Jak pomocí těchto rychlých tipů učinit aplikaci Outlook méně rušivou

Pokud je vaší aplikací pro správu e-mailů a kalendáře aplikace Microsoft Outlook, možná jste si mysleli, že některé její funkce mohou být dost rušivé. Outlook je již samozřejmě nastaven tak, aby vám pomohl zvládnout pracovní zátěž, ale s některými jednoduchými úpravami to může být ještě lepší.

Podívejme se na některé ze způsobů, jak vám může Outlook lépe fungovat.

1. Vytvořte pravidla pro příchozí e -maily

Když obdržíte e-mail, automaticky se přesune do složky Doručená pošta. To může být obtížné sledovat, pokud obdržíte více e-mailů od mnoha různých lidí, a oni se mohou rychle připojit. Aplikace Outlook vám umožňuje nastavit pravidla doručené pošty tak, aby příchozí e-maily od konkrétních lidí směřovaly přímo do podsložky, což vám pomůže sledovat, kdo co odesílá. Chcete -li vytvořit nové pravidlo, postupujte takto:

1. Jít do Soubor> Spravovat pravidla a upozornění a klikněte Nové pravidlo. Otevře se nové okno s různými možnostmi.
2. Pod Krok 1: Vyberte šablonu klikněte Přesunout zprávy od někoho do složky.
instagram viewer
3. Pak pod Krok 2: Upravte popis pravidla, musíte kliknout na hypertextové odkazy a vybrat lidé nebo veřejná skupina na jejichž e-maily chcete přesměrovat zadaná složka.
4. Klikněte Dokončit aplikovat pravidlo.

Oficiální video od Microsoftu to detailně ilustruje.

Pravidla pro doručenou poštu mohou zabránit ucpání doručené pošty. Také, pokud potřebujete sledovat konkrétní lidi nebo kritické pracovní e -maily, je to již pro vás organizováno.

Příbuzný: Jak vytvořit podpis v aplikaci Outlook

2. Vypněte e -mailová oznámení

Už jste si možná všimli zvukového upozornění, který aplikace Outlook vydává při přijetí e-mailu. Možná jste si také všimli žluté ikony obálky, která se objeví na ikoně Outlooku na hlavním panelu. To může být užitečné, pokud chcete být upozorněni, ale může to narušit vaši pozornost, pokud tyto e-maily stále přicházejí. Naštěstí vám Outlook také dává možnost tato oznámení vypnout.

Jít do Soubor> Možnosti> Pošta, a pod nadpisem Příchod zprávy, můžete si vybrat oznámení, která chcete vypnout. Až budete s výběrem spokojeni, klikněte OK.

Příbuzný: Jak naplánovat schůzku v aplikaci Microsoft Outlook

3. Nastavit připomenutí kalendáře

Podobně jako e-mailová upozornění je kalendář Outlook nastaven tak, aby vám připomínal schůzky 15 minut před jejich zahájením. K tomu slouží zobrazení vašich dalších schůzek a vy musíte kliknout Zavrhnout zavřít okno.

Tato připomenutí mohou být užitečná, pokud je potřebujete. Pokud se například věnujete své práci a objeví se připomenutí, můžete zabalit, co děláte, a připravit se na schůzku.

Pokud však tuto funkci nepotřebujete, může to narušit váš tok. Chcete -li tato připomenutí zastavit, přejděte na Soubor> Možnosti> Pokročilé, a pod Upomínky, zrušte zaškrtnutí Zobrazit připomenutí.

Případně můžete také jít na Soubor> Možnosti> Kalendář, a pod Možnosti kalendáře, uvidíte možnost pro Výchozí připomenutí. Chcete -li to upravit, postupujte takto:

1. Klikněte na pole vedle Výchozí připomenutí, v rámečku je tedy zaškrtnutí
2. V rozevíracím seznamu vyberte 0 minut
3. Klikněte na pole vedle Výchozí připomenutí opět klíště zmizí; pokud to neuděláte, váš výběr se neuloží
4. Klikněte OK

Nyní můžete pokračovat ve své práci, aniž by se tato upozornění objevila. Pokud stále chcete nějaký způsob sledování vašich důležitých úkolů, podívejte se také na výhody Microsoft To-Do.

Příbuzný: Microsoft To Do: Kompletní příručka pro začátečníky

4. Barevně označte svůj kalendář v aplikaci Outlook

Na vybarvování schůzek kalendáře v Outlooku jednou barvou není nic špatného. Barevné kódování vám však může pomoci zjednodušit kalendář a usnadnit si získání přehledu o vašem pracovním dni nebo týdnu, aniž byste museli kontrolovat, o čem jsou jednotlivé schůzky nebo schůzky.

Pokud například máte několik různých typů práce, včetně schůzek ve vaší společnosti, schůzek s externími společnostmi, klienty, administrativní úkoly a školení zaevidovaná ve vašem kalendáři atd., může se stát rozmazáním informací, kterým musíte věnovat více času soustředěním na.

Pokud používáte barevné kódování, můžete rychle listovat v kalendáři a získat obecnou představu o tom, na jaké typy práce se musíte připravit. Barevné kódování můžete také použít k upřednostnění schůzek podle důležitosti. Můžete například zvolit červenou barvu pro „naléhavá“ setkání, žlutou pro „důležité“ a zelenou pro „rutinu“.

Zde je důležité vybrat různé barvy pro různé typy práce, kterou děláte, a vybrat barvy, které se navzájem příliš nepodobají, aby bylo možné odlišit. Chcete -li začít, postupujte takto:

1. Kliknutím na schůzku nebo schůzku v kalendáři zobrazíte Série jmenování tab.
2. Klikněte na ikonu barevného okna, která říká Zařadit do kategorií.
3. V rozevíracím seznamu klikněte na Všechny kategorie.
4. Otevře se nové okno; na pravé straně klikněte Nový.
5. Napište název své kategorie. Například „interní schůzky“ a vyberte barvu, kterou chcete.
6. Klikněte OK v obou oknech, dokud neuvidíte svou novou schůzku s barevným kódem kalendáře.

Tento postup opakujte pro tolik kategorií, kolik chcete vytvořit.

Vyřešení rozptýlení v aplikaci Outlook vyřešeno

Nyní, když víte, jak učinit aplikaci Outlook méně rušivou, můžete ji přizpůsobit tak, aby pro vás fungovala nejlépe. Ačkoli se nemusí zdát důležité, malé úpravy mohou mít vliv na váš pracovní den.

Toto není v žádném případě vyčerpávající seznam a možná si je budete chtít vyzkoušet, než se k nim odhodláte. Můžete si také pohrát s nastavením aplikace Outlook a zjistit, zda objevíte další věci, které pomáhají optimalizovat vaše zaměření.

5 rozptýlení, díky nimž budete méně produktivní (a jak se jim vyhnout)

Je snadné se nechat rozptýlit, což může vést k otálení. Zde je několik způsobů, jak se jim můžete vyhnout.

Číst dále

O autorovi