5 způsobů, jak překonat nejběžnější výzvy správy úloh

Každý projekt se skládá z řady úkolů, které musíte dokončit včas. Správné řízení úkolů znamená řízení projektů od koncepce až po dokončení. Ať už jste součástí týmu pracujícího z kanceláře nebo domova, proces správy úkolů vás může přimět čelit některým běžným výzvám.

Zjistěte pět běžných výzev, kterým můžete vy a váš tým čelit, a jak je můžete překonat pomocí nástrojů.

1. Žádná viditelnost postupu úkolu

Jedním z předpokladů včasného dokončení úkolu a úspěšné spolupráce je viditelnost průběhu úkolu. Bez něj se správa úkolů stává výzvou pro jakýkoli tým. Můžete očekávat rychlé vyřešení jakéhokoli problému pouze zajištěním transparentnosti postupu úlohy.

S Kanban boardy můžete vytvořit vizuální přehled o pracovním postupu projektu. Trello je aplikace Kanban board, která vám umožňuje zefektivnit všechny úkoly identifikací úzkých míst v procesu. Tato aplikace nejen zpřístupňuje průběh úkolů, ale také vám umožňuje přijímat rozhodná opatření, abyste udrželi dlouho čekající úkoly v pohybu.

Použití nástroje Ganttův diagram je dalším užitečným způsobem sledování průběhu úkolu. S Agantty mohou členové týmu podle toho synchronizovat své úkoly. Umožňuje také přidělovat a delegovat úkoly na dostupné zdroje.

Příbuzný: Nejlepší bezplatné aplikace Ganttova diagramu pro řízení projektů

2. E-mailová závislost brání práci

Jasná komunikace je nezbytná pro to, aby každý tým dokončil úkoly ve stanoveném čase a s plnou efektivitou. I když je e-mail oblíbeným způsobem komunikace mezi členy týmu, plnohodnotná závislost na e-mailu může být kontraproduktivní a brzdit produktivitu.

Pokud jde o tým, jednou z největších výzev při správě úkolů je udržet všechny na stejné stránce sdělováním požadovaných zpráv. Sdělování toho, co a jak, se zde stává zásadní. Pokud někdo tráví více času kontrolou, psaním a odpovídáním na e-maily než produktivními úkoly, účel e-mailové komunikace selže.

S MeisterTask, můžete centralizovat proces sdílení informací členy týmu. Lepší týmovou komunikaci můžete usnadnit přidáním popisu úkolu, příloh, protokolu změn úkolu a komentářů do samotného úkolu. Díky těmto funkcím je úkol interaktivní a sledovatelný.

Sledováním projektu můžete zůstat ve smyčce a získat všechny potřebné informace. Na jakékoli změny úkolu můžete rychle odpovědět pomocí emotikonů a dostávat upozornění e-mailem na tyto změny.

3. Nedostatek strukturovaných zpráv o výkonu

Chcete-li vědět o efektivitě a produktivitě svého týmu, je nutné získat úplný přehled o výkonu každého člena týmu. Bez náležitého vhledu nemůže nikdo vědět o postupu úkolu. Pouze strukturovaná zpráva může generovat přehled o celém procesu, kterým tým prochází.

Takové zprávy nabízejí nejen cenné pohledy na úkoly a projekty. Shromážděné informace také prezentují snadno srozumitelným způsobem. Když budete mít kompletní obrázek na jednom místě, bude provádění opatření ke zlepšení efektivity úkolů bezproblémové.

Strukturované přehledy také umožňují generovat různé statistiky pomocí klíčových metrik a přizpůsobit, jak chcete vidět podrobnosti. Můžeš použijte funkci Universal Reporting Asana získat grafické tabulky a grafy výkonu vašeho týmu. Pomocí několika kliknutí můžete zjistit stav produktivity svého týmu v reálném čase.

