Jak integrovat Microsoft To-Do s OneNote

Pokud je vaše práce hluboce integrována do ekosystému Microsoftu, jsou To Do a OneNote pravděpodobně nejoblíbenějšími nástroji pro váš každodenní pracovní postup. Když použijete OneNote k plánování projektu, dostanete se k praktickým položkám, které dokončí to, na čem pracujete.

Společné používání OneNotu a Microsoft To Do znamená, že strávíte čas přepínáním kontextu, kopírováním nebo prohlížením dat z jedné aplikace do druhé. V důsledku toho můžete ztratit pozornost, dělat chyby nebo v horším případě snížit kvalitu své práce. Ukážeme vám způsoby, jak hladce integrovat OneNote a Úkoly, abyste trávili čas upřednostňováním práce, na které záleží.

Přidání úkolu z OneNotu do Microsoft To Do

OneNote 2019 má ze všech aplikací Office nejtěsnější integraci s Outlookem. Je to proto, že obě aplikace sdílejí podobné cíle a operace. Libovolný text poznámky ve OneNotu můžete změnit na automatický úkol seznamu úkolů v Outlooku. Ale počkat, kam se Microsoft To Do do tohoto systému vejde?

K této diskusi se dostaneme později, ale nejprve se ujistěte, že máte v počítači nainstalovaný OneNote 2019 i Outlook. Také musíte mít vytvořený poznámkový blok a sekci, kde se nacházejí vaše použitelné položky. Pokud začínáte, sledujte naše

průvodce, jak uspořádat poznámkové bloky ve OneNotu.

Vyberte text, který chcete změnit na úkol aplikace Outlook. Klikněte na Domov kartu a poté Úkoly aplikace Outlook. Z rozbalovací nabídky vyberte časový rámec úkolu. Příznak označí text a OneNote přidá text poznámky jako úkol v Outlooku. V případě potřeby můžete pokračovat v přidávání dalších poznámek jako úkolů.

Přepněte do Outlooku a zobrazte úkol Moje úkoly.

Nyní, když přepnete do aplikace „Microsoft To Do“, uvidíte stejný úkol pod Úkoly s předvyplněnými termíny a odkazem na stránku OneNotu, abyste věděli, kde se vaše úkoly nacházejí.

Stejně tak si můžete vybrat Zvyk a v novém okně, které se objeví, zadejte Datum splatnosti, Datum začátkua důležitost úkolu pomocí Přednost pole. Můžete také zkontrolovat Připomenout, aby vám Outlook připomněl úkol a přidal krátkou poznámku.

Nyní přepněte do aplikace „Microsoft To Do“, ale neuvidíte zde datum, kdy byla úloha spuštěna, ani pole priority.

Pozadí mechanismu synchronizace úloh

Aplikace „To Do“ spoléhá na Exchange Online při ukládání a synchronizaci úkolů, ať už používáte osobní účet nebo Microsoft 365. Oba účty se řídí stejnými protokoly včetně šifrování dat, dodržování předpisů a rezidence dat. Pokud dokončíte úkol v aplikaci Úkoly, aktualizuje se v Úkolech Outlooku a OneNotu.

Poznámka: Aplikace „To Do“ nemá nic společného se značkou „To Do“ ve OneNotu, přestože používá stejná velká písmena. To je důležité, protože lidé mohou být zmateni terminologií a prohlásit, že tato funkce zřejmě nefunguje správně.

Je třeba poznamenat, že můžete mít pouze jedno datum splatnosti, nikoli oddělené datum zahájení a ukončení. Nepodporuje stavy úkolů, jako je probíhající nebo procento dokončení, ani důležitost úkolu na různých úrovních priority. Smazaný úkol nelze obnovit v „Úkoly“, ale můžete si je zobrazit ve OneNotu a Outlooku.

Pokud víš jak funguje aplikace Microsoft To Do, je možné vytvořit více seznamů úkolů. Má tedy smysl přesunout úkol z Úkoly do seznamu dle vašeho výběru. Ale když přesunete úkol do jiného seznamu, změna se projeví ve sloupci složky Úkoly aplikace Outlook, ale když najedete myší na vlajku, zobrazí se zpráva, že „úkol neexistuje“.

