Co je to Microsoft SharePoint? 4 Vlastnosti a výhody používání

Předplatné Microsoft 365 vám poskytuje přístup k mnoha nástrojům produktivity. Nejintuitivnější, nejinteligentnější a nejpřizpůsobitelnější je SharePoint. SharePoint využívá ohromujících 190 milionů lidí ve více než 200 000 organizacích různých velikostí.

SharePoint může snadno ušetřit čas tím, že eliminuje potřebu více úkolů a aplikací pro správu projektů. Nakonec můžete investovat více času na růst své profesionální kariéry, nezávislých klientů nebo vedlejších shonů.

Co je to Microsoft SharePoint?

SharePoint je online nástroj pro správu obsahu. Umožňuje ukládat soubory v cloudu pro sdílení a spolupráci. Může vám to pomoci při vytváření webů a podřízených webů k dešifrování úkolů od různých týmů nebo jednotlivců.

SharePoint vám umožňuje vytvořit intranet, kde vy, vaši spolupracovníci a klienti na volné noze bezpečně pracovat na souboru nebo dokumentu. Centralizovaný správce bude řídit přístupy, aby každý uživatel mohl bez problémů otevírat, upravovat a ukládat soubory.

SharePoint má mnoho pokročilých funkcí, které vám nebo vašemu týmu pomáhají při správě profesionálních a osobních prací. Následující jsou některé z nejčastěji používaných akcí:

• Sdílení souborů s interními a externími uživateli.
• Spravujte obsah projektu, jako jsou obrázky, články, zdrojové kódy, videa atd.
• Weby a podřízené weby k dehltterování týmů a úkolů.
• Zůstaňte v kontaktu se spolupracovníkem prostřednictvím komunikačních webů.
• Mobilní aplikace umožňuje uživatelům přístup k týmovým nebo komunikačním webům ze smartphonů.
• Vytvářejte pracovní toky a upomínky k automatizaci projektů a úkolů.
• Pomocí vyhledávací funkce vyhledejte zdroje, úkoly nebo soubory.

Kdo by měl používat SharePoint

SharePoint funguje jako bezpečné útočiště pro všechny kreativní soubory, jako jsou kódy aplikací, grafické návrhy, zvukové klipy, videa, články na webových stránkách, faktury atd. SharePoint nabízí další nástroje, jako je analýza dat, šablony webových stránek, šablony znalostní báze a pracovní postupy pro správu projektů.

Rozsah jeho použití se proto pohybuje od individuálního tvůrce obsahu až po velké firmy. Mnoho nezávislých profesionálů nebo malých skupin kreativních jednotlivců používá SharePoint v různých fázích projektů softwaru, mobilní aplikace, webu nebo vývoje obsahu.

Webový nástroj SharePoint, který je součástí předplatného Microsoft 365, je robustní, ale jednoduchý nástroj produktivity. Mezi široce používané funkce, které z něj činí jeden z nejlepších nástrojů pro správu úkolů a projektů, patří:

1. Spolupráce

SharePoint je vysoce flexibilní a škálovatelný platforma pro spolupráci s interními nebo externími zdroji. Uživatel centrální správy může jednotlivým uživatelům týmových webů přiřadit různé úrovně oprávnění k přístupu.

Vy a váš tým můžete pracovat na jediném souboru v reálném čase, aniž byste čelili čekací době. Mnoho kreativních vývojářů a tvůrců obsahu proto dává přednost SharePointu, aby se spojili pro jakýkoli projekt.

Významnou funkcí spolupráce služby SharePoint je udržovat tok informací o obsahu na webech a podřízených webech. Pomáhá jednotlivcům zůstat informováni o projektu, aniž by museli procházet více e -mailů, zmeškaných chatů, videohovorů atd.

2. Správa obsahu

Správa obsahu je velkou výzvou pro každého jednotlivce nebo skupinu profesionálů, kteří chtějí zajistit vyšší produktivitu. SharePoint vám umožňuje překonat tuto výzvu, aniž byste museli procházet složitým programováním.

Správci obsahu se mohou snadno postarat o více projektů současně na SharePointu. S SharePointem je snadné publikování nebo aktualizace obsahu webových stránek, jako jsou události, zprávy, blogy, hromádky prezentací, karusely obrázků atd.

Nemusíte začínat každý projekt správy obsahu od nuly. Existují profesionální šablony připravené k použití, které můžete použít. Kromě obsahu máte nad jeho verzemi úplnou kontrolu. SharePoint vytváří a ukládá více verzí souboru, na kterém vy nebo váš tým pracujete.

