Co jsou seznamy Microsoft a k čemu se používají?

Lists je aplikace Microsoft 365 nové generace, která se vyvinula ze seznamů SharePoint v květnu 2020. Je to front-endová platforma pro správu vašich dat nebo práce jako nápady, seznamy úkolů, úkoly, inventář, správa častých dotazů atd. V tomto článku se dozvíte o seznamech, jeho funkcích a nejdůležitějších případech použití.

Co jsou seznamy Microsoft?

Uvidíte Seznamy Microsoft aplikace v Všechny aplikace část vašeho předplatného Microsoft 365. Pomocí této aplikace můžete vytvářet seznamy a spolupracovat se členy týmu nebo klienty.

Seznamy Microsoft nabízejí mnoho výhod oproti jiným aplikacím pro seznam úkolů. Pomocí seznamů Microsoft můžete například sledovat problémy, rutiny, aktiva, zásoby, kontakty a mnoho dalších.

Nástroj sloučí vaše seznamy se všemi aplikacemi Microsoft 365, takže můžete začít vytvářet nebo pracovat na datech z domovské stránky Microsoft Teams, SharePointu nebo Seznamů. Dodává se také se šablonami, které lze upravovat kliknutím a které vám ušetří čas při organizaci úkolů nebo poznámek.

Nové funkce seznamů Microsoft

Seznamy mají všechny standardní funkce, které můžete od aplikace seznamu úkolů očekávat. Například zobrazení časové osy, zobrazení kalendáře, vytváření seznamů z tabulek, přidávání příloh k seznamům, sledování aktivit atd. Nejvýznamnějšími rysy, které odlišují seznamy od jiných podobných nástrojů, jsou však následující:

1. Spravovat pravidla

Pomocí tohoto nástroje můžete své seznamy úkolů automatizovat mnoha způsoby. Taková rozsáhlá automatizace je však možná pouze díky pravidlům stylu if/then v aplikaci Seznamy.

Tato pravidla můžete použít k automatizaci připomenutí a oznámení do vašich seznamů. Nad pravidly bude mít kontrolu i vlastník seznamu. Pokud svým spolupracovníkům poskytnete přístup k úpravám seznamu, budou moci upravovat pravidla seznamu. Při vytváření pravidel z domovské stránky Seznamy postupujte takto:

1. Klikněte na Automatizovat rozevírací nabídku a poté vyberte Vytvořte pravidlo.
2. Na obrazovce, kde vidíte Upozornit někoho, když možnost, musíte nastavit podmínku. Můžete například vybrat Vytvoří se nová položka.
3. Podmínky pravidla můžete upravit kliknutím na každé z podtržených slov věty.
4. Můžete vybrat možnosti, jako koho upozornit, sloupec, hodnotu sloupce atd.
5. Až budete hotovi, klikněte na Vytvořit k potvrzení pravidla.

2. Seznamy spolupráce prostřednictvím Microsoft Teams

Seznamy přidávají hodnotu funkcím aplikace Microsoft Teams. Z aplikace Teams můžete přistupovat, sdílet nebo vytvářet seznamy, aniž byste museli opouštět probíhající schůzky nebo brainstormingy.

V aplikaci Teams můžete změnit zobrazení seznamu různými způsoby, jako jsou karty, mřížky, zobrazení kalendáře atd. Kromě přidávání nových sloupců, vytváření vlastních zobrazení pomocí filtrů a definování voleb můžete také upravit svůj plán, aby byla data pro váš tým smysluplnější.

3. Sdílení seznamů a položek

Seznamy nabízejí různé režimy sdílení dat s vašimi týmy nebo klienty. Na rozdíl od mnoha jiných aplikací pro seznam úkolů nemusíte celý seznam sdílet se svými spolupracovníky.

Pokud chcete, můžete sdílet celý seznam nebo poskytnout přístup k vybraným položkám seznamu. Kromě toho můžete přizpůsobit ochranu dat povolením přístupu jen pro čtení, přístup pro úpravy, ochranu heslem a datum vypršení platnosti seznamu.

4. Integrace

Vaše seznamy se okamžitě integrují s dalšími aplikacemi Microsoft 365, jako jsou Teams, Power Automate, Power Apps a SharePoint.

Úkoly projektu nebo pracovní toky můžete automatizovat pomocí seznamů a integrace Power Automate. Na domovské stránce Seznamy klikněte na Automatizovat rozevírací nabídku a poté vyberte Power Automate. Pokud kliknete na Vytvořte tok, můžete přistupovat k šablonám pro automatizaci procesů a úkolů.