Synchronizujte své úkoly mezi úkoly a OneNotem

Je možné křížově synchronizovat své úkoly mezi OneNote a To Do pomocí jednoduché aplikace s názvem Pleexy. Přináší vaše úkoly z vašich e-mailů, poznámek, řízení projektů a nástrojů pro spolupráci do vašeho správce úloh.

Můžete dokonce nastavit obousměrnou synchronizaci mezi nástroji, které používáte, takže změny provedené na jedné straně budou okamžitě zkopírovány na druhou. Pokud váš tým používá ke správě projektů Jira a OneNote, pak Pleexy může směřovat všechny relevantní úkoly z tyto aplikace do „To Do“. A když dokončíte úkol v „To Do“, zkontroluje se ve zdrojové aplikaci také.

Začínáme s Pleexy

Zaregistrujte se na webu Pleexy pomocí „Microsoft To Do“ jako správce úloh. Jakmile jej ověříte pomocí svého účtu Microsoft, budete požádáni, abyste vybrali aplikaci, kterou chcete připojit pomocí „To Do“. Vyberte OneNote a autorizujte Pleexy přístup k vašemu účtu OneNote.

Pojmenujte své připojení. Řekněme například „ToDo with OneNote“.

Prvním krokem je sdělit Pleexy, které notebooky a sekce bude hledat poznámky. Poznámky můžete filtrovat podle typu, jako je Úkol, Diskuse s osobou, Úkoly Priorita 1 a 2, Požadavek klienta a Naplánování schůzky. A ignorujte starší poznámky v rozsahu od 1 do 180 dnů. Pleexy vyhledá poznámky, které splňují všechna specifická kritéria, a vytvoří je v „Microsoft To Do“.

V dalším kroku definujeme šablonu názvu pro vaše úkoly v „Microsoft To Do“. Můžete sledovat a vzor jako „{section}: {page} – {todo}“, kde „{page}“ je vaše stránka OneNotu a „{todo}“ je OneNote Todo tag.

Nyní musíte určit seznam, ve kterém Pleexy vytvoří úkoly. V tomto případě si vybereme Jeden seznama cíl je Práce.

Nakonec vyberte, co se stane, když provedete změny v úkolech Microsoft To Do nebo OneNote. Pro OneNote pro Microsoft To Do, můžete ovládat, co dělat s úkolem, když je dokončen nebo odstraněn ve OneNotu. A pro Microsoft To Do to OneNote, vyberte, co chcete udělat, když dokončíte úkol v aplikaci „To Do“.

Uložte změny a aktivujte připojení. Na níže uvedeném snímku obrazovky zkontrolujete integraci, upravíte nebo pozastavíte připojení a smažete je.

Chcete-li zobrazit změny, přepněte do aplikace „Microsoft To Do“. Když zde dokončíte úkol, zkontroluje se také ve OneNotu.

Vytvořte více připojení OneNote pomocí Úkolů

V Pleexy můžete vytvořit více spojení mezi těmito dvěma aplikacemi. Zde jsou důvody:

1. Pokud používáte samostatný účet OneNotu pro osobní a pracovní účely.
2. Nastavte různá pravidla synchronizace pro konkrétní projekty ve OneNotu.

Můžete například chtít synchronizovat úkoly pro blogové příspěvky v obou aplikacích, ale ve OneNote můžete nechat úkol nezaškrtnutý, i když jste je zaškrtli v části „To Do“ pro jiný projekt. V Pleexy vytvoříme dvě různá připojení podle výše popsaného postupu.

Přeneste všechny své úkoly do společnosti Microsoft

OneNote i To Do jsou složité aplikace, ale dohromady fungují v různých podmínkách pracovního postupu a podle vašich potřeb. V jednoduchých případech můžete přidat úkol z OneNotu do Úkolů, ale nejsou plynulé a přeruší se, pokud úkol přesunete do jiného seznamu.

Pleexy vám umožňuje synchronizovat úkoly oběma způsoby bez ohledu na to, jaký je váš seznam úkolů, a intuitivní nastavení. Podívejte se na stránka integrace pro seznam aplikací, které podporuje. Jakmile je začnete používat, postupujte podle našich tipů a triků pro efektivní používání Microsoft To Do.

10 tipů na úkoly společnosti Microsoft pro lepší správu úloh

Podívejte se blíže na Microsoft To Do a podívejte se na pár tipů, jak z něj udělat výkonného správce úloh.

Přečtěte si další

O autorovi