7 tipů a nástrojů pro komunikaci s klienty a týmy v reálném čase

Jako nezávislý pracovník nebo vzdálený pracovník budete možná muset pracovat s klienty a kolegy v různých časových pásmech. To však neznamená, že musíte být vždy k dispozici pro reakci v reálném čase, a to i za cenu ztráty soustředění a koncentrace.

Implementací několika strategií se můžete vyhnout vyčerpání při zachování hladkého vztahu s ostatními zúčastněnými stranami. Zjistěte, jak to provést, pomocí následujících tipů a nástrojů.

1. Následné rozhodování/sdílení zpětné vazby

Budete-li potřebovat okamžitou zpětnou vazbu nebo následné kroky, budete potřebovat komunikaci v reálném čase. Nadměrná komunikace vás může zbavit starostí s neustálou dostupností pro rychlou reakci. Pokud svému klientovi nebo kolegům poskytnete všechny potřebné informace, nemusí vaše sdělení objasnit.

Proto se nevyhýbejte vysvětlování věcí v úplném popisu. Někdy není okamžitá zpětná vazba vhodná nebo úplná. Může to také způsobit nedorozumění. Zpožděná zpětná vazba vám pomůže vyhnout se nelogickým výbuchům a umožní vám poskytovat promyšlenější reakce.

Důkladnou a jasnou komunikací se svými klienty a týmem se vyhnete zbytečnému přepínání tam a zpět. Existují různé online aplikace pro psaní poznámek, například Supernotes. Můžete je použít k dosažení téměř dokonalých zpráv.

Vy a váš spolupracovník můžete zanechat poznámky ke stejnému souboru poté, co si navzájem projdete odpovědi prostřednictvím sdílených poznámek a dokumentů.

2. Plánujte dopředu, abyste umožnili přiměřené zpoždění v době odezvy

Některé projekty a úkoly mohou vyžadovat okamžitou odpověď od vašich klientů nebo členů týmu, zatímco pozdní odpověď může mít za následek zpoždění projektu. Je to jeden z hlavních důvodů, proč mnoho lidí obhajuje komunikaci v reálném čase při práci na dálku.

Asynchronní komunikace je však v těchto případech také proveditelnou možností, pokud můžete naplánovat úkoly a dílčí úkoly. Investujte dostatek času na vytvoření eskalačního pracovního postupu, který umožní vašemu týmu řešit mimořádné situace. Zvažte rozdíl v časovém pásmu a naplánujte nezávislé úkoly během zpoždění odezvy.

Bude užitečné integrovat aplikaci kalendáře s nástroje pro správu úkolů, jako je Asana. Proto pokaždé, když vytvoříte událost, bude tato aktualizace k dispozici v aplikacích pro správu úkolů, které budou moci všichni sledovat.

3. Nahrávání obrazovky/digitální tabule k demonstraci chyb

Představte si, že je v softwaru složitá chyba. Nyní musíte celou věc popsat prostřednictvím psaní vzdálenému týmu! Nemluvě o otázkách, které se objevují mezi nimi na druhém konci, a ztrácíte se.

Všem těmto komplikovaným situacím se můžete vyhnout pomocí aplikací pro záznam obrazovky. Předveďte a zaznamenejte chybu softwaru pomocí bezplatného rekordéru obrazovky, jako je ActivePresenter nebo Apowersoft. Můžete také zahrnout zvuk, abyste problém popsali slovně, abyste předešli nejasnostem.

Příbuzný: Nejlepší bezplatné rekordéry obrazovky pro uložení vašich online setkání

Můžete také použít online tabule jako Freehand k popisu chyb aplikace nebo webu. Tyto aplikace jsou vhodné pro vzdálenou spolupráci. Váš kolega může pracovat na vašem souboru na tabuli a nechat si tam poznámky, abyste si jej mohli prohlédnout, až budete na řadě.

Čím více můžete snížit potřebu audio/video komunikace, tím více se kolegové a klienti budou moci soustředit na to, na čem opravdu záleží. V současné době můžete snadno vytvořit podrobný pracovní postup svého projektu a digitálně jej zpřístupnit všem ostatním zúčastněným. K tomu můžete použít aplikace pro spolupráci jako Jira.

