Jak vytvořit první časovou osu pro řízení projektů v 7 snadných krocích

Přemýšlíte o tom, jak budete svůj projekt realizovat? Jak začít? Dodržíte termíny? Tyto myšlenky vyvolávající úzkost se vám honí hlavou. Navzdory své platnosti by vás neměli zpomalovat.

Pomocí správných nástrojů můžete svůj projekt dokončit. Použití časové osy řízení projektu vám může pomoci vyhrát váš projekt. Tento nástroj vám pomůže zmapovat váš projekt a zajistí, že máte jasnou strategii, jak ho budete řešit. Podle této příručky můžete vytvořit svou časovou osu pro správu projektů.

1. Vypracujte stručný přehled projektu

Abyste se ujistili, že jsou všichni na vašem projektu na stejné stránce, začněte sepsáním stručného popisu projektu. Stručný popis projektu je rychlé shrnutí projektu. Představte si to jako zkrácenou verzi plánu projektu. Mělo by odpovědět na otázky:

• Jaký je účel projektu?
• Jaké jsou cíle projektu?
• Jaké jsou klíčové milníky?
• Jak dlouho bude trvat dokončení projektu?
• Kolik je rozpočet?

Stručně, abyste nezahltili zúčastněné strany projektu zbytečnými detaily. Bude to dokument, na který se účastníci projektu a členové projektu často odkazují, jak projekt pokračuje.

2. Vytvořte strukturu rozdělení práce

Po vytvoření stručného popisu projektu musíte vytvořit akční plán, aby se projekt rozběhl. Tento akční plán se nazývá struktura rozdělení práce (WBS). WBS se místo psaní každé akce, která má být provedena k dokončení projektu, zaměřuje na výstupy a milníky. Pravidla pro vytváření WBS jsou:

• 100% pravidlo: Veškerá práce, která je ve WBS, musí být 100% nezbytná pro splnění cílů projektu. Neměla by v něm být žádná nesouvisející nebo nadbytečná práce. Dílčí úkoly musí být také 100% potřebné k dokončení nadřazeného úkolu.
• Vzájemně se vylučující: Nezaznamenávejte žádnou práci dvakrát. Při výpočtu zdrojů potřebných k dokončení projektu porušíte pravidlo 100% a budete mít nesprávné výpočty.
• Výsledky, nikoli akce: Primárně byste se měli zaměřit na výstupy, nikoli na akce. Pokud například stavíte dům, základem je jeden výstup. Kroky v této dodávce budou výběr místa, kopání, instalace a utěsnění základů. Neztrácejte se tedy v těchto akcích, ale soustřeďte se na výsledek, který má základ.
• Pravidlo 8/80: Toto pravidlo uvádí, že dokončení úkolu by nemělo trvat méně než 8 hodin a také by nemělo trvat déle než 80 hodin. Pokud při používání tohoto pravidla trvá dokončení práce více než 80 hodin, rozdělte jej dále na menší pracovní balíček.
• Přiřadit: Měli byste přiřadit úkol konkrétní osobě nebo týmu. Pokud je váš WBS důkladný, nemělo by docházet k překrývání práce mezi jednotlivci nebo týmy.

3. Vytvořte časový rámec

Jakmile vytvoříte strukturu rozdělení práce, přidělte si čas na dokončení každého úkolu. Pro úkoly nebudete dělat sami, poraďte se přímo s osobou (osobami), která to udělá. Zeptejte se jich, co potřebují k práci a kolik času budou potřebovat.

Nebuďte při tom příliš optimističtí. Vytvořte rovnováhu mezi poskytnutím dostatečného času na plnění úkolů a dodržováním celkového časového rámce projektu. Počítejte s tím, že se budete hýbat i v nečekaných situacích.

4. Plán v závislostech

Nyní víte, kolik času zabere dokončení každého úkolu. Ale co úkoly, které na sobě závisí? Často existuje několik sekvencí přiřazení, které na sobě navzájem závisí.

Obvykle existují čtyři typy projektového řízení projektového řízení. Tyto jsou:

1. Dokončení do začátku: první úkol musí být dokončen, než může začít druhý úkol.
2. Dokončit do konce: druhý úkol nelze dokončit, dokud není dokončen první úkol. Pokud například provádíte elektrické vedení pro dům, nemůžete kabely položit, dokud nebude provedena kontrola.
3. Start-to-start: po sobě jdoucí úkoly nelze spustit dříve, než začne první úkol. Například nemůžete srovnat betonovou podlahu, dokud beton nevylijete.
4. Od začátku do konce: první úkol musí začít před dokončením druhého. Pokud například upgradujete na nový software, začnete nový software instalovat dříve, než vyřadíte starý.

Ujistěte se tedy, že identifikujete povahu závislostí, které máte po ruce, a poté na nich pracujte. V některých situacích jsou závislosti složitější procesy, vytvořte tedy vývojový diagram, plavecké dráhy nebo barevné kódování, které vám pomohou je vizualizovat a identifikovat.

5. Vytvořte základní časovou osu

Nyní je na čase vizualizovat časovou osu projektu. K vytvoření časové osy projektu můžete použít několik nástrojů pro správu projektů. The go-to pro většinu projektů je Ganttův diagram.

Ganttův diagram vám poskytne rychlý přehled o vašem projektu, datum zahájení a ukončení úkolů, klíčové milníky, závislosti a příjemce každého úkolu. Ganttovy grafy jsou interaktivní a lze je aktualizovat a upravovat v reálném čase. Další nástroje časové osy, které můžete použít k sestavení a správě časové osy, jsou historická časová osa a svislá časová osa grafu.

6. Pošlete to

Sdílejte časovou osu se všemi účastníky projektu. Bude pro ně vzrušující vidět jasný akční plán projektu. Budou také chtít zvážit a navrhnout, jak pokračovat v zlepšování některých věcí na projektu. Buďte otevřeni zpětné vazbě.

7. Změňte podle potřeby

Projekt je živá věc a bude se průběžně měnit a vyvíjet. Není to nutně špatná věc. Znamená to jen, že se musíte přizpůsobit, jak se věci stále mění.

Dobrá věc je, že když už máte časovou osu, budete mít větší sílu tuto změnu začlenit. Také se ujistěte, že budete změny komunikovat v reálném čase se všemi zúčastněnými stranami projektu.

Vytvoření časové osy pro správu projektů

Vytvoření první časové osy řízení projektu může být skličující. Pomocí výše uvedených kroků však můžete vytvořit pečlivou časovou osu a úspěšně doručit svůj projekt. Ujistěte se tedy, že implementujete výše uvedené pokyny a máte hvězdnou časovou osu.

9 Běžných chyb v řízení projektů (a co dělat místo toho)

Chcete dokončit velké projekty bez špatného řízení nebo překročení rozpočtu? Zde je pár tipů, jak se těmto chybám vyhnout.

Číst dále

O autorovi