9 nejlepších způsobů, jak spravovat svůj tým v Microsoft Teams

S Microsoft Teams mohou vzdálení členové týmu bezproblémově spolupracovat a zvýšit produktivitu.

Vedoucí týmu však musí dohlížet na používání této platformy, aby zabránil jakýmkoli neočekávaným okolnostem, jako jsou úniky dat a neoprávněný přístup. Zjistěte, jak spravovat Microsoft Teams pro vzdálené týmy.

1. Strategie vytváření týmu a pojmenování

Všechny hlavní zúčastněné strany by měly mít možnost vytvořit nový tým Týmy společnosti Microsoft. Tato funkce by však neměla být přístupná každému. Omezit oprávnění k vytváření týmu na administrátory, manažery nebo lidi, kteří potřebují přístup.

Pokud neznáte účel nebo funkci týmu, bude obtížné je řídit. Proto ve své Azure Active Directory používejte efektivní konvenci pojmenování.

Konvence pojmenování odkazuje na konzistentní styl nebo strukturu pojmenování, kterou bude každý tým dodržovat. Tento styl pojmenování vám pomůže znát popis týmu, funkci, geografickou oblast, jméno tvůrce atd.

2. Definujte životní cyklus pro data a zprávy

Zásady uchovávání dat na míru jsou pro každý tým zásadní. Zprávy si tedy můžete uložit na pevné časové období a texty po této době automaticky zmizí, když je nepotřebujete. Analyzujte své projekty a podle toho nastavte čas pro uchování zpráv.

Stejný postup byste měli použít na data svého týmu definováním životního cyklu. Podle společnosti Microsoft cyklus začíná, když vytvoříte tým a nastavíte kanál. Uprostřed cyklu je, když tým aktivně spolupracuje. Konec cyklu znamená, že tým dosáhl konce života po splnění zamýšlených úkolů.

3. Regulovat externí přístup

Výchozí nastavení Microsoft Teams umožňuje členům týmů jiných organizací přistupovat ke komunikačním datům. Umožňuje také nastavit schůzky s externími partnery, kteří používají Teams nebo Zoom.

Příbuzný: Nejlepší virtuální pozadí pro jakoukoli schůzku

Toto nastavení použijte opatrně ke kontrole, kdo má přístup k vašim organizačním datům. Pro kontrolu přístupu můžete vložit konkrétní doménu do seznamu blokovaných nebo některé domény odblokovat.

Zatímco externí přístup je pro ostatní členy vaší organizace, přístup pro hosty znamená umožnit lidem mimo vaši společnost přístup k datům týmu. Pokud vaše práce zahrnuje úzkou spolupráci s klienty nebo partnery třetích stran, můžete tuto funkci povolit v omezené míře.

4. Vymyslete zásady pro schůzky a textové zprávy

Microsoft Teams je platforma pro profesionální komunikaci, a čím méně bude osobní, tím lépe. Vytvářejte zásady pro zasílání zpráv a schůzky v souladu s organizačními standardy.

Ovládejte nebo zakažte používání nálepek, GIFů a memů, které nejsou profesionální. Můžete také povolit systému hodnocení obsahu vyhledávat jakýkoli otravný obsah.

Můžete také povolit uživatelům upravovat nebo mazat jakoukoli odeslanou zprávu, ale mějte na paměti, že možná budete muset původní zprávu obnovit. Možné je také nahrávání a přepis schůzek Teams.

Zvažte však tyto funkce v rámci zásad společnosti a pokud se rozhodnete provést tyto akce, jasně informujte všechny účastníky. Měli byste také poskytnout přímý přístup ke schůzkám pouze členům týmu a hosté by se měli připojit po schválení.

5. Regulace integrace aplikací třetích stran

Jako vedoucí týmu byste měli mít radost z bezproblémové integrační funkce třetí strany od Microsoft Teams. Ale skutečnost, že každý člen může integrovat podporovanou aplikaci, se pro vás může stát předmětem obav. Kanály Microsoft Teams musíte udržovat čisté a zabezpečené.