Kromě podpory vizuálního pracovního toku vašich úkolů vám tyto komplexní aplikace umožňují přidávat komentáře k úkolům. Tyto komentáře pomáhají rychle najít požadované informace a tím zefektivnit diskuse.

Pokud například klient potřebuje vědět o průběhu projektu, může se podívat do komentáře úkolu a zjistit splněné úkoly. Ušetří jim to odesílání zpráv a zároveň jim okamžitě poskytne potřebné informace.

5. Vytvářejte a definujte sprinty pro projekty

Pokud jste součástí týmu, který sleduje agilní nebo skrumážní pracovní postup, víte, že spolupráce a komunikace v reálném čase jsou nepostradatelnými součástmi vaší práce. Přesto můžete snížit závislost na okamžité komunikaci správným definováním sprintů.

Při vytváření sprintu nezapomeňte odpovědět na zřejmé otázky, jako jsou cíle nebo záměry, plány, zdroje, nevyřízené položky, kapacita, pracovní proces, termíny atd. Přihlašovatelé vám tedy tyto otázky nepoloží a okamžitě začnou pracovat.

Pomoc můžete získat také z různých bezplatných nástrojů pro správu projektů podporovaných Scrumem iceScrum. Tyto aplikace umožňují vaší týmové práci efektivně s minimálním požadavkem naléhavé reakce.

6. Distribuujte záznamy ze schůzek, abyste minimalizovali únavu ze schůzek

Být součástí vzdáleného týmu někdy znamená účastnit se řady schůzek, které kompenzují fyzickou vzdálenost. Může to vést k situaci zvané únava zoomu, která není dobrá pro vaši produktivitu. Místo toho se můžete soustředit na alternativní komunikační kanály a odmítnout žádosti o schůzku během soustředěné práce.

Je důležité účastnit se schůzek pro strategické diskuse nebo cílené programy. Na vyřešení většiny zbývajících záležitostí se však můžete spolehnout na textovou komunikaci. Kromě toho by nahrávání schůzek mělo být povinné.

Každý, kdo to zmeškal, si tedy může nahrávku pohodlně zkontrolovat a nahlédnout do ní. Pomocí VLC můžete nahrávat schůzky Zoom nebo pomocí funkce nahrávání Google Meet zaznamenávat schůzky Meet. Obě tyto aplikace jsou zdarma, takže vás nestojí žádné peníze navíc.

7. Využití digitálního kalendáře správným způsobem blokováním času

Jedním z hlavních důvodů pro volbu nehlasové komunikace je mít nepřetržitý produktivní čas. Ačkoli nám to pomáhá dosáhnout významného pokroku v projektu nebo úkolu, lidé to neoznačují do kalendáře, jako když označují schůzku nebo prezentaci. Výsledkem je, že ostatní členové týmu o tom obvykle nemají ani ponětí.

Do svého kalendáře si však můžete poznamenat čas na nějakou hlubokou práci, aby o něm ostatní věděli. Prázdné místo v kalendáři znamená, že máte volno na schůzku nebo posílání SMS zpráv. Pokud v kalendáři zablokujete čas, zdrží se plánování schůzek nebo zasílání textových zpráv.

Můžete použít bezplatné nástroje kalendáře, jako je kalendář Google nebo TeamUp zablokovat svůj čas. Ostatní se proto stanou ohleduplnými a budou více záviset na online komunikaci, jako jsou e -mailové a projektové diskusní kanály.

Komunikace nemusí být vždy okamžitá

Zatímco pracujete z domova nebo jste součástí hybridního týmu, komunikace v reálném čase si vás může vybírat.

Vyzkoušejte tyto tipy a nástroje pro online komunikaci, abyste nebyli zahlceni. Protože vám umožní pracovat bez přerušení, uvidíte zvýšení své každodenní produktivity.

9 nejlepších bezplatných aplikací, které zvýší vaši osobní produktivitu

Na výběr je tolik aplikací a nástrojů pro produktivitu. Ale jen několik z nich se zaměřuje na zlepšení vaší osobní produktivity. Zkontroluj je!

Číst dále

O autorovi