5 nejlepších funkcí sklizně pro sledování času, podávání zpráv a fakturaci projektů

Řízení času je klíčové pro produktivní a efektivní řízení projektů.

Úspěch a ziskovost každého projektu závisí na tom, jak využijete svůj čas. Pokud věnujete veškerý svůj čas jednomu projektu, abyste jej dokončili týdny před termínem, možná z toho nebudete mít zisk. Podobně, pokud nevyhradíte přiměřený čas na dokončení projektu včas, klient s vámi nemusí zůstat.

Proto potřebujete nástroj pro správu času, který vám automaticky pomůže spravovat vaše projekty. V tomto článku budeme diskutovat o tom, jak může Harvest spravovat sledování času, vykazování a fakturaci.

Co je sklizeň?

Sklizeň je cloudová aplikace pro fakturaci a správu času, která je kompatibilní s vašimi počítači se systémem Windows PC, MacOS, iPhone nebo Android. Podporuje také Chromebooky prostřednictvím rozšíření pro Chrome.

Aplikace podporuje účtování a fakturaci za hodinu podle projektu. Je to tedy dokonalý nástroj pro nezávislé pracovníky, majitele podniků jakékoli velikosti a dokonce i pro globální podniky. K ovládání aplikace nemusíte procházet žádnou křivkou učení.

Free a Pro jsou jediné dva plány předplatného pro tuto aplikaci. Pokud potřebujete spravovat svůj vlastní časový rozvrh a až dva projekty najednou, můžete si vybrat bezplatný plán. Pokud však chcete řídit tým, můžete se rozhodnout pro plán Pro za 12 $/měsíc/místo pro neomezené projekty.

Stažení: Sklizeň pro iOS | Android | Okna | Operační Systém Mac (Je vyžadováno předplatné, k dispozici je bezplatná zkušební verze)

Níže jsou uvedeny funkce aplikace, které by měly zvýšit produktivitu vašeho projektu:

1. Sledování času a hlášení

Ačkoli jsou členové vašeho týmu zodpovědní za vyplňování jejich výkazů v reálném čase, můžete pro ně také zadat čas hromadně. Pomáhá při opravě průběhu projektu nebo při dodržování fakturačních požadavků klienta.

Systém barevného kódování úkolů a časových rozvrhů vám umožňuje sledovat, který člen pracuje na jakém úkolu. Můžete také zjistit, který člen týmu dodržuje termíny nebo zaostává. V souladu s tím můžete dále upřednostňovat úkoly projektu tak, aby byl dodržen celkový termín klienta.

Aplikace kategorizuje vykazování času do čtyř základních kategorií, kterými jsou:

1. Úkoly: Barevně rozlišený sloupcový graf zobrazuje čas strávený na základě úkolů.
2. Projekty: Můžete porovnat produktivitu projektu porovnáním projektové distribuce času.
3. Týmy: Můžete jít co nejpodrobněji vytvořením časových zpráv na úrovni jednotlivce.
4. Klienti: Tato časová zpráva ukazuje čas strávený na úkolech a projektech pro jakéhokoli konkrétního klienta.

Časová zpráva z aplikace Sklizeň zobrazuje data, jako jsou sledované hodiny, nevyfakturované částky, zúčtovatelné hodiny a zúčtovatelné částky.

2. Správa týmu a projektů

Pokud na tom potřebujete zapracovat, může to pro vás být náročné správa výkazů pro členy vašeho týmu. Aplikace Harvest vám pomůže bez námahy spravovat vzdálené nebo hybridní týmy, aniž byste ohrozili svůj seznam úkolů.

Harvest vytváří snadno čitelný řídicí panel. Proto můžete na první pohled rychle pochopit, co se děje. Řídicí panel odhaluje strukturovaná data, jako jsou následující:

• Kdo sleduje svůj čas a kdo ne?
• Jaký je trend účtovatelného sledování hodin podle zdroje?
• Existují nějaké rozdíly mezi úkoly, které jste jim přidělili, a úkoly zobrazujícími splnění?
• Využívá váš tým správně zúčtovatelné hodiny k produktivní práci?

Ve sloupcovém grafu pro každého člena týmu světle modrá barva představuje kapacitu a tmavě modrá barva představuje zúčtovatelné hodiny. Pokud vidíte, že pruhy zčervenají, znamená to, že člen týmu je mimo kapacitu.

