10 osvědčených postupů, které by měl znát každý uživatel SharePointu

SharePoint je součástí Microsoft 365, která vám umožňuje profesionálně spravovat dokumenty a obsah. Ať už jste administrátor nebo koncový uživatel, znalost a implementace osvědčených postupů zajistí, že obsah bude moci bez problémů používat každý.

V tomto článku se naučíte, jak používat SharePoint nejefektivněji.

1. Zajistěte konzistenci názvů souborů

Konzistence je klíčem k úspěchu a platí to i v případě SharePoint. Protože SharePoint může ukládat mnoho dokumentů, musíte mít konzistentní pojmenování souborů.

Možná jste si všimli, že některé výsledky vyhledávání obsahují nejasná jména souborů. V důsledku toho musíte otevřít každý soubor, abyste našli požadovaný soubor. Je to namáhavá práce a dělá vás neproduktivní. Kromě toho může být nalezení příslušného souboru z tisíců dokumentů téměř nemožné, pokud různí spoluhráči dodržují různé styly pojmenování.

Příbuzný: Co je to Microsoft SharePoint? Vlastnosti a výhody používání

Protože SharePoint je sdílená platforma, diskutujte s ostatními, abyste zvolili konvenci pojmenování. Vy a vaši spoluhráči proto můžete rychle najít jakýkoli soubor nebo dokument.

2. Označit dokumenty

Navzdory dodržování jediné konvence pojmenování můžete mít potíže s nalezením požadovaného dokumentu. Aby vám Microsoft Search zobrazoval konkrétnější a relevantnější výsledky, označte své dokumenty. Značkování funguje podobně jako žánr filmu nebo kanálu televizního seriálu.

Pomůže vám najít všechny soubory, které patří do stejné kategorie. Chcete -li přidat značku, přejděte do knihovny a přidejte nové pole kategorie, jako je datum vytvoření, poslední změna atd. Nyní u každého dokumentu zahrňte odpovídající data, která budou fungovat jako tag. Tímto způsobem získáte přesné výsledky ze služby SharePoint.

3. Zabezpečte dokumenty pomocí funkce zámku

Zabezpečení dat služby SharePoint nezávisí pouze na správcích infrastruktury IT. Jako koncový uživatel můžete hrát svou roli také zamčením dokumentů. Tato funkce zajišťuje, že žádná neoprávněná osoba nemůže provádět žádné změny sdílených souborů nebo dokumentů.

Aktivací integrované funkce správy záznamů můžete dokument zamknout a odemknout. SharePoint také zobrazí vedle svého názvu ikonu, aby každý věděl o svém zvláštním stavu. Toto nastavení můžete přidat do pracovního postupu, který dokument po schválení automaticky zamkne.

4. Rychle zkopírujte seznamy a knihovny

Vytvoření seznamu nebo knihovny, přidání metadat, vytváření zobrazení - celý proces vytvoření knihovny nebo seznamu ve službě SharePoint trvá mnoho hodin. Tento hektický úkol může být světský, pokud musíte tyto seznamy nebo knihovny vytvářet vícekrát.

Proto byste měli vědět, že je možné zkopírovat seznam z jakéhokoli webu SharePoint se správným přístupem. Proces kopírování je navíc jednoduchý a můžete zkopírovat téměř celou konfiguraci. Kopírování formátování pro knihovny nebo seznamy vám pomůže ušetřit čas na novém projektu.

5. Naučte se obnovit ztracená data knihovny

Náhodné vymazání klíčových dat může vašemu týmu způsobit nenapravitelné škody. Proto musíte znát základy obnovy odstraněných a ztracených dat z vaší knihovny SharePoint.

Příbuzný: Způsoby, jak opravit OneDrive, když nemůžete otevřít soubory

Pokud to víte, nemusíte při obnově dat záviset na nikom jiném. Tím pádem nakonec ušetříte svůj čas a další jednotlivce, kteří by s vámi mohli pracovat na tomto neproduktivním úkolu.

