5 věcí, kterým byste se v Excelu měli vyvarovat

Excel je vynikající nástroj pro zpracování dat, ale má svá omezení. Pokud máte příliš komplikované vzorce nebo pokud se vám počítač při otevírání souboru aplikace Excel zhroutí, možná byste měli zvážit použití jiného formátu souboru.

Jaké jsou tedy případy použití, pro které byste měli zvážit odlišný software? Zde je několik situací, kdy byste měli použít jinou aplikaci.

1. Masivní databáze

Pokud nejste dobře obeznámeni s počítači, pravděpodobně si myslíte, že Excel (nebo Tabulky Google) je jediný způsob, jak ukládat data. Koneckonců, nejnovější verze aplikace Excel mají 16 384 sloupců a 1 048 576 řádků, což je celkem 17 179 869 184 buněk.

I když je to spousta informací, měli byste si být vědomi toho, že váš počítač načte vše najednou. Pokud tedy používáte mnoho buněk, můžete očekávat, že váš počítač poběží pomalu. Mít sto, nebo dokonce tisíc řádků nebude problém.

Pokud však kompilujete data v průběhu let nebo máte více uživatelů, kteří přidávají informace do jednoho souboru, i výkonné počítače se budou snažit je načíst. Důvodem je, že Microsoft načte všechna data při otevření souboru.

Ačkoli je to užitečné pro analýzu krátkodobých dat, plýtvá výpočetním výkonem, pokud potřebujete analyzovat pouze konkrétní informace. Pokud například potřebujete e -mailovou adresu zákazníka, nemusíte načítat celý zbytek své klientské databáze.

Dobrou alternativou pro ukládání dat je použití vyhrazeného databázového softwaru nebo služby. Nabízejí stejné funkce jako Excel, například analýzu dat, ale s ještě více funkcemi. Pokud jste fanouškem sady Microsoft Suite, můžete použít Microsoft Access. Mezi další alternativy patří LibreOffice Base a další.

2. Komplexní analýza dat

Microsoft Excel má značný počet dostupných vzorců. Nabízí nejjednodušší součtový vzorec pro složité funkce, jako je čistá současná hodnota (počítá pro časovou hodnotu peněz) a předpověď (používá se k výpočtu budoucích hodnot).

Pokud však zjistíte, že děláte více komplikovaných funkcí, je nejvyšší čas zvážit jiná řešení. Excel je vynikající nástroj, pokud jsou všechny proměnné vašeho vzorce založeny na nezpracovaných datech. Pokud ale zjistíte, že jsou vaše funkce založeny na buňkách, které jsou samy o sobě vzorci, zvažte použití specializovaného analytického softwaru.

Pokud vaše tabulky spoléhají na více vzorců, přidaná vrstva složitosti znamená, že chyby lze snadno nezjistit. A i když najdete chyby, není snadné je vysledovat, pokud jsou vaše vzorce dlouhé tři řádky.

Místo používání Excelu pro složité scénáře zkuste naučit se programovací jazyk jako Python. Je snadné to pochopit a existují několik bezplatných zdrojů, které vám pomohou začít na to. A pokud nemáte zájem studovat programování, můžete také použít vyhrazené nástroje pro analýzu dat které se mnohem snáze používají.

3. Projektový management

Před příchodem specializovaných nástrojů pro správu projektů, jako jsou Asana a Trello, mnoho profesionálů používalo Microsoft Excel. Koneckonců, nastavení je snadné. Dokonce si můžete stáhnout šablony, které vám pomohou začít.

Jakmile se ale váš tým rozroste - nebo začnete získávat další projekty - věci se zkomplikují. Pokud nepoužíváte online verzi Excelu, váš tým nemůže používat váš soubor pro správu projektů současně. A když přidáte další úkoly a dílčí úkoly, může se stát, že v jednom listu skončí příliš mnoho informací.

Navíc, protože k souboru má přístup více lidí, existuje větší šance na nechtěné záměnu. Mohli by nechtěně změnit vzorec nebo dokonce smazat zásadní informace. Také vytváření a přiřazování závislostí projektu může být matoucí.

Proto je nejlepší získat speciální aplikaci pro správu úkolů pro správu vašeho týmu. Účelové aplikace vám a vašemu týmu umožní získat jasný přehled o všem, co je třeba udělat. Můžete dokonce přiřadit úkoly konkrétním členům, aby nic nebylo přehlédnuto.

A pokud máte rozpočet, můžete najít bezplatné nástroje pro správu projektů online. Nyní můžete mít všechny na stejné stránce, aniž byste museli utratit desetník.

4. formuláře

Protože je aplikace Excel snadno dostupná, často se používá jako formulář. Existuje mnoho případů, kdy události a shromáždění používaly notebooky a soubory aplikace Excel pro registraci hostů.

Použití Excelu (nebo jakékoli tabulky) jako formuláře je výhodné, protože organizátoři mohou přímo analyzovat svá data. To však přináší několik nevýhod.

• Za prvé byste neměli žádnou kontrolu nad zadáváním dat. Kdokoli mohl zadat nesprávné informace a vy byste nebyli o nic moudřejší. Neexistuje ani standardizace dat. Někdo mohl psát v New Yorku pod státem, zatímco jiný by psal NY. To je při analýze dat problematické.
• Za druhé, pokud máte více registračních webů, měli byste samostatné datové sady, které vyžadují konsolidaci. Trvá to dlouho a může to způsobit chyby ve vašich datech. To by také mohlo vést ke zdvojnásobení úsilí, protože uživatelé mohou zadávat svá data dvakrát.
• Za třetí, neexistuje žádné soukromí. Pokud používáte tabulku, kdokoli může procházet záznamy a shromažďovat data. Mohly by dokonce změnit stávající informace, což zkreslí vaše data. Pokud dojde k úniku dat prostřednictvím registrace v aplikaci Excel, můžete nést odpovědnost.
• A konečně, pokud budete používat Excel pro online registraci, není vhodný pro velké databáze, jak již bylo uvedeno.

5. Finanční analýza dat

Když ke sledování finančních údajů používáte Excel, je pravděpodobné, že budete muset propojit více zdrojů. Těmito zdroji mohou být další soubory aplikace Excel, online databáze a dokonce i finanční weby. Když je ale přidáváte, šance na zavedení chyby nebo získání zastaralých informací se zvyšují.

Došlo dokonce k incident u J. P. Morgana už v roce 2012, kde vzorec při výpočtu rizika náhodně použil cenové částky místo jejich průměru. To zase vedlo k výsledku asi o dva magnitudy nižší, než je skutečná hodnota, a způsobil, že banka přišla o 6 miliard dolarů v obchodování.

Přestože se jedná o další problémy, tento špatně napsaný vzorec je součástí kaskády chyb, které vedly k této obrovské ztrátě.

Používejte vyhrazený software

Microsoft Excel je vynikající tabulka. Je to skvělé pro malé datové sady nebo pokud to zkoušíte jako důkaz koncepce. Pokud však chcete svou práci škálovat, měli byste zvážit vyhrazený software.

Používání softwaru vyvinutého speciálně pro váš účel vám poskytne lepší funkce, bude pracovat rychleji a umožní vám dělat věci efektivněji. Ačkoli některé z nich stojí nastavení nebo čas (nebo obojí) peníze, v dlouhodobém horizontu vám ušetří peníze.

10 nejlepších alternativ aplikace Excel pro potřeby tabulky

Hledáte levnější alternativu k aplikaci Microsoft Excel? Tyto tabulkové aplikace nabízejí vše, co potřebujete, za méně peněz.

Číst dále

O autorovi