Také se můžete stát tak podrobnými, jak chcete, při správě projektových zdrojů a fakturovatelných hodinách. Podrobná zpráva o projektu vám sděluje následující:

• Celkový čas přihlášení k projektu na zdroj.
• Pokud jste dostatečně blízko časovému rozpočtu.
• Pokud dosáhnete nákladového rozpočtu projektu.
• Celkový počet nefakturovaných hodin.
• Časová osa postupu projektu podle oddělení.
• Automatická upozornění, která vás varují před možnými problémy s plánováním.

Harvest vám umožní mít přehled o svých projektech a také vytvářet přesné prognózy pro budoucí projekty.

3. Rozvrh hodin

Uživatelsky přívětivé rozhraní aplikace vám umožňuje zadávat nové úkoly do denního rozvrhu určeného projektu. Kliknutím na tlačítko sledování času spustíte časomíru, která zaznamenává čas při práci na úkolu. Pokud si uděláte přestávku, můžete sledování času u tohoto konkrétního úkolu pozastavit.

Některé projekty vás mohou také požádat, abyste zaznamenali přestávky. Můžete spustit časovač pro úkoly, které jsou pro přestávky. Tato praxe zajišťuje efektivní a přesné sledování času celého pracovního dne.

Aplikace Harvest automaticky vypočítá náklady pro vašeho klienta v závislosti na rychlosti, kterou krmíte při vytváření projektu. Také vám dává možnost zadat podrobnou poznámku k úkolům pro budoucí použití.

Můžete také vytvořit formulář týdenního nebo měsíčního výkazu pro každodenní sledování času. Když se rozhodnete pro takové pracovní výkazy, Harvest sečte hodiny, které jste odpracovali na každém úkolu za celý týden nebo měsíc, a automaticky vytvoří fakturu.

4. Generování faktury

Časové rozvrhy můžete převést na profesionální faktury pomocí Harvest, což je jedna z nejlepších bezplatných fakturačních aplikací. Faktury můžete svým klientům zasílat e -mailem, protože jsou plně digitální. Faktury strukturovaně zobrazují podrobné fakturovatelné hodiny na základě každého úkolu projektu.

Můžete pracovat pro libovolného klienta, protože aplikace podporuje více než 180 měn. Kromě toho automatizuje platební systém prostřednictvím aplikací, jako je Stripe nebo PayPal. Fakturační modul aplikace má také systém připomenutí, který klienta informuje o splatnosti platby.

Kromě toho vám aplikace umožňuje vytvářet přehledné a profesionální zprávy o příjmech, které odrážejí ziskovost vašeho projektu. Filtry můžete použít k řazení dat na základě konkrétního klienta nebo projektu.

5. Automatizace pracovního postupu projektu

Pomocí aplikace Harvest můžete automatizovat sledování času a fakturační pracovní postup svého projektu. Tato aplikace se integruje s více než 100 aplikacemi produktivity. Pokročilé scénáře automatizace můžete dále vytvářet pomocí nástrojů, jako jsou Zapier a IFTTT.

Příbuzný: Bezplatné alternativy Zapier ke snížení pracovní zátěže a zvýšení produktivity

Aplikace může sledovat čas v jiných aplikacích pro správu projektů, jako jsou Trello, Asana, Basecamp atd., Prostřednictvím integrací. Pomocí integrace Slack můžete také vytvářet položky časového rozvrhu nebo spouštět časovač ze zpráv Slack.

Pokud spravujete své vlastní daně pomocí aplikací, jako jsou QuickBooks, FundBox nebo Xero, můžete importovat údaje o výdajích a fakturách z Harvest. Stručně řečeno, Harvest se stává jedním zdrojem pravdy pro týmové a projektové řízení.

Začněte sledovat svůj čas pomocí chytrých aplikací

Nyní, když znáte funkce aplikace Harvest, můžete pro své projekty nasadit správnou aplikaci pro správu času. Můžete použít tuto aplikaci nebo jakoukoli jinou aplikaci pro správu času, protože většina pokročilých aplikací pro sledování času často nabízí poněkud podobné základní funkce.

Zásadní je, že musíte jeho použití vynutit správným způsobem, abyste udrželi produktivitu vy i váš tým.

10 nejlepších funkcí lékaře pro sledování produktivity vašeho týmu

Time Doctor vám umožňuje sledovat vaše projekty a produktivitu vašeho vzdáleného týmu. Zde jsou jeho nejlepší funkce k použití!

Číst dále

O autorovi