Nejprve vytvořte zásadu obnovy dat pro SharePoint a použijte ji správně. Proces obnovy vám umožní obnovit data po určitou dobu. Pamatujte, že obnovení dat z dřívější doby znamená, že přijdete o změny, které jste provedli po této době.

6. Spravovat žádost o přístup

Představte si, že jste sdíleli odkaz s kolegou prostřednictvím e -mailu a odešli na den. Když se tato osoba pokusí otevřít odkaz, zjistí, že k tomuto souboru nemá přístup. Očividně mohou požádat o přístup k souboru, ale nemají ponětí, kdo může sdílet schválení a dobu obratu. Někdy může oznámení o žádostech o přístup k souborům dostávat více vlastníků týmových webů.

Je také možné, že si každý z nich bude myslet, že ostatní požadavek přijmou. V důsledku toho osoba, která požádala o přístup, nikdy nedostane odpověď. Abyste se těmto problémům vyhnuli, můžete nastavit konkrétní e -mail podpory, který bude takové žádosti řešit.

7. Omezit oprávnění knihovny

Hromadné povolení přístupu do knihovny je škodlivé pro zabezpečení dat. Abyste se vyhnuli takovým scénářům, musíte omezit přístup ke knihovně na jakémkoli webu SharePoint.

Pokud máte knihovny, ke kterým potřebuje přístup pouze tým HR, můžete ostatním omezit přístup k tomuto webu SharePoint. K tomu pojmenujte knihovnu a v popisu popište její zvláštní stav.

8. K rozřazení týmových webů použijte rozbočovače

Najít weby podobných kategorií z celé kolekce webů SharePoint může být náročné. Seskupovat podobné nebo související weby však můžete prostřednictvím virtuální skupiny, která se nazývá rozbočovače.

Pokud například potřebujete sdílet jeden web z každého projektu se svými klienty, můžete vytvořit rozbočovač a seskupit všechny weby v něm. Vyhledávání a sdílení podobných webů se tak stává bezproblémovým a časově méně náročným pro každého.

9. Vědět, kdy používat různé typy stránek

Při používání SharePointu narazíte na dvě hlavní šablony webů. Říká se jim týmový web a komunikační web. Oba typy mají různé využití a jeden z nich si musíte vybrat na základě svého projektu.

Pokud se chcete podělit o oznámení nebo propagaci se svými spoluhráči, je skvělé použít komunikační web. Je ideální, když máte více čtenářů/zaměstnanců ve srovnání s přispěvateli.

Týmový web je vhodné pro projektovou spolupráci s malým týmem. Také jej použijte, pokud máte mnoho přispěvatelů.

10. Nastavení přizpůsobených zobrazení

Jednou z funkcí SharePointu, o které možná víte, je vytváření přizpůsobených zobrazení na základě vašeho výběru. SharePoint navíc nabízí několik filtrů a přepínačů pro správu dokumentů. Umožňuje vám zobrazit další podrobnosti o metadatech, filtrovat soubory podle vašeho výběru, třídit soubory v různých pořadí, skupinové soubory v jedné nebo více skupinách atd.

Každý člen týmu si může vytvořit přizpůsobené zobrazení přístupné pouze pro něj. Neomezuje to zobrazení knihovny pro každého. Kromě toho můžete vytvořit veřejné zobrazení, pokud máte spoluhráče s podobnými požadavky na zobrazení.

Snadný SharePoint

SharePoint je o správě obsahu, a to by nemělo být složité a všední. Vy a váš tým můžete ze SharePointu vytěžit maximum dodržováním výše uvedených standardních postupů.

Pokud jste začátečník, jsou to ideální tipy, jak začít nástroj používat produktivně a bez nepořádku. Kromě toho vám doporučené postupy pro SharePoint pomáhají dělat věci bez námahy.

Produktivita 101: Jak použít metodu Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done od Davida Allena je jedním ze základních pilířů osobní a profesionální produktivity. Zde je návod, jak jej můžete použít.

Číst dále

O autorovi