K tomu byste měli povolit integraci pouze konkrétního seznamu aplikací třetích stran. Můžete navštívit Spravovat stránku aplikací centra pro správu Microsoft Teams pro správu aplikací Teams, které chcete povolit svým kolegům. Tam můžete také upravit prostředí aplikací třetích stran pro jednotlivé uživatele.

6. Auditujte hovory a zprávy

Správci Microsoft Teams mohou kontrolovat a auditovat historii hovorů kteréhokoli člena za posledních 30 dní. Data historie hovorů jednotlivce, provozu, náhlavní soupravy, kvality sítě atd. Můžete použít k vyřešení problémů s komunikací, se kterými se potýkají.

Příbuzný: Microsoft Teams vs. Pracoviště z Facebooku: Který byste měli používat?

Můžete také získat přístup k údajům o trendech kvality hovorů za posledních 90 dní na starším portálu Skype pro firmy a získat tak přehled o výkonu sítě.

7. Nastavit pravidlo pro klasifikaci dat

Kategorizace dat je metoda, která vám poskytuje zásadní informace o úrovni citlivosti dat. Díky této klasifikaci můžete znát umístění citlivých dat, jejich rizikové faktory a způsob, jakým členové týmu data používají. Chcete -li tyto informace snadno poznat prostřednictvím kategorizace, nastavte schéma klasifikace dat.

Tato sada pravidel koncovým uživatelům jasně vysvětlí dostupné možnosti. Proto nastavte pravidla ve snadno srozumitelném jazyce. Aplikujte pravidla klasifikace pro všechny týmy společnosti Microsoft.

Jakmile máte schéma klasifikace zavedené, můžete také vytvářet a implementovat prevenci ztráty dat (DLP), štítky uchovávání údajů atd.

Členové vašeho týmu potřebují svobodu zahrnout nové zdroje, ale to by nemělo riskovat zabezpečení dat za každou cenu. Můžete nabídnout schůdné řešení tohoto problému přizpůsobením nastavení zabezpečení Microsoft Teams podle úrovní důvěrnosti projektu.

V závislosti na účelu dat můžete dokonce přidat další omezení, například zakázat sdílení odkazů. Protože Teams je jednotná platforma, která je integrována s dalšími aplikacemi Microsoft 365, musíte pro provádění konfigurací ve více centrech pro správu procházet různými úrovněmi autorizace.

Při správě nastavení berte v úvahu kritičnost každého týmu, aby přišel s příslušným nastavením.

9. Trénujte svůj tým v zásadách MS Teams

Je nepravděpodobné, že by jeden člen týmu sám našel nejlepší způsob, jak co nejlépe využít Microsoft Teams. Proto musíte spolupracovat na prozkoumání a růstu pomocí této platformy. Ať už se váš tým chystá použít Teams poprvé, nebo už nějakou dobu, pomůže vám pravidelné školení.

Lidé tam mohou sdílet své zkušenosti s Microsoft Teams s ostatními. Mohou také mluvit o jakýchkoli předchozích problémech s Teams a o tom, jak tyto problémy efektivně zvládají. Můžete si také poznamenat jejich návrhy a implementovat ty proveditelné.

Týmová spolupráce bez námahy

Správné využití nástrojů je klíčem k úspěchu jakéhokoli týmu nebo projektu. Je tedy na vedoucím týmu, aby prosadil soubor pravidel, která organizují způsob, jakým členové komunikují a spolupracují.

Výše uvedené tipy vám pomohou zajistit, aby váš tým používal aplikaci Teams pro produktivní týmovou komunikaci.

7 tipů a nástrojů pro komunikaci s klienty a týmy v reálném čase

Ať už pracujete na plný úvazek nebo na volné noze, znalost komunikace o záležitostech souvisejících s prací vám pomůže udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Zjistit více!

Číst dále

O autorovi