V případě potřeby si můžete z SharePointu vyvolat všechny předchozí verze nebo opravit chyby systému souborů. K zálohování, obnově nebo opravě souborů nemusíte být závislí na žádných nástrojích třetích stran.

3. Projektový management

SharePoint má řadu funkcí, které můžete využít pro správu úkolů a projektů. Nejviditelnější funkcí je, že nástroj funguje jako centralizované úložiště pro všechny dokumenty související s projektem a dodatelné soubory.

Příbuzný: Online průvodce správou úkolů: Tipy pro výběr správné aplikace

Weby SharePoint můžete také mnoha způsoby přizpůsobit. Tyto weby šité na míru by vám mohly sloužit jako denní plánovač, plánovač týdenních úkolů a často kladené dotazy k úkolům. Kromě toho můžete pro účely projektové dokumentace a kontroly výkonu aktivovat funkce protokolování času, jak je uvedeno níže:

1. Zaznamenávat činnosti a změny úkolů.
2. Zaznamenejte si všechny problémy, které prostředky hlásí.
3. Sledujte načasování úkolů.
4. Změňte sledovací data.

SharePoint vám také umožňuje vytvořit pracovní postup pro zefektivnění úkolů, jako je předávání úkolů, výstupy přihlašování projektů, schvalování, předvádění ukázek a zpětná vazba od klientů.

4. Hybridní řešení

SharePoint se integruje s většinou aplikací Microsoft 365 a nabízí vám bezproblémové uživatelské rozhraní pro správu projektů. SharePoint funguje jako centrální úložiště dat projektu, zatímco jiné aplikace Microsoft 365 vám usnadní správu úkolů a zdrojů.

SharePoint můžete synchronizovat s nástroji jako Úkoly, Úkoly, Plánovač a Project Online pro specializované přístupy. Můžete generovat zprávy, které budou klientům na volné noze předkládat přehledy projektů.

SharePoint se synchronizuje s vaším profilem aplikace Outlook a Kalendář a organizuje úkoly a plány, abyste mohli při práci upřednostňovat. Podobně publikujte své týmové weby SharePoint v aplikaci Teams, abyste měli přístup k kontaktům, souborům, úkolům atd. Z Teams.

SharePoint má také schopnost integrovat PowerPoint, Video, Stream, OneDrive pro prohlížení souborů a dokumentů v rámci webů nebo podřízených webů SharePoint. Šetříte čas tím, že se vyhnete všedním úkolům, jako je stahování souborů ze služby SharePoint a vytváření snímků aplikace PowerPoint.

Výhody služby SharePoint

SharePoint nabízí mnoho výhod ve srovnání s jakýmkoli jiným nástrojem produktivity pro správu projektů nebo obsahu. Mezi jeho výhody patří:

1. Šetřit peníze

Možná už za to platíte prostřednictvím předplatného Microsoft 365. Vyhněte se zbytečným výdajům na aplikace a nástroje pomocí SharePointu jako primárního nástroje produktivity pro profesionální nebo osobní potřeby.

2. Bezpečnost dat

Vlády a velké organizace důvěřují ekosystému SharePoint svými citlivými daty. Svou kreativní práci tedy můžete ukládat na SharePoint a spolupracovat bez obav z krádeže duševního vlastnictví.

Příbuzný: Je Microsoft 365 ve skutečnosti bezpečnostním rizikem?

3. Škálovatelnost

Škálovatelnost nástroje vám umožňuje rozpočtovat náklady na nástroje produktivity. Pokud vidíte příliv příliš mnoha projektů od různých klientů, můžete předplatné změnit tak, aby vyhovovalo více prostředkům a projektům. Když se projekty uvolní, můžete přejít na málo placené plány.

4. Víceúčelové použití

Vyšší úroveň flexibility a víceúčelový nástroj znamená, že můžete SharePoint nadále používat jako hlavní nástroj produktivity, zatímco budete stále měnit své role nebo kreativní dovednosti. Když jeden projekt skončí, můžete použít šablonu a potřebujete spustit další. Rozpočet můžete minimalizovat tím, že se vyhnete více nákupům aplikací.

Vymažte nepořádek souborů, úkolů a aplikací

Funkce SharePointu z něj dělají propracovaný nástroj pro správu projektů, a ne jednoduché cloudové řešení pro sdílení a ukládání souborů. Používáním služby SharePoint a dalších aplikací Microsoft 365 ke správě svých profesionálních nebo osobních úkolů vytváříte dominový efekt stále rostoucí produktivity.

Office 365 je nyní Microsoft 365: Co to znamená pro vás a vaši rodinu

Office 365 se stal Microsoft 365. Zde je to, co Microsoft 365 nabízí předplatitelům a jejich rodinám.

Číst dále

O autorovi