Proč přepínání kontextu narušuje vaši produktivitu (a co s tím můžete dělat)

Kdy jste naposledy měli více než 30 minut nepřetržitého soustředění při práci na úkolu? Ve skutečnosti je pravděpodobné, že vás ztratíme e -mailem, zprávou Slack, upozorněním na nejnovější zprávy nebo videem na YouTube, než si přečtete tento článek.

Když roztříštíte energii a soustředíte se na tolik různých úkolů, nemůžete být tím nejproduktivnějším já. V tomto článku prozkoumáme přepínání kontextu a jak jej překonat.

Co je přepínání kontextu?

K přepínání kontextu, přepínání úkolů nebo multitaskingu dochází, když přecházíte z jednoho úkolu nebo činnosti na jinou, aniž byste dokončili předchozí, přesunuli pozornost a ztratili čas.

V praktickém smyslu se však domníváme, že přepínání kontextu nebo úkolů je přesnější termín pro popis toho, co mnoho lidí považuje za multitasking. Důvodem je, že ve většině případů pouze rychle přepínáme pozornost z jednoho úkolu na druhý, než abychom se soustředili na více úkolů současně, protože toto studie odhaluje, že náš mozek to nedokáže.

Přepínání úkolů se na povrchu může zdát neškodné. Mohlo by vás to dokonce přimět k přesvědčení, že vám to pomůže být efektivnější, ale přepínání kontextu je jako bourací koule, která nabírá na síle, aby zničila vaši produktivitu, protože toto

výzkum show.

K tomu dochází, protože váš mozek prochází refrakterní fází, než se vrátíte do předchozího úkol nebo spusťte další, protože se pokouší vybavit si, na čem jste pracovali, nebo se přizpůsobuje novému aktivita.

Přepínání úkolů při více příležitostech tedy hodně zatěžuje vaše kognitivní schopnosti. A co víc, složený stres z dotěrných myšlenek na nedokončené úkoly, které jste po sobě zanechali Zeigarnikův efekt kopy mohou vést k duševnímu přetížení a vyhoření.

To je čas, soustředění, energie a kreativita, které byste mohli využít k produktivní práci na svém projektu, který teče do kanalizace. Daň, kterou platíte za přepínání úkolů, je delší doba dokončení projektů a zvýšená pravděpodobnost chyb.

Proč propadáme přepínání kontextu

Pochopit, proč je tak snadné přeskakovat z jednoho úkolu na druhý a jak náročné je soustředit se, je klíčem k vytvoření účinného plánu, jak se bránit. Zde je několik důvodů, proč přepínáte kontext:

1. Rychlý přístup k obrovskému moři informací.
2. Váš mozek touží po novotě a rád se toulá.
3. Digitální nástroje jsou navrženy tak, aby soutěžily o vaši pozornost.
4. Přerušení oznámení z vašeho počítače a smartphonů.
5. Kultura „vždy zapnuto“ vytváří nadměrné pracovní nároky a zvyšuje očekávání okamžité reakce na e-maily nebo jiné zprávy atd.

Jak překonat přepínání kontextu

Vytvoření plánu pro řešení přepínání úkolů vám umožní zadat stav toku, který podporuje hlubokou práci, užijte si kratší doby plnění úkolů a nižší rezervu pro chyby a zmírněte práci z domova vyhořet.

To znamená, že zde je několik tipů a digitálních nástrojů, které vám pomohou lépe strukturovat svůj den a překonat přepínání úkolů:

1. Použijte správce digitálních úloh

Jedním z důvodů, proč máte tendenci měnit kontext, je to, že možná fyzicky pracujete na projektu, ale mentálně se soustředíte na jiný, čímž zvyšujete pravděpodobnost, že na něj skočíte. Sestavení plánu vám však umožní vybudovat svaly soustředění a soustředit se na úkol před vámi.

Můžete použít správce digitálních úloh jako Trello abyste později dostali z mysli všechny úkoly, na kterých plánujete pracovat, což vám umožní soustředit se pouze na ten, který máte po ruce. Úplně všechny tyto úkoly ze začátku bude náročné dostat z mysli, ale časem se v tom zlepšíte.

Stažení: Trello pro Android | iOS (Zdarma, k dispozici prémiová verze)

2. Vyberte správnou techniku ​​stanovení priorit

Techniky stanovení priorit jsou nejúčinnějšími nástroji, které vám pomohou soustředit se na nejdůležitější úkoly před přechodem na další. Umožňují vám posoudit všechny vaše úkoly a uspořádat je podle priority.

Můžete použít Metoda MoSCoW, nebo tyto další techniky stanovení priorit, abyste překonali přepínání kontextu a zvýšili svoji produktivitu. Jejich začlenění do rutiny vám pomůže rozlišit úkoly s vysokou hodnotou-ty, na které byste se nyní měli zaměřit, a úkoly s nízkou hodnotou-ty, které můžete delegovat na jiné nebo ignorovat.

3. Využijte blokování času a dávkování úkolů

Po vytvoření seznamu úkolů a uspořádání úkolů podle priority můžete do svého pracovního dne přidat další strukturu využitím dávkování úkolů a blokování času.

Dávkování úkolů znamená organizování úkolů jejich seskupením na základě podobnosti a jejich adresováním v nastaveném časovém bloku, nikoli jejich sporadickým zpracováním po celý den. Vyberte si například časový blok během dne pro opakující se nebo přímé úkoly, jako je odpovídání na e -maily.

Kromě toho můžete vytvářet časové bloky pro rekreační aktivity nebo úkoly, které s vaší prací nesouvisejí, jako je procházení kanálu Twitter nebo sledování videí na YouTube. Tato technika vám pomůže ušetřit čas, omezit rušivé vlivy a vyhnout se přepínání kontextu.

4. Dělejte pravidelné přestávky

Mnoho lidí stále považuje přestávky za luxus na pracovišti, ale není. Důvodem je, že hluboké zaměření na úkol nebo přepínání kontextu vyžaduje hodně energie. Přestávky jsou proto nezbytností, protože vám umožní odpočívat, dobít se a znovu se soustředit.

Můžete si zvyknout začlenit mikročipy po každém časovém bloku pomocí Metoda Pomodoro ke zvýšení vaší produktivity. Během těchto přestávek můžete dělat dechová cvičení, procházet se, protahovat se nebo dělat jakoukoli jinou činnost, která vás baví, aby se vaše mysl na pár minut zbavila práce.

5. Využijte asynchronní komunikaci

Jak jsme zmínili výše, rostoucí očekávání okamžité reakce na e -maily nebo jiné zprávy je jedním z hlavních důvodů, proč jsou lidé náchylní k přepínání úkolů. Asynchronní komunikace je komunikace, která neprobíhá v reálném čase.

Abyste překonali přepínání kontextu, můžete na svém pracovišti využívat a podporovat asynchronní komunikaci, zejména pokud jde o zprávy, které nejsou naléhavé. Můžete například použít interní Wiki vaší společnosti nebo sdílenou nástěnku k publikování aktualizací, které vaši kolegové mohou zkontrolovat, kdykoli mohou.

Získejte zpět své zaměření a produktivitu

Nejlepší způsob, jak dělat svoji nejproduktivnější práci, je soustředit se na jednu věc najednou. Pomocí těchto tipů a digitálních nástrojů můžete svůj mozek vycvičit k jednotlivým úkolům, zvýšit produktivitu a snížit stres.

Jak zvládnout jeden úkol pomocí technologie ke zlepšení produktivity

Soustředění se na jeden úkol najednou vám pomůže udělat více za kratší dobu. Zde je několik tipů a digitálních nástrojů, které vám pomohou zvládnout jednotlivé úkoly.

Číst dále

O autorovi