiskutovat jeho strategii a pracovní postup.

Pokud schůzka tváří v tvář není možná, mohou se týmy připojit k virtuální schůzce prostřednictvím Zvětšení kde se mohou účastnit hlasování a diskutovat o projektu pomocí funkce tabule. Google Meet také nabízí online zařízení pro schůzky s funkcemi, jako jsou automatické živé titulky a další ovládací prvky pro hostitele schůzky.

5. Nedostatek kvalifikovaných zdrojů

Výběr nezkušených a neefektivních zdrojů může ohrozit celý projekt. Členy projektu si často vybíráte na základě jejich dostupnosti, nikoli na základě jejich dovedností a zkušeností s příslušnými projekty.

Z tohoto důvodu je nezbytné moudře vybrat členy týmu, kteří mohou ve stanoveném časovém rámci vést projekt k úspěšnému konci. Pokud vaše organizace nemá pracovní sílu potřebnou pro konkrétní projekt, můžete vždy outsourcovat efektivní a zkušené lidi Upwork nebo Fiverr.

6. Současná práce na více projektech

Práce na mnoha projektech najednou vás může vybírat a negativně ovlivnit kvalitu a efektivitu vaší práce. Chcete-li se vyhnout úzkým místům, delegujte všechny ostatní úkoly při práci na velkém projektu. Pokud musíte spravovat více než jeden projekt současně, použijte ke správě úkolů aplikace kalendáře a úkolů.

Kalendář Google je všestranná aplikace kalendáře, kterou byste měli použít při zapojení do více projektů. Umožňuje vám naplánovat události kalendáře z e-mailů a chatů, sdílet vaši dostupnost a prohlížet si osobní nebo obchodní události na jednom místě.

Todoist můžete také použít k centralizaci všech úkolů a jejich správnému uspořádání. Existuje bezproblémová cesta k synchronizovat Kalendář Google s Todoist aplikace.

7. Nepraktický odhad a řízení času

Jako projektový manažer jste povinni udržovat všechny na správné cestě. A za to někdy můžete klientovi nabídnout nerealistickou časovou osu a zatáhnout členy týmu přesčasy. V jiném scénáři vede vaše shovívavost k týmu ke zpožděním projektu. Oba jsou škodlivé pro váš projekt a vztah mezi klientem a organizací.

Používání efektivních nástrojů pro sledování času jako Time Doctor vám pomůže sledovat produktivitu zaměstnanců a čas, který každý úkol zabere. Pokud váš projekt zahrnuje fakturaci na základě pracovní doby, můžete použít Včas za vytvoření pečlivého pracovního záznamu pro fakturaci.

8. Mikromanažování týmu

Jako projektový manažer byste neměli mikromanageovat členy svého týmu. Lidé v týmu by mohli tento zvyk vnímat jako projev nedůvěry. Může to negativně ovlivnit pracovní prostředí. Nabídnout svému týmu určitou svobodu je inspiruje k usilovné práci a vytváření pozitivního prostředí.

Můžeš použít Asana stanovit cíle na začátku projektu a dostat oznámení, jakmile tým dokončí určitý úkol. Týmová práce je další aplikace pro správu úkolů, která vám umožňuje přiřazovat úkoly ostatním a sledovat šířku pásma a kapacitu delegování úkolů, aby nedocházelo k vyhoření.

9. Neschopnost řídit rozsah projektu

Změna rozsahu projektu v polovině povede k nesprávnému přidělení nákladů a času a zároveň ohrozí úspěch projektu. I malá změna může celou operaci oddálit.

Abyste se těmto problémům vyhnuli, mějte od začátku komplikovaně definovaný rozsah. Abyste zajistili řádnou správu výstupů projektu, pečlivě sledujte postup projektu. V případě jakékoli změny rozsahu také sponzory vždy dobře informujte.

S Wrike, můžete spravovat pracovní tok projektu, který má mnoho úkolů a dílčích úkolů. Jeho pracovní plány a funkce správy zdrojů vám pomohou bez problémů spravovat rozsah projektu.

NTask je další nástroj pro řízení projektů která vás informuje o průběhu projektu a využití rozpočtu, takže můžete předpokládat jakoukoli změnu rozsahu v projektu.

Vyvarujte se běžných chyb pro úspěšné řízení projektu

Správné plánování, bdělost a transparentní komunikace zajišťují snadné řízení projektů. Vyzkoušejte tyto tipy, abyste se vyhnuli některým běžným chybám v řízení projektů, a dokončete projekty včas.

5 nejlepších bezplatných Ganttových diagramů pro správu projektů

Ganttovy diagramy umožňují plánovat úkoly až do dne a vizualizovat průběh projektu. Podívejte se na těchto 5 bezplatných aplikací!

Přečtěte si další

O autorovi