Jak zlepšit správu času pomocí funkce zpoždění doručení aplikace Outlook

Někdy budete muset odeslat informace nebo aktualizovat e -mailové úlohy, ale načasování není správné. Místo toho, abyste zpackali svůj pracovní postup a odložili jej, můžete využít funkci odloženého doručení Outlooku a být chytrý ohledně svého výstupu.

Co je zpožděné doručení aplikace Outlook?

Funkce Delay Delivery v Outlooku vám umožňuje rozhodnout se, kdy chcete konkrétní e -mail odeslat jeho příjemcům, namísto okamžitého odeslání. Je to užitečný nástroj, který vám může dát klid, aniž byste museli ohrozit svůj rozvrh.

Chcete -li použít Delay Deliver, postupujte takto:

1. Klikněte Nový Email.
2. Poté, co napíšete svůj e -mail a zadáte příjemce, přejděte na Možnosti tab.
3. Klikněte Zpožděné dodání.
4. Pod Možnosti doručení, klikněte na zaškrtávací políčko vedle Nedoručujte dříve.
5. Vybrat Čas a datum že si přejete rozeslat svůj e -mail.
6. Klikněte Zavřít.
7. V e -mailu klikněte na Poslat.

I přes klikání Poslat, váš e -mail bude odeslán až v zadaný čas a datum. Nyní se podívejme na to, proč byste jej mohli chtít použít.

Pravidlo úkolu na dvě minuty

Pravidlo dvouminutových úkolů uvádí, že pokud máte ve své agendě úkol, který vám zabere jen dvě minuty, měli byste to udělat hned, místo abyste si to zařadili do seznamu úkolů. Je to rychlý a snadný nástroj pro stanovení priorit, ale neodpovídá tomu, co se stane dál.

Pokud je dvouminutovým úkolem e-mail, který potřebujete rozeslat, můžete obdržet odpovědi na toto, na které nemáte čas navázat, a stejně to skončí na vašem seznamu úkolů. Abyste tomu zabránili, můžete použít Zpožděné doručení k dokončení úkolu a odeslat jej, když víte, že máte v pracovní den místo, abyste se mohli věnovat jakýmkoli odpovědím.

Příbuzný:Jak optimalizovat svůj seznam úkolů, aby byl efektivnější

Můžete dokonce zaškrtnout políčko vedle Použijte hlasovací tlačítka na Zpoždění dodávkyvlastnosti okno, pokud chcete od svých kolegů jednoduché odpovědi, jako např Agree, nesouhlasím, možná.

Odesílání oznámení ven

Možná budete muset učinit oznámení prostřednictvím e -mailu, který je třeba rozeslat v konkrétní čas. Možná čekáte na konkrétní datum nebo termín a během této doby budete mimo kancelář nebo na dovolené.

Místo toho, abyste ztráceli čas tím, že vám to kolega rozesílá nebo předčasně rozeslal, zpožděné doručení to zvládne za vás, aniž byste museli být přihlášeni. Když se pak vrátíte do kanceláře, všichni už budou připraveni. Na Vlastnosti zpoždění dodání, získáte také možnost vybrat Důležitost rozevíracího seznamu s možností výběru Vysoký nízký, a Normální.

Příbuzný: Hromadně rozbalte a stáhněte více e -mailových příloh

Správa doby odezvy

Rychlé a efektivní provádění věcí je důkazem vašich schopností; manažeři a kolegové toho bohužel často využívají tím, že vám pošlou více práce. Pokud nechcete změnit způsob práce, můžete své e -maily odložit, abyste mohli řídit očekávání ostatních ohledně vaší dostupnosti.

Alternativně, pokud potřebujete odeslat několik aktualizací o projektu, můžete kliknout na zaškrtávací políčko vedle Vyprší po, který po uplynutí data vypršení platnosti přeškrtne název zprávy. To vám i vašim spolupracovníkům řekne, že tento e-mail již není relevantní a můžete je podle potřeby smazat.

Příbuzný: Schopnosti vlastní správy k získání produktivity osobního a pracovního života

Zpoždění lepší správy času

Nácvik správného řízení času někdy znamená oddálit aktualizace a reakce, abyste se dostali před spěch, a může vás to přenést od reaktivní práce k proaktivitě.

V zásadě vám používání zpožděného doručení v Outlooku poskytuje kontrolu nad vaší reakcí a zároveň vás uklidňuje ve vědomí, že úkol je splněn.

Jak vyvolat odeslaný e -mail v aplikaci Outlook

Už jste někdy stiskli odeslat a o chvíli později toho litovali? Všichni jsme tam byli a přáli bychom si, abychom mohli odeslání vrátit zpět. Ukážeme vám, jak v aplikaci Outlook vyvolat e -mail nebo odložit odeslání v Gmailu.

Číst dále

O autorovi