8 funkcí Workplace od Facebooku pro kolaborativní řízení projektů

Řízení komunikace a obsahu projektu je náročný úkol. Bez společného zdroje dat je to zdrcující úkol. Workplace od Facebooku má na to řešení! Bez ohledu na velikost vaší práce nebo projektu je to ideální nástroj pro správu různých úkolů a obsahu projektů.

Kromě toho členové vašeho týmu již znají jeho uživatelské rozhraní (UI), protože se velmi podobá platformě Facebook. Čtěte dále a zjistěte, jak se může stát hnacím motorem pro řízení projektů.

1. Vytvořte vyhrazenou skupinu pro každý projekt

Řízení více projektů zároveň může být hektický a matoucí. Přeskočte zmatky s vyhrazenou skupinovou funkcí Workplace. Na této platformě můžete vytvořit samostatné skupiny pro každý projekt, aby byly úkoly odděleny.

Skupiny, které vytvoříte, zůstanou tajné, protože oprávnění přispívat mají pouze členové skupiny. Můžete přidat tolik skupin, kolik chcete, a do skupiny přidat libovolný počet členů.

Pokud pracujete ve spolupráci s jinou organizací, bude se vám hodit skupina s více společnostmi. Skupina více společností v

Pracoviště vám umožní pracovat s lidmi mimo vaši společnost se stejnou efektivitou.

2. Sdílejte soubory se spoluhráči

Ať už pracujete na dálku nebo ze stejného kancelářského prostoru, musíte sdílet soubory se svými kolegy prostřednictvím online kanálů. Jako každá jiná efektivní kancelářská sada vám Workplace umožňuje bez námahy sdílet soubory se svými spoluhráči.

Do skupiny můžete přidat soubory z místního systému. Alternativně můžete také využít integrace sdílení souborů schválené správcem systému organizace. Správci skupiny mohou do skupiny přidávat schválené integrace, které mohou používat její členové.

Nástroje pro sdílení souborů najdete na kartě Integrace. V současné době podporuje aplikace pro sdílení souborů, jako je Disk Google, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint atd.

3. Společná práce na souborech a zpětná vazba

Pomocí funkce anotací této sady pracovních prostorů může váš tým sdílet zpětnou vazbu k různým souborům sdíleným ve skupině. Tímto způsobem je sledování komentářů a zpětné vazby snazší než kdy předtím.

Kromě toho jsou všechny soubory sdílené se členy skupiny dostupné na kartě Soubory. Nemusíte tedy procházet kanál, abyste našli soubor, který potřebujete.

Tato sada také umožňuje vytvořit otevřenou skupinu pro zpětnou vazbu. Zde mohou ostatní členové týmu také nabídnout zpětnou vazbu. Sdílením více informací o projektu, jako je styl dokumentace, design, cílové publikum atd., můžete získat více zpětné vazby od ostatních a získat nové perspektivy.

4. Sledování průběhu projektu a úkolů

Sledování průběhu projektu je na Workplace snadné. Zasíláním týdenních aktualizací o postupu, preferencích a jakýchkoli dalších výjimečných problémech ve skupině se mohou spoluhráči vzájemně informovat o svých úkolech.

V případě, že někdo musí sdílet dlouhé zprávy nebo výsledky výzkumu, může využít funkci Note této platformy. Chcete-li sledovat úkoly, můžete ve skupině sdílet úkoly, které může příjemce označit jako dokončené.

Funkci zmínky můžete použít k přiřazení úkolu členovi týmu. Můžete dokonce integrovat Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly atd. aplikace pro lepší správu úkolů a produktivitu prostřednictvím Workplace.

Příbuzný: Bezplatné alternativy Zapier ke snížení pracovní zátěže a zvýšení produktivity

5. Bezpečné a společné ukládání souborů

Karta Soubory ve skupinách Workplace organizuje všechny soubory projektu na jednom místě. Můžete ušetřit čas tím, že necháte Workplace spravovat zdroje projektu, jako jsou obrázky, soubory PDF, listy Excelu atd. Pokud používáte Workplace, nemusