6 nejlepších softwarů pro správu dokumentů pro firmy

Pokud stále používáte fyzické způsoby uchovávání souborů a papíru, přicházíte o hodně. Fyzické ukládání souborů zabírá příliš mnoho úložného prostoru. Vždy potřebujete skříně, což činí hledání a sledování konkrétního souboru docela náročným.

Alternativně vám software pro správu dokumentů umožňuje snadnou správu neomezeného počtu souborů. Navíc jsou relativně bezpečnější a flexibilnější, což usnadňuje spolupráci více členů týmu na jednom dokumentu.

Pojďme tedy zjistit, jaký software pro správu dokumentů můžete použít ke správě souborů.

1. Bitrix24

Je to zabezpečená platforma pro ukládání vašich osobních a spolupracujících souborů. Více než 5 milionů uživatelů jim důvěřuje po celém světě a používá tento software ke správě svých souborů.

Nabízí tři různé typy úložiště pro vaše dokumenty:

• Moje jízda: Zde můžete ukládat své osobní soubory.
• Skupinová jízda: Je to nejlepší pro týmovou spolupráci studentů a malých podniků.
• Firemní pohon: Toto je nejlepší pro společnosti s více zaměstnanci.

Navíc si můžete vybrat ukládejte své dokumenty v cloudu nebo on-premise úložiště, v závislosti na vašich potřebách. A procházejte více souborů zadáním jejich názvu nebo krátkého popisu. Všechny jsou uloženy v knihovně dokumentů.

Dokumenty se vám mohou také líbit a ponechat je v horní části výsledků vyhledávání pro rychlý přístup. Tento nástroj také umožňuje přidávat komentáře k dokumentům a uchovávat více verzí dokumentů s historií úprav. Usnadňuje sledování změn v budoucnosti. Kromě toho můžete také použít různé aplikace k úpravě dokumentu.

Z bezpečnostních důvodů vám Bitrix24 umožňuje zamknout dokument kliknutím na tlačítko zámku. Díky tomu je dokument pro ostatní lidi nepřístupný. Software má bezplatné i placené verze. Můžete získat jeden na základě vašich potřeb.

2. eFile Cabinet

Ať už jste student, malý dodavatel nebo máte velkou společnost s více zaměstnanci, můžete tento nástroj použít k uchování a organizaci dat a souborů. Umožňuje vyhledávat v souborech pouhým zadáním jejich názvu do vyhledávacího pole.

Můžete také získat rychlý přístup ke konkrétním souborům tím, že je ponecháte v portfoliu a zautomatizujete si pracovní postup pomocí tohoto softwaru, protože automaticky ukládá vámi nahrané dokumenty. Umožňuje úložiště na místě i v cloudu.

Kromě toho nemusíte jeho aplikaci uchovávat na všech svých zařízeních. Ke svým souborům můžete přistupovat odkudkoli na světě pomocí webového prohlížeče. K údajům však mohou z bezpečnostních důvodů přistupovat pouze určití lidé s heslem. Oprávnění se uděluje zaměstnancům na základě jejich rolí.

Všechny soubory, které jste sdíleli, jsou šifrované a musíte si projít dvoufaktorová autentizace. Pro větší pohodlí můžete také nastavit ověřování na základě IP nebo umístění.

Kromě toho, pokud jste společnost nebo samostatný podnikatel, rádi byste věděli, že tento software také umožňuje podepisování smluv. Pro usnadnění práce můžete software integrovat s aplikacemi třetích stran, jako jsou DocuSign, Salesforce a Microsoft Office.

3. Disk Google

S více než 1 miliardou aktivních uživatelů měsíčně a 6 milionů placených uživatelů, je Google zatím nejoblíbenějším řešením pro ukládání souborů. Lidé jej používají pro osobní, týmové a firemní ukládání souborů.

Umožňuje bezproblémovou integraci s cloudovými aplikacemi. Navíc podporuje více formátů, takže můžete soubor uložit bez přepínání jeho typu - například PDF, Word a další. Pohodlné je také vyhledávání dokumentů na Disku Google. Stačí zadat jméno a je to!

Poskytuje sdílený prostor pro členy týmu. Data však zůstávají pro cizince nedostupná díky své funkci DLP (Data Loss Prevention).

Tento software vám umožňuje ukládat dokumenty a také je vytvářet, prohlížet a upravovat. Navíc pokud tyto dokumenty upravíte pomocí tohoto nástroje, uchová historii provedených změn. Tímto způsobem nemusíte uchovávat více verzí souboru. Všechny jsou uloženy v jednom dokumentu.

Disk Google poskytuje všem svým uživatelům bezplatné úložiště až do velikosti 15 GB. Pokud potřebujete více úložiště než toto, budete si muset pořídit prémiový tarif.

4. Soutok

Toto je další skvělý nástroj pro sdílení souborů v cloudu, který vám umožňuje uchovávat a organizovat soubory. Přes 130 000 uživatelů celosvětově důvěřujte této platformě svými dokumenty a soubory.

Pomocí tohoto softwaru můžete své dokumenty organizovat dvěma způsoby:

• Stránky: Můžete vytvářet a upravovat stránky a diskutovat o nich se svými zaměstnanci.
• Prostory: Zde jsou uloženy všechny vaše stránky. Ať už jde o jednotlivce, členy týmu nebo jiné projekty.

Tento nástroj nabízí pokročilé funkce pro vyhledávání a načítání dokumentů, více než 75 přizpůsobitelných šablon a funkce pro komentáře a úpravy. Navíc pokud někdo z týmu zadá úkol jinému členovi týmu, bude upozorněn na včasné akce.

Kromě toho můžete řídit oprávnění k dokumentům a spravovat, kdo k nim má v týmu přístup. Je zdarma až pro 10 uživatelů. Pro cokoli jiného budete muset koupit jeho prémiovou verzi.

5. SharePoint Online

S přes 190 milionů lidí Díky přístupu k funkcím služby SharePoint Online je to nástroj společnosti Microsoft, který vám umožňuje organizovat dokumenty, týmy a pracovní postup.

Kromě ukládání souborů můžete pomocí tohoto nástroje vytvářet a upravovat dokumenty a používat ho ke spolupráci s více členy týmu. Umožňuje aktualizovat metadata souborů a umožňuje rychlé vyhledávání.

Tímto způsobem, pokud zapomenete název souboru nebo máte více souborů se téměř stejným názvem, můžete dokument najít pouhým zadáním některých slov zapsaných v metadatech. Nástroj je k dispozici také pro mobilní aplikace. Chcete -li jej však používat, musíte získat předplatné 5 $ měsíčně.

6. Tracer papíru

Dalším softwarem pro správu dokumentů v seznamu je Paper Tracer. Je určen pro malé, střední a podnikové podniky.

Pomáhá vám automatizovat vaše smlouvy, digitalizovat dokumenty a sledovat a hlásit všechny uložené soubory. Navíc je kompatibilní s HIPAA, což znamená, že dodržuje bezpečnostní zákon a zabraňuje jakémukoli úniku dat. Poskytuje také možnost elektronického podpisu. Proto je to skvělý nástroj pro zdravotnictví, právní záležitosti nebo jakékoli podnikání, které dokončuje projekty na základě smlouvy.

Software nabízí komplexní řešení pracovních toků a nabízí cloudovou implementaci. Je to dobrý nástroj pro malé podniky s až 10 zaměstnanci a střední společnosti se 100 zaměstnanci a více.

Vyberte si software pro správu dokumentů

Pokud stále fyzicky ukládáte soubory a procházíte všemi potížemi, je na čase přestat.

Seznam nabízí více softwaru, který poskytuje spoustu bezplatného úložiště. Začněte s nimi a usnadněte si uchovávání, organizaci a správu souborů ve spolupráci mnoha členů týmu.

10 nejlepších nástrojů pro přepis video setkání na dokumenty, které lze sdílet

Přepisy aplikací vám umožňují převádět zvukové a video soubory na text, který můžete sdílet. Zde jsou některé z nejlepších nástrojů, které k tomu můžete použít.

Číst dále

O autorovi