Jak vytvořit formuláře aplikace Excel pro tabulky pro zadávání dat

Zadávání dat v Excelu je skličující úkol, zvláště pokud máte hodně sloupců a spoustu záznamů. Může to být matoucí i pro ostatní uživatele, zvláště pokud vaši tabulku neznají.

Věděli jste ale, že můžete vytvářet formuláře, které vám tento úkol usnadní? Společnost Microsoft vám nebo komukoli jinému umožňuje přidávat data do tabulky prostřednictvím formuláře v novém okně. Tímto způsobem je méně zmatku ohledně toho, jaké informace by měli vložit do souboru aplikace Excel.

Čtěte dále a zjistěte, jak vytvořit formulář pro vlastní tabulku aplikace Excel.

Příprava vašich dat

Než začnete vytvářet svůj formulář, musíte si nejprve připravit data, která budete potřebovat. Pokud například vytváříte studentskou prezenční listinu, musíte si nejprve do sloupců napsat informace, které od nich budete vyžadovat.

Potřebujete například jejich křestní jméno, příjmení, číslo studenta, e -mailovou adresu a kurz; pak byste je měli uvést v horním řádku. Tyto položky by označovaly sloupce, do kterých budou sestavena data zadaná vašimi studenty.

Pokud budete chtít studenty požádat, aby zadali své údaje ručně, budou muset přejít dolů do spodní části souboru aplikace Excel, aby našli prázdný řádek. A pokud žádáte o mnoho informací, řekněme o ročenku, bylo by pro kteréhokoli ze studentů snadné přeskočit buňku, což by vedlo k neúplným datům.

Vložení jednoduchého formuláře

Jakmile připravíte všechny názvy sloupců, můžete nyní začít vytvářet formulář. Chcete-li to provést, vyberte jedno ze záhlaví sloupců. Přejděte na Vyhledávací lišta v horní části okna aplikace Excel a zadejte Formulář. Ve výsledcích vyhledávání pod Akce, klikněte na Formulář.

A Microsoft Excel Zobrazí se varovné okno s potvrzením, zda chcete jako popisky formulářů použít vybraný řádek. Pokud jste to již udělali, klikněte na OK. V opačném případě klikněte zrušení, vyberte záhlaví sloupců, které chcete použít jako popisky formulářů, a opakujte kroky popsané v předchozím odstavci.

Po stisknutí OK, zobrazí se okno formuláře, a je to! Nyní můžete začít zadávat data.

Pokud budete tento nástroj používat často, můžete si na panel nástrojů Rychlý přístup přidat zástupce této funkce. Vraťte se k Vyhledávací lišta a zadejte Formulář znovu. Ale místo levého kliknutí na Formulář výsledek, klikněte pravým tlačítkem myši místo toho na něm vyvoláte kontextovou nabídku.

Vybrat Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup, a uvidíte Ikona formuláře objevit se v něm. Takže až budete příště potřebovat vytáhnout nástroj formuláře, vše, co potřebujete, je kliknout na tlačítko zkratky.

Přidání nových dat

V otevřeném okně formuláře uvidíte informace, které potřebujete k zadání do databáze. Vyplňte všechna prázdná pole a po dokončení klikněte na Nový. Data, která jste zadali, automaticky vyplní nejspodnější část vaší tabulky a vy budete mít připravený nový prázdný formulář.

V případě, že jste omylem uložili nesprávná data, můžete se vrátit a změnit je. Stisknutím tlačítka vyhledejte položku, kterou chcete změnit Najít předchozí nebo Najdi další tlačítka. Jakmile dosáhnete položky, kterou chcete upravit, jednoduše změňte informace v příslušném poli.

Po dokončení oprav klikněte Nový nebo stiskněte Vstupte na klávesnici, abyste provedli změny. Ale pokud jste udělali typografickou chybu a chcete obnovit předchozí záznam, klikněte Obnovit namísto. Pamatujte však, že změny nelze vrátit zpět pomocí funkce Obnovit, jakmile změny potvrdíte.

Procházení záznamů v okně formuláře

Nyní, když máte v tabulce několik záznamů, můžete k procházení dat použít samotné okno formuláře. V pravém horním rohu okna uvidíte sériové číslo aktuálních dat.

Pokud chcete vidět položky před nebo po aktuálním výběru, můžete použít výše uvedené Najít předchozí a Najdi další tlačítka. Případně můžete pomocí posuvníku rychle procházet více položkami.

Chcete -li vyhledat konkrétní výsledky, můžete použít funkci vyhledávání v okně formuláře. Pro přístup k němu klikněte na Kritéria tlačítko vpravo dole, Najdi další. Do příslušného pole zadejte informace, které chcete vyhledat, a poté stiskněte Vstupte na vaší klávesnici.

Příbuzný: Jak používat funkci hledání Najít a nahradit v Excelu

V okně se vám pak zobrazí další řádek s příslušnými informacemi. Chcete -li procházet další výsledky, klikněte na některý z nich Najít předchozí nebo Najdi další.

Můžete také použít vzorce a modifikátory pro pokročilejší vyhledávání. Můžete použít zástupný znak hvězdička hledat část záznamu. Stejně tak můžete také použít větší než nebo méně než znaky pro hledání číselných nebo datových hodnot.

Chcete-li například vyhledat studenty, kteří navštěvují kurz BA, můžete do příslušného pole zadat BA*. Okno formuláře zobrazí pouze studenty z vaší tabulky, kteří absolvují bakalářské studium.

Vyhýbání se prázdným záznamům

Můžete také zabránit náhodným prázdným záznamům přidáním pomocí funkce ověření dat. Chcete-li to provést, musíte nejprve vybrat tabulku, do které chcete vkládat data. Pak byste měli jít do Data > Ověření dat.

The Ověření dat okno se poté otevře. V Nastavení záložkou, pod Dovolit rozbalovací nabídka, vyberte Délka textu. Pak pod Data rozbalovací nabídka, vybrat větší než. Konečně, pod Minimální pole, vstup 1. lis OK.

Tato funkce zabraňuje uživatelům zadat pouze jeden znak do libovolného pole a zajišťuje, že vaše data budou plně vyplněna.

Příbuzný: Jak importovat data z formulářů aplikace Microsoft Word do tabulky aplikace Excel

Rychlý a snadný způsob, jak naplnit velké databáze

Pokud vám v tabulce často chybí informace nebo zadáváte nesprávná data do sloupců, pak je nejvyšší čas, abyste si vytvořili formulář sami. Toto rychlé a snadné řešení zajistí, že získáte přesnou databázi.

Ačkoli výše uvedený příklad ukazuje pouze pět záznamů, pokud pracujete na mnoha záznamech, jako je databáze zaměstnanců společnosti, oceníte tuto funkci v Excelu. Tím, že vám poskytneme nezávislé okno pro zadávání informací, můžete se vyhnout tomu, abyste se dostali do křížku se stovkami, ne-li tisíci položek, a zároveň zajistit přesné a přesné zadávání dat.

Jak sloučit soubory a listy aplikace Microsoft Excel

Naučte se vše o tom, jak sloučit listy v Excelu, a jak zkombinovat více souborů Excelu do jednoho.

Přečtěte si další

O autorovi