Jak jít bez papíru s online nástroji v kancelářích a domácnostech

Přílišná závislost na papíru v kancelářích poškozuje životní prostředí. Kromě toho může být zabezpečení citlivých kancelářských dokumentů problém. Výsledkem je, že soubory kritické pro práci mohou být vystaveny komukoli, včetně náhodného návštěvníka.

Vyřazením papíru z kanceláře se můžete vyhnout všem takovým rizikům. Zde je několik online aplikací a tipů, které můžete použít k tomu, aby vaše kancelář byla bezpapírovější.

Přepněte z papírového deníku návštěvníků na online systém správy návštěvníků. Inovativní a robustní nástroje pro správu návštěvníků mohou spravovat celý proces správy návštěvníků kanceláře.

Lobbytrack umožňuje sledovat všechny návštěvníky při fotografování a tisku odznaků současně. Dodává se také s funkcemi, jako je upozornění hostitelů, správa nouzové evakuace a upozornění bezpečnostních pracovníků.

Proxyclick je cloudové řešení, které vám pomůže řídit tok lidí. Tento nástroj je přizpůsobitelný a sleduje integrovaný přístup, aby byly recepce efektivní a citlivá data v bezpečí.

2. Účetní aplikace

Správa vašeho kancelářského účetnictví na papíře může být hektická, časově náročná a také matoucí. S pomocí účetních aplikací můžete celý proces udělat bezpapírově, rychle a bez námahy.

Účtování mudrců je účetní aplikace, kterou můžete používat i bez jakéhokoli pozadí v účetnictví. Jakmile jej propojíte se svým bankovním účtem, tok transakcí se stane bezproblémovým. Díky funkci snadného hlášení můžete sledovat prodeje, nákupy a peněžní toky.

QuickBooks je další online účetní nástroj, který vám umožní zvládnout vlastní stanovení DPH, daní a mezd zaměstnanců. QuickBooks POS je rozšířená edice, která umožňuje majitelům malých podniků provozovat maloobchodní pulty bez papíru.

3. Aplikace pro správu projektů

Pokud plánujete používat papíry ve fázi projektového řízení, může vás to snadno stát velké peníze. Aby byli všichni členové týmu na stejné stránce, budete muset vytisknout více kopií stejného souboru. Těmto výdajům se však můžete vyhnout a stát se ekologickými pomocí nástrojů pro správu úkolů nebo projektů.

Nástroj pro řízení projektu Asana má intuitivní uživatelské rozhraní, které může kdokoli použít pro přiřazování a sledování úkolů. Tato aplikace vám pomůže se sdílením souborů v reálném čase, komentováním úkolů a generováním digitálních zpráv.

ClickUp je další nástroj pro správu projektů, který vám umožňuje integrovat mnoho aplikací třetích stran. Nabízí také zobrazení pracovní zátěže, které vám pomůže sledovat pracovní vytížení jednotlivých zdrojů.

Příbuzný: Co je ClickUp? Nejlepší funkce pro správu projektů

Stále plýtváte lepkavými poznámkami, abyste si mohli zapisovat úkoly? Měli byste se toho zbavit a rozhodnout se pro aplikace seznamu úkolů.

Todoist umožňuje organizovaně vypsat všechny úkoly. Umožňuje také přidat oddíly a dílčí úkoly pro kategorizaci vašich úkolů. Do této aplikace můžete také přidat úrovně priority a oblíbené značky.

Any.do umožňuje přístup k vašemu seznamu úkolů odkudkoli na jakémkoli zařízení. Rovněž vám připomene, abyste v určený čas měli dělat důležité úkoly.

5. Aplikace pro psaní poznámek

Jakmile uděláte proces psaní poznámek bezpapírový, můžete ušetřit náklady na poznámkové bloky a pera. Kromě toho nemusíte před schůzkou trávit čas hledáním poznámkového bloku v přeplněném stole.

S aplikací pro psaní poznámek jako EvernoteDíky své online synchronizaci můžete mít všechny důležité informace přístupné napříč zařízeními. Můžete si také přizpůsobit formátování poznámek a přidávat do nich obrázky, zvukové soubory a dokumenty podle svého výběru.

Zjednodušené umožňuje přidávat, zobrazovat, upravovat a publikovat poznámky ve formátu Markdown. Vy a váš tým můžete sdílet jakékoli poznámky ve skupině pro spolupráci a nápady.

Pokud jste se rozhodli pro bezpapírové zpracování, mělo by být ve vaší strategii vytváření digitalizovaných kopií vašich stávajících papírových dokumentů.

Použití Adobe Scan na svém smartphonu převést dokument na papíře na soubor PDF. Tato aplikace vám také pomáhá spravovat rozměry souborů, kromě funkcí, jako je oříznutí, otočení, přidávání poznámek, podpis a úpravy barev.

ABBYY FineReader PDF je pokročilý skener dokumentů, který podporuje více než 190 jazyků a ukládá je do 12 různých formátů souborů. Kromě skenování tištěného i ručně psaného textu vám umožňuje přidávat komentáře a podpisy.

7. Aplikace pro sdílení souborů a zabezpečení

Doby, kdy jste museli vytvářet tištěné kopie své zprávy a distribuovat je mezi příjemce, jsou pryč. Pomocí online aplikací pro sdílení souborů můžete ukládat soubory do cloudu a sdílet přístup pouze s oprávněnými příjemci.

Box umožňuje ukládat a sdílet soubory a dokumenty v cloudu a dodržovat zásady dodržování předpisů v oboru a zásady ochrany osobních údajů. Díky tomu je spolupráce mezi členy týmu bezproblémová.

Můžete také použít Disk Google bezpečně ukládat kancelářské soubory a sdílet je pouze s určenými příjemci. Kromě toho vám tento nástroj umožňuje organizovat soubory pomocí různých složek.

8. Kalendářové aplikace

Kalendářové aplikace se staly neoddělitelnou součástí profesionálního života. Všechny druhy podniků mohou těžit z používání aplikace kalendáře místo zaznamenávání schůzek do papírového deníku.

Calendly je online aplikace pro plánování schůzek, kde si můžete naplánovat schůzky profesionálně a efektivně. Pomocí této aplikace můžete automatizovat proces připomenutí a sledování.

Kalendář Google je populární online kalendář, ve kterém můžete vybarvovat položky kalendáře a organizovat události v kalendáři. Jeho návrhový nástroj pomáhá automaticky vyplnit položky, aby ušetřil váš čas. V tomto online kalendáři můžete snadno upravit plán jakékoli online schůzky.

Příbuzný: Tipy, jak se vyhnout otálení a dodržet termíny

Nyní je na čase zbavit se tištěných právních dokumentů. Přesuňte se do světa digitálních dohod a elektronických podpisů, abyste ušetřili papír a zlepšili pracovní efektivitu svého týmu.

Navrhnout je online platforma, která vám umožňuje vytvářet, sledovat, odesílat a elektronicky podepisovat všechny druhy smluv, návrhů a dohod. Můžete použít předem navržené šablony návrhů z knihovny obsahu této aplikace.

PandaDoc umožňuje zefektivnit správu smluv jednoduchým vytvářením, úpravou a podepisováním dokumentů. Nabízí služby, jako jsou návrhy, nabídky, smlouvy a formuláře - vše v digitálním formátu bez jakéhokoli papíru.

10. Online faxové aplikace

I když plánujete odstranit všechny faxy, nemusí to být možné, pokud klienti trvají na jejich použití. Dosud, online faxové aplikace vám může pomoci při odstraňování papíru z faxu. Tyto aplikace přesměrují faxy do počítače, smartphonu nebo jiného zařízení podle vašeho výběru. Můžete tedy také automatizovat fax a ušetřit tisíce listů papíru každý rok.

RingCentral je online faxový software, který vám umožní spravovat příchozí a odchozí faxy online a zároveň nabízí značné úspory. Můžete také použít HelloSign odesílat a přijímat faxy při zachování důvěrnosti a zabezpečení.

Nyní si můžete ve své mysli nakreslit jasný obrázek a naplánovat si, že se v kanceláři nebo doma chystáte bez papíru, ať už pracujete kdekoli. Pokud výše uvedené online aplikace jsou vám k dispozici, implementace bezpapírových zásad na pracovišti netrvá dlouho.

Zbavit se papíru je jedním z mnoha způsobů, jak zaneřádit pracovní prostor a zvýšit produktivitu.

10 způsobů, jak zvýšit produktivitu snížením pracovní stanice

Zjistěte, jak vám pracovní stanice bez nepořádku pomáhá pracovat pozorně a plnit úkoly včas.

Číst dále

O autorovi