Jak zvládnout jeden úkol pomocí technologie ke zlepšení produktivity

Na první pohled to vypadá, že multitasking je konečný hack produktivity, když vezmeme v úvahu všechny osobní cíle, kterých chcete dosáhnout, nekonečné pracovní nároky, digitální rozptýlení a pracovní život vyvolaný pandemií nerovnováha.

Hlubší ponor do této praxe však vede k jinému závěru.

Nevýhody víceúlohového zpracování

Máte jen tolik energie, pozornosti a času - základní prvky produktivity. V důsledku multitaskingu je jednou z hlavních nevýhod to, že se jen částečně oddáváte různým aktivitám, na které se soustředíte současně.

Výsledkem je fatamorgána, která vás přiměje myslet si, že jste efektivnější, protože děláte malý pokrok na více frontách, což vede k chybnému vnímání úspěchu.

Realita je ale taková, že multitasking vám umožňuje soustředit se na špatné priority, brzdí kreativitu, zvyšuje úroveň stresu a roztržitost, vede k dalším chybám, vyhoření a zhoršení pamětiatd., díky čemuž budete méně produktivní. A je toho dost výzkum podpořit toto tvrzení.

Jaká je tedy alternativa?

Nyní jste pravděpodobně uhodli, že alternativou je single-tasking, ve kterém se soustředíte na jeden úkol najednou. Jak z tohoto výrazu vyplývá, znamená to věnovat veškerou pozornost úkolu. Tato praxe vám umožňuje ušetřit čas ztracený při žonglování mezi aktivitami, zvyšuje kreativitu, zvyšuje pravděpodobnost dokončení vašich priorit, snižuje rozptýlení atd.

Je však pravděpodobné, že už víte, že jednorázové úkoly mohou zvýšit vaši produktivitu. Přesto, jako mnoho jiných věcí v životě, často existuje velká mezera mezi tím, co víme, že bychom měli dělat (single-tasking) a tím, co nakonec děláme (multitasking).

Abychom mezeru zacelili, trochu se odchýlime od co a soustředit se na jak zlepšit svou schopnost soustředit se na jednu věc najednou a současně zvýšit produktivitu:

1. Použijte metodu Pomodoro

Metoda Pomodoro je efektivní technikou řízení času, která může zlepšit vaši produktivitu tím, že vám pomůže soustředit se na jeden úkol. Implementace je jednoduchá a vyžaduje minimální nastavení. Si můžete vyzkoušet tyto bezplatné open-source aplikace Pomodoro.

Chcete -li začít používat metodu Pomodoro, nastavte časovač na 25 minut, abyste se soustředili na jeden úkol, a proveďte a 5minutová přestávka na odpočinek nebo na cokoli, co nesouvisí s vaším úkolem, jako je hraní her nebo psaní textových zpráv přítel. Právě jste dokončili jednu relaci Pomodoro. Po čtyřech nebo pěti pomodorách si můžete udělat delší přestávku.

Tato metoda je účinná, protože vám pomůže omezit rozptýlení, efektivně si naplánovat den, užít si pocit úspěchu po každém sezení Pomodoro a zvyšte koncentraci pomocí kratších dávek práce.

2. Vytvářejte automatizované systémy

Často se můžete potýkat s jedním úkolem, protože existuje tolik opakujících se aktivit, které musíte dělat každý den, například reagovat na e-maily nebo publikovat příspěvky na sociálních médiích. Naštěstí existují automatizace vám může pomoci několika způsoby zvládněte tyto nadbytečné úkoly a soustřeďte se na své priority.

Můžete například použít tyto aplikace pro Android nastavit automatické odpovědi na e -maily, telefonní hovory, textové zprávy atd. Můžete také použít automatizační platformy jako IFTTT propojit různé digitální nástroje a vytvářet automatizované systémy.

3. Dávejte si své mělké úkoly

Už jste se někdy přistihli, že začínáte důležitý a složitý úkol, ale abyste si uvědomili, že o pár minut později děláte něco, co s tím vůbec nesouvisí? Řekněme, že chcete napsat blog na téma „Jak začít podnikat“. Začnete provádět svůj výzkum na toto téma a přijde vám e -mail s dotazem, zda budete příští týden k dispozici na konferenci o globálním oteplování.

Rozhodnete se odpovědět okamžitě, protože to bude trvat jen několik minut, ale kliknete na odkaz YouTube na odlesňování připojený k e -mailu. Algoritmy YouTube pak navrhnou, abyste se podívali na filmovou upoutávku související s daným tématem, a další věc, kterou víte, je, že sledujete kompletní show na Netflixu. Zní to povědomě?

Jak se tomu tedy vyhnout? Plánováním dne a kategorizací podobných aktivit společně, abyste se vyhnuli přepínání úkolů. To vám umožní zvládnout podobnou mělkou práci nebo práci s nízkou hodnotou současně, nikoli sporadicky během celého pracovního dne.

Můžete například vyhradit čas na třídění e -mailů, plánování schůzek v kalendáři a odpovídání na oznámení. Všechny tyto úkoly s nízkou hodnotou byste mohli dávkovat pro nízkoenergetické části vašeho dne.

4. Použijte osobní Kanban

Vytvořením osobního systému Kanban můžete zajistit, že budete pracovat vždy jen na jednom úkolu. Můžete použít desku a poznámky, nebo si stáhnout aplikaci inspirovanou kanbanem Trello.

Jakmile se přihlásíte ke svému účtu Trello, vytvořte tři sloupce s názvem -dělat, dělá, a dokončeno. Zapište si všechny úkoly, na kterých chcete pracovat, v pořadí podle priority. Vezměte nejdůležitější úkol a přesuňte jej na dělá na něm začít pracovat.

Aby tato technika fungovala, stačí se ujistit, že ve vašem sloupci úkolů je v daném okamžiku pouze jeden nebo dva úkoly. To vám pomůže vyhnout se spuštění příliš mnoha úkolů najednou.

Stažení: Trello pro Android | iOS (Zdarma, k dispozici prémiová verze)

Příbuzný: Jak spravovat své úkoly pomocí japonské techniky Kanban

5. Procvičte si jedno-tablování

Na obrazovce může být právě otevřeno mnoho karet. V dnešní době je nemožné udržet relace procházení na jedné kartě. Je tak snadné nechat se rozptýlit při procházení webu, protože je plné rozptýlení.

Procvičování jednoho tabbingu je efektivní metoda, která vám pomůže soustředit se na úkol. Vsadíme se však, že pro začátek budete potřebovat pomoc. Můžete použít rozšíření jako xTab omezit počet karet, které otevřete.

Můžete také použít Momentum abyste si užili jeho nádherný obrázek na pozadí, přednastavenou oblast zaostření (nebo jakoukoli jinou připomínku) a inspirativní citát.

Najděte větší produktivitu v rámci jednoho úkolu

Díky jednorázovému úkolu si můžete být téměř vždy jisti, že jste zvládli své nejdůležitější úkoly efektivně a efektivně, protože jste na ně soustředili svou energii, čas a pozornost možný.

Jak upřednostnit své úkoly pomocí metody MoSCoW

Máte často potíže s plněním svých úkolů? Uspořádat a upřednostnit je může být vaše řešení a metoda MoSCoW s tím může pomoci.

Číst dále

O autorovi