Každý člen týmu si může vytvořit svůj řídicí panel produktivity pomocí tohoto nástroje, který bude vizuálně reprezentovat metriky výkonu. Jednotlivci mohou sdílet sestavy pouze pro čtení s interními a externími spolupracovníky. Přizpůsobení sestav je také snadné, protože můžete přidat různé filtry, vybrat typy grafů a každému projektu přiřadit samostatnou barvu.

4. Absence snadné automatizace

V moderním obchodním světě je důležitost automatizace úkolů prvořadá. Bez něj bude zvládnutí vašich úkolů a dokončení projektu v čase obtížné. Absence automatizace může také vést k problémům s produktivitou ve vašem týmu a pomalému provádění úkolů.

Proto byste měli používat různé nástroje k automatizaci úkolů a ušetřit tak čas strávený ručním prováděním těchto úkolů. Při výběru automatizačních nástrojů se ujistěte, že mají více výhod než nevýhod, jako je strmá křivka učení, zpomalení systému a nadměrná spotřeba času.

Pokud jde o automatizaci, můžete použít libovolný počet nástrojů v závislosti na rozsahu vaší práce. Inteligentní automatizace vám kromě odbourání týmové práce umožní soustředit se na úkoly, na kterých záleží. Při používání více automatizačních nástrojů můžete využít pomoc od Zapieru pro snadnou integraci mezi aplikacemi.

Některé z oblíbených integrací, které Zapier podporuje, jsou:

• Tabulky Google a Toggl: Slouží ke správě projektů pro vzdálené a hybridní týmy.
• ClickUp a TimeDoctor: Slouží ke sledování produktivních hodin a správě úkolů.
• Trello a Jira: Slouží ke sledování problémů při správě úkolů prostřednictvím nástroje ve stylu Kanban.
• Asana a HubSpot: Používá se k synchronizaci softwaru CRM s nástrojem pro řízení projektů.
• ClickUp a Jira: Slouží ke sledování a řešení problémů při monitorování úloh.

Příbuzný: Integrace Zapier, které zautomatizují váš pracovní postup správy úloh

5. Jednání s Scope Creep

Scope creep je běžnou výzvou pro správu úkolů, které týmy čelí. Odkazuje na změny v požadavcích projektu oproti tomu, co jste rozhodli při zahájení projektu. Tyto změny mají dopad jak na účel, tak na výsledky projektu.

Při plánování projektu a přidělování úkolů členům si musíte být vědomi plížení rozsahu. Bez ohledu na odvětví tomu můžete zabránit posouzením rizik a uvědoměním si během mapování projektu.

Každý projekt s sebou nese určitou míru rizika a mít připravený krizový plán od začátku vás může zachránit před jakoukoli neočekávanou situací. Neustálé vyhodnocování rizik během životního cyklu projektu vám také pomůže řídit rizika. Používáním monday.com, můžete taktně zvládnout tečení rozsahu ve svých projektech.

Registr rizik projektu této aplikace vám umožňuje lokalizovat, vyhodnotit a naplánovat možný incident, abyste mohli rizika zmírnit. Pomocí jeho Šablona plánování scrumu sprintu, můžete přimět svůj tým, aby se soustředil na konkrétní úkoly a cíle. The Sledování správy změn tohoto nástroje vám umožňuje načrtnout a sledovat plány řízení změn.

Problémy se správou úloh vyřešeny

Problémy se správou úkolů mohou mít za následek zpožděné projekty a nespokojené klienty. Buďte si vědomi potenciálních problémů, se kterými se můžete setkat při správě úkolů.

Vzhledem k tomu, že tento článek pojednával o výzvách a jejich životaschopných řešeních, můžete nyní podniknout nezbytná opatření, abyste se takovým problémům vyhnuli, abyste zajistili bezproblémové řízení projektů.

8 nejlepších bezplatných alternativ ásan pro projektový management

Hledáte alternativy k Ásaně? Podívejte se na tyto bezplatné nástroje, které vám umožní efektivně spravovat vaše projekty.

Přečtěte si další

O autorovi