Jak zlepšit organizaci pomocí měkkých termínů

Dodržování termínů je pro většinu z nás součástí každodenního života. Může se stát, že máte splněný úkol na vysokou školu, projekt v práci nebo daňové přiznání; Ať tak či onak, všechny mají datum ukončení, ke kterému pracujete.

Většinou vám termíny tlačí na to, abyste věci stihli. Pokud to však chcete využít ve svůj prospěch a lépe si zorganizovat čas, měkké termíny mohou být trikem.

Rozdíl mezi měkkými a tvrdými termíny

Většinou jsou pro nás stanoveny termíny; váš nadřízený nebo učitel vám sdělí datum dokončení práce, která je konečná, a po této době již nemůžete provádět žádné revize. Toto je těžký termín a panuje shoda na tom, že pokud jej nedodržíte, budou mít určité důsledky.

Nakonec všechno potřebuje pevný termín, protože to znamená, že věci jsou hotové a musí dojít k bodu, kdy kus práce skončí. Poskytují vám jasná očekávání od vašeho nadřízeného a dávají vám autonomii používat časový rámec tak, jak uznáte za vhodné.

Lidé jsou pod tlakem více práce a termíny jsou skvělým způsobem, jak tento jev využít. Proto budou lidé v posledních dnech nebo hodinách v době před dokončením dělat více práce. Pokud například budete muset odevzdat úkol za dva měsíce, je nepravděpodobné, že byste v prvním měsíci odvedli mnoho práce.

Příbuzný: Tipy, jak se vyhnout otálení a dodržet termíny

Proto mohou být tvrdé termíny neproduktivní; bez dostatečného tlaku můžete nakonec ztrácet drahocenný čas a spěchat dokončit svou práci na poslední chvíli, přičemž budete zanedbávat další povinnosti. Může to být také stresující.

Na druhou stranu jsou měkké termíny stanoveny před tvrdým termínem s předpokladem, že svůj projekt uzavřete s časovým rezervou. Pokud je například tvrdý termín za dva měsíce, může být váš měkký termín tři týdny předem.

Můžete si vytvořit své vlastní osobní termíny a pomocí tohoto přístupu získáte dostatek úsilí zvládnout práci bez stresu na poslední chvíli.

Výhody používání měkkých termínů

Nastavení měkkého termínu neznamená, že bude automaticky fungovat. Abyste je mohli využívat, musíte se tomu zavázat. Nemá smysl je stanovovat, pokud je budete ignorovat ve prospěch tvrdého termínu.

Pokud jsou však osobní termíny provedeny správně, mohou přinést mnoho výhod:

• Vylepšená správa času a méně plýtvání časem
• Větší odpovědnost za vaše další povinnosti
• Lepší organizace vašich projektů
• Pocit vlastnictví nad svým časem a prací
• Buduje sebevědomí
• Rychlejší úspěch s časem kreativního myšlení

Příbuzný: Způsoby využití techniky mapování mysli pro exponenciální produktivitu

Jakmile splníte termín, máte čas provést revize a doladit svou práci s dostatkem času, než bude nutné ji předat. Navíc budete mít flexibilitu odeslat ji, když budete s výsledkem spokojeni, a postarat se o jakékoli další naléhavé záležitosti, které přijdou.

Jak efektivně nastavit měkké termíny

Jak tedy nastavíte měkký termín? Klíčem je mít na paměti realistický časový rámec, o kterém víte, že ho spolehlivě splníte. Musíte také zajistit, aby nebyl příliš blízko tvrdému termínu.

Ideálním parametrem pro nastavení měkkého termínu je odečtení 25% času od pevného termínu, ale to se může lišit v závislosti na vašich vlastních omezeních. Některé věci, které je třeba zvážit, jsou:

• Máte -li splatné další projekty a jak velké je vaše další pracovní vytížení
• Jak daleko je tvrdý termín?
• Jaké je vaše sladké místo pro produktivní tlak
• Pokud pracujete na projektu s dalšími lidmi, jak to můžete obejít?
• Jak velký nebo malý je váš projekt

Jakmile budete mít tyto odpovědi, můžete určit nejpraktičtější datum osobního dokončení a začít.

Abyste se ujistili, že se budete držet svého osobního gólového příspěvku, měli byste rozdělit, jak ho budete spravovat. Trello je pro to ideální aplikace, protože používá jednoduché rozvržení desky, se kterým můžete manipulovat, aby vyhovovalo vašim potřebám.

Po vytvoření pracovního prostoru Trello otevřete Postranní panel a pod Vaše desky, klikněte na Plus přihlásit se Vytvořte novou desku. Můžeš začněte šablonou, ale prázdná deska je v pořádku.

Jakmile pojmenujete a vytvoříte svou desku, budete muset rozdělit svůj čas mezi nyní a měkký termín na týdny vytvořením nový seznam pro každý týden máte:

1. Klikněte Přidejte další seznam
2. Na prvním seznamu, kde je uvedeno Zadejte název seznamu, typ 1. týden
3. Tyto kroky opakujte pro počet týdnů, které máte v plánu

Příbuzný: Kreativní způsoby, jak plně využít výhody Trella

Nyní můžete začít vykreslovat, jaké aspekty projektu každý týden dokončíte. Chcete -li to provést, vyberte Přidat kartu do požadovaného týdne, Zadejte název této karty a klikněte Přidat kartu.

Rozdělte každý krok svého projektu, na kterém musíte zapracovat. Pokud například dodržujete třítýdenní časový rozvrh, měl by být počáteční týden přidělen plánování a generování nápadů, druhé by mělo být pro provádění těchto plánů a návrhů a třetí by mělo být pro doladění.

Pokud chcete mít veškerou svou práci na jednom místě, můžete na každou kartu, kterou v Trellu vytvoříte, nahrávat soubory kliknutím na kartu, kterou chcete upravit, a výběrem Přílohy. Můžete také vytvářet Kontrolní seznamy a přidejte Termíny, jestli to pomůže.

Využijte termíny ve svůj prospěch

Teď, když máte svůj termín, můžete být v klidu, protože víte, že práce je hotová s časem, který máte nazbyt. Nejlepší na tom je, že nyní máte na výběr, co uděláte s tímto extra prostorem.

Využití měkkých termínů jako pravidelného postupu při práci vám umožní procvičit si lepší organizaci a v případě, že během posledních dnů nebo hodin nastanou nějaké problémy, jste již krytí.

Jak uspořádat seznamy úkolů pomocí položek akcí

Pomocí položek akcí v seznamech úkolů můžete transformovat složité úkoly na snadno dosažitelné a zvýšit produktivitu projektu.

Číst dále

O autorovi