Příbuzný: Office 365 je nyní Microsoft 365: Co to znamená pro vás a vaši rodinu

5. Mobilní aplikace

Aplikace Seznamy je k dispozici také na zařízeních iOS, jako jsou iPhony a iPady. Mobilní aplikace nabízí bezproblémový zážitek s uživatelsky přívětivým uživatelským rozhraním pro vytváření, úpravy a sdílení vašich seznamů na cestách.

Společnost Microsoft také odhalila plán pro verzi aplikace Seznamy pro Android. Uživatelé systému Android budou brzy moci vytvářet, sdílet a upravovat seznamy ze svých mobilních zařízení.

Stažení: Seznamy Microsoft pro iOS (Volný, uvolnit)

Používání seznamů Microsoft jako sledovače informací a organizátoru

Existuje řada použití aplikace Seznamy pro profesionální a osobní správu dat. Některé z nejlepších scénářů použití jsou:

1. Správa majetku

Zařízení, software a další aktiva můžete efektivně spravovat pomocí šablony správce aktiv aplikace Seznamy. Nemusíte do toho investovat mnoho času, protože šablona potřebuje několik kliknutí pro přizpůsobení.

Můžete dostávat aktualizace stavu majetku, například kdo zařízení aktuálně používá, data check-inů, data check-out, která zařízení se opravují atd.

2. Spravujte projekty a úkoly

Svou aplikaci Seznamy můžete transformovat na nástroj pro správu projektů, aniž byste museli vyhazovat peníze navíc. Přidejte úkoly do jednoho seznamu a pojmenujte seznam podle názvu projektu.

Do jednotlivých položek nebo úkolů v seznamu můžete přidat pravidla stylu if/then. Pravidla mohou být slova jako dokončená, nevyřízená, blokovaná, úkol, problém, priorita atd. Pokud jsou v seznamu nějaké úpravy od členů vašeho týmu, okamžitě poznáte stav úkolů.

Příbuzný: Online průvodce správou úkolů: Tipy pro výběr správné aplikace

3. Plánování obsahu

Aplikace Seznamy je ideální pro strategii zveřejňování obsahu na sociálních médiích, webových stránkách nebo blogu. Požadavky na obsah můžete přidat do jednoho seznamu. Nyní nastavte konkrétní pravidla pro povolení upozornění nebo připomenutí.

V aplikaci Seznamy je také šablona pro plánování obsahu. Přizpůsobte šablonu přidáním obrázků nebo obsahu, který chcete publikovat, s datem konceptu, datem splatnosti, datem zveřejnění atd.

4. Přihlášení klientů a zaměstnanců

Šablona kontrolního seznamu pro registraci aplikace Seznamy vám umožňuje spravovat přihlášení klienta nebo zaměstnance. Například když označíte Nábor zaměstnanců položka v seznamu úkolů jako Podepsaný, nástroj novému náboru automaticky odešle e-mail obsahující přihlašovací údaje zaměstnance.

Podobně můžete automatizovat procesy zpracování klientů, jako je onboarding, doručování souborů projektu a fakturace z aplikace Seznamy.

5. Tracker klientských vstupenek

Šablona nástroje pro sledování problémů převede vaše seznamy na efektivní manažer vztahů se zákazníky. Pokud váš klient nahlásí jakékoli problémy související s dodaným produktem, uveďte je v aplikaci Seznamy. Ve sloupci stavu položky nastavte konkrétní pravidla pro kontrolu, prioritu, blokování a vyřešení.

Jakmile dojde ke změně stavu, můžete vy nebo vaši klienti dostávat automatické e -mailové odpovědi o stavu tiketu.

Efektivně organizujte svá data a práci

Výše uvedené funkce a případy použití Seznamů Microsoft vám umožní využít předplatné Microsoft 365 tím nejlepším možným způsobem. Tento nástroj přináší zcela nový, ale flexibilní způsob uspořádání a sledování důležitých úkolů nebo dat. Kromě toho je plánování úkolů pouhou procházkou v parku, když na jednom místě získáte všechny nápady, seznamy úkolů a programy schůzek.

10 nejlepších bezplatných aplikací pro plánování úkolů

Výběr správného systému správy úkolů může být obtížný. Abychom vám pomohli zjistit, sestavili jsme seznam nejužitečnějších nástrojů pro plánování úkolů.

Číst dále

O autorovi