5 aplikací šetřících čas, abyste měli lepší schůzky online i offline

Pracující profesionálové nemohou uniknout tomu, aby se dostali na schůzky. Ať už virtuální nebo osobní, můžete trávit čas efektivněji a produktivněji, pokud k organizaci a správě schůzek používáte správné nástroje.

Principy vedení schůzky zůstávají stejné, ať už to děláte v konferenční místnosti nebo pomocí Zoom pro online schůzky. Musíte si stanovit agendu, mít jasný akční plán, mít tok pro interakce nebo Otázky a odpovědi a věnovat minutám následná opatření. Tyto bezplatné aplikace vám pomohou udělat vše, online i offline.

1. Hyperkontext (Web): Šablony schůzek zdarma a úvodní konverzace

Pokud se vaše schůzky příliš často nesledují, potřebujete Hypercontext. Je to doprovodná aplikace pro manažery, která poskytuje bezplatné šablony a úvodní konverzace jak pro osobní schůzky, tak pro týmové schůzky. Postupujte podle scénáře a nikdy nezmizíte z cesty nebo nepřijdete o něco důležitého.

Až budete přihlášeni, synchronizujte svůj kalendář a vytvořte nový pracovní prostor. Každý pracovní prostor má několik šablon pro individuální nebo týmová setkání, jako jsou týdenní a měsíční recenze, vzdálené individuální schůzky nebo týmová setkání, hodnocení výkonu, check-iny, standup meetingy, scrum, projektový management, čtvrtletní plánování atd na.

V každé šabloně uvidíte řadu otázek nebo položek agendy s naplánovanými časovými intervaly. Nebojte se je upravit, jak uznáte za vhodné. Když je schůzka zapnutá, můžete ke každé položce přidat „Další kroky“ a vytvořit si tak seznam úkolů. Můžete také pozvat kolegy do pracovního prostoru, aby spolupracovali na těchto akčních položkách. Je to trochu jako pořizování zápisů z jednání.

S účty Pro získáte další funkce, jako je sledování dalších kroků v průběhu času, přidávání cílů, kontrola minulých schůzek atd. To vše je přidanou hodnotou, pokud chcete za službu zaplatit. To znamená, že šablony bezplatné verze jsou dostatečným důvodem pro použití Hypercontextu.

2. Odložit (Web): Aplikace pro poznámky zdarma ke snadné organizaci a sdílení

Stanovení programu a pořízení zápisu ze schůzky jsou základními součástmi zajištění plodných schůzek. Jinak často najdete lidi, kteří říkají, že si nepamatují, když se o něčem diskutovalo. Adjourn je jednou z nejlepších bezplatných aplikací pro uchovávání záznamů o vašich schůzkách.

Na každé nové schůzce můžete pro každou poznámku vytvořit samostatné karty. Například vaše agenda je jedna karta, zatímco ostatní mohou být zpětná vazba, další kroky, minuty, návrhy atd. Každá karta je jednoduchý editor formátovaného textu, který podporuje Markdown a tabulky. Můžete použít principy nejlepší šablony minut schůzek v kterémkoli z těchto.

Na panelu vpravo najdete ostatní účastníky této schůzky a pozvete je, aby si prohlédli nebo upravili nástěnku Odročit. V položkách Akce můžete nastavit seznamy úkolů, přiřadit je lidem a přidávat popisy. Konečně, celkový panel Podrobnosti agendy pomáhá udržet schůzku na dobré cestě. Adjourn vám také umožňuje nahrávat soubory, k nimž mají ostatní během schůzky přístup.

Jakmile je schůzka hotová, můžete poznámky zaslat e -mailem všem účastníkům nebo si je stáhnout jako soubor PDF. Bezplatná verze Adjourn omezuje počet odeslání e -mailu, ale stahování PDF je navždy zdarma.

3. Vinná réva (Web): Snadná asynchronní setkání přes videohovory

Po bodu se tyto denní a týdenní schůzky začínají zdát spíše jako fuška než nutnost. Navíc, pokud se jedná o vzdálený tým, je také obtížné spojit všechny dohromady. Rostoucí trend k zvládnout přetížení schůzky je místo toho se rozhodnout pro asynchronní schůzky, které můžete stále provádět přes videohovory.

Pokud jste to nevěděli, probíhá asynchronní schůzka jako běžná schůzka, ale ne současně. Hostitel schůzky nejprve zahájí schůzku a stanoví program, všechny zaznamenané ve video zprávě, a odešle ji skupině. Poté může druhý účastník na něj v okamžiku výběru reagovat svou video zprávou. Ostatní účastníci pak mohou tyto zprávy zobrazit a odpovídat podle stanoveného pořadí hostitele nebo odpovědět osobě mezi nimi. Cílem je nechat lidi pracovat svým vlastním tempem a nenechat se neustále scházet na schůzkách.

Poměrně mnoho online aplikací umožňuje snadné asynchronní schůzky přes videohovory. Grapevine je jedním z nejjednodušších, jaké jsme kdy viděli, a umožňuje vám zaznamenávat 15minutové zprávy prostřednictvím webové kamery nebo záznamu na obrazovku. Můžete také zanechat komentáře a přidávat soubory k libovolnému příspěvku. Všechny zprávy se zobrazují v jednoduché chronologické časové ose. Bezplatná verze umožňuje až pět uživatelů a pro větší skupiny můžete upgradovat.

4. Dory (Web): Nejlepší pro správu Q & As a živé interakce publika

Vytvořeno bývalými zaměstnanci společnosti Google, Dory je zcela bezplatná webová aplikace (bez reklam, bez skrytých nákladů) pro správu relací Otázky a odpovědi a živé interakce s publikem, online i offline. Můžete jej také použít pro celopodnikové virtuální schůzky jako prostor pro posluchače, aby se mohli ptát na své otázky.

Aplikace má jednoduché rozhraní pro vytvoření nové události a pozvání spolupracovníků, kteří mají stejná oprávnění editora jako vy. Události mohou být veřejné nebo soukromé pouze těm, kteří mají odkaz. V hlavním panelu pak mohou účastníci pokládat otázky, na které může moderátor zařadit řečníky, aby na ně odpověděli. Otázky lze připnout, archivovat a hlasovat pro lepší viditelnost.

Dory také obsahuje šikovný panel Notes, který má dvě části. Jedním z nich je sdílený prostor Notes, kde mohou všichni organizátoři nebo editoři přidávat poznámky, které mohou všichni vidět. Druhý je soukromý poznámkový blok, upravitelný a viditelný pouze pro vás. Je to šikovný doplněk, který vám umožní udržet si minuty, přidávat a sdílet myšlenky a v případě potřeby i dávat pokyny.

5. Guma (Web): Tabule, tabule pro psaní a připravené šablony schůzek

Na fyzických schůzkách máte často konferenční místnost se společnou tabulí a psacím blokem pro každého člověka. Guma to přináší do virtuálního světa a poskytuje vám dvoupanelový poznámkový blok a digitální tabule zdarma.

Oba nástroje jsou poměrně snadno použitelné a můžete začít sdílet odkaz s ostatními online. Poznámkový blok podporuje Markdown pro formátování, zatímco tabule obsahuje běžné nástroje pro kreslení tvarů, textu a diagramů. Guma také obsahuje zvukový chat, pokud s ním nechcete používat aplikaci pro videohovory třetích stran.

Skvělou součástí jsou předinstalované šablony. Guma rychle vytáhne celou desku Agile Sprint, vývojový diagram, graf plaveckých pruhů nebo schůzku na stand-up schůzce, abyste pak mohli vyplnit hodnoty podle schůzky. Funguje skvěle a zefektivní vás.

Nebojujte s tím pořád

Tyto nástroje a aplikace zefektivní mnoho vašich schůzek, ale ne všechny. A to je v pořádku. Nesnažte se na každé schůzce maximalizovat produktivitu a efektivitu, někdy budou nudní a budou vypadat jako ztráta času. I když polovinu z nich zefektivníte, najdete velkou změnu. A pro druhou polovinu se bavte hraním Setkání Hell Bingo.

6 jednoduchých způsobů, jak zefektivnit vaše schůzky

Pokud chcete vědět, jak vést úspěšnou týmovou schůzku, podívejte se na těchto 6 zásadních rad, kterými byste se měli řídit.

Číst dále

O autorovi