Software pro plánování událostí: 5 aplikací pro efektivní správu vašich událostí

Organizace úspěšné akce je obohacující i stresující povinností. K vypracování rozpočtu, který odpovídá nepředvídatelným okolnostem, nalezení jednoho nebo více vhodných míst, propagaci akce atd. Potřebujete speciální dovednosti.

Ale kromě vynikající pozornosti k detailu, organizačních schopností a důvtipného networkingu, spoléhání se na software pro plánování událostí bude dlouhá cesta k zefektivnění procesu správy a uložení čas.

Jak si vybrat ideální aplikaci pro plánování událostí

Existuje mnoho aplikací pro plánování událostí, z nichž každá nabízí specifické funkce. Nejlepší software pro správu událostí je však ten, který splňuje vaše potřeby, protože různé události vyžadují různé funkce.

Abyste věděli, jak vybrat ideální software, budete muset nastínit své potřeby pro nadcházející událost. Zde je několik otázek, které vás provedou tímto úkolem:

• Jaký typ akce pořádáte, osobní, virtuální nebo hybridní? To vám pomůže vybrat aplikaci, která podporuje typ události.
• Je to uzavřená nebo otevřená akce?
  instagram viewer
  Pokud se jedná o uzavřenou událost, možná budete potřebovat pouze software, který vám pomůže rozeslat pozvánky konkrétním hostům. V opačném případě byste k propagaci akce potřebovali aplikaci s integrovanými marketingovými nástroji.
• Má software pro plánování událostí mobilní verzi? Software pro plánování událostí vhodný pro mobilní zařízení vám umožní získat přístup ke všem vašim informacím na cestách. Pomocí aplikace můžete také sdílet informace o událostech se svými účastníky.
• Musíte vypočítat spoustu zásob stravování? Můžete použít aplikaci s integrovanou kalkulačkou plánování událostí, abyste měli všechny své informace na jednom místě.
• Co k akci potřebujete? Zde můžete napsat všechny potřebné nástroje, včetně oznamovacích systémů, systémů pro vydávání lístků, nástrojů pro docházku atd.
• Potřebujete spolupracovat s dalšími organizátory nebo účastníky akce? Pokud ano, měli byste zvolit aplikaci, která umožňuje komunikaci.

Tyto otázky by vám měly pomoci zúžit seznam aplikací pro plánování událostí. Možná však budete muset kombinovat různé aplikace v závislosti na velikosti vaší akce, nebo pokud nenajdete aplikaci, která splňuje všechny vaše potřeby. Když to řeknete, měli byste zvážit tato řešení pro plánování událostí:

O Eventbrite je všeobecně známo, že je jedním z nich nejlepší nástroje pro vyhledávání událostí kolem vás, ale ve své sadě nástrojů má také aplikaci pro správu událostí - Eventbrite Organizer.

Ať už plánujete malé setkání nebo velkou párty, můžete se spolehnout na to, že bude organizátor Eventbrite váš nástroj na jednom místě pro vytváření událostí, správu prodejů událostí a sledování návštěvnosti naživo chytrý telefon.

Eventbrite můžete také použít k inzerci vaší události online a sdílení důležitých informací se svými pozvanými.

Stažení: Organizátor Eventbrite pro Android | iOS (zdarma, vlastní ceny)

Při plánování akce je zapojeno tolik pohyblivých částí. Proto musíte mít jedno centrální umístění, abyste zůstali organizovaní a sledovali dokončené i nedokončené úkoly.

monday.com je účinný nástroj, který můžete použít k přenesení všech běžících projektů na stejnou platformu. I když je to primárně nástroj pro řízení projektů„Obsahuje také funkce pro plánování událostí a vestavěné šablony, které můžete vy a další spolupracovníci použít k plánování rozpočtu nebo organizaci časových os.

Můžete použít Můj víkend funkce pro vytváření a přiřazování úkolů ostatním členům týmu, přičemž pomocí svého řídicího panelu můžete sledovat a měřit svůj pokrok. Můžete také použít monday.com ke komunikaci se členy týmu v rámci aplikace, takže se nebudete muset ztratit v hromadě e -mailových schránek. Vyzkoušet Výkonné organizační nástroje monday.com k podpoře vaší týmové spolupráce.

Stažení: monday.com pro Android | iOS (zdarma, k dispozici prémiová verze)

3. Kapesní plánovač

Jednou z klíčových dovedností plánovače událostí je schopnost navrhnout přesné rozpočty, které zohledňují neplánované situace. To znamená, že budete muset oslovit matematika ve vás.

Provádění všech těchto ručních výpočtů však může být časově náročné a často se musíte potýkat s časovými plány. Pocket Planner je efektivní a snadno použitelná aplikace, která vám pomůže udělat přesné odhady vašich událostí. Mít všechny své výpočty na jednom místě vám také pomůže ušetřit čas.

Stažení: Kapesní plánovač pro iOS (volný, uvolnit)

Social Tables je praktický nástroj specializující se na vytváření diagramů událostí, který vám pomůže vizualizovat vaše místo konání, vyřešit uspořádání sedadel a spolupracovat s účastníky.

Můžete si vytvořit svůj architektonický plán nebo pro začátek použít jednu z jeho 3D šablon. Stačí si vybrat typ události, vybrat šablonu, která odpovídá stylu, a upravit podle svých potřeb.

Tento software můžete použít k návrhu rozvržení prostoru událostí přidáním všech druhů předem připravených objektů, včetně projektorů, pódií, tabulek atd. Prostřednictvím softwaru můžete také rozložení sdílet s ostatními spolupracovníky.

Pokud dáváte přednost platformě pro správu událostí typu vše v jednom, abyste se vyhnuli žonglování s více specializovanými nástroji, s Whova neuděláte chybu. Jedná se o multifunkční software, který vám umožňuje spravovat virtuální, osobní nebo hybridní události pomocí stejného systému.

Mezi jeho klíčové funkce patří registrace událostí, správa konferencí, marketing událostí, tvorba webových stránek, check-in účastníků, zapojení účastníků, vytváření sítí atd.

Pomocí aplikace můžete s účastníky také sdílet informace, jako je program události a další logistika (uspořádání parkování a mapy). Kromě toho mohou účastníci využívat své síťové funkce ke sdílení fotografií z události, výměně kontaktů skenováním vizitek nebo si dokonce mohou navzájem posílat zprávy prostřednictvím aplikace.

Stažení: Pro koho Android | iOS (bezplatné demo, vlastní ceny)

Spravujte své události s důvěrou

Nyní se můžete zbavit časově náročného kutilského přístupu a spoléhat se na tyto nástroje pro správu událostí, které vám usnadní proces plánování, zefektivní provoz a pomohou vám organizovat úspěšnější akce.

Ale vzhledem k tomu, že žádné dvě události nejsou stejné, je klíčem identifikovat vaše potřeby a vybrat si nejvhodnější software, který zvýší úroveň každého prvku vaší události. Neváhejte a vyberte si software, díky kterému bude vaše příští událost nezapomenutelnou.

6 vlastních plánovačů, které můžete snadno vytvořit pomocí Disku Google

Proč si neuděláte práci s úkoly pro plánovač Disku Google? Tyto online plánovače vytvořené pomocí nástrojů Google dokazují jejich všestrannost.

Číst dále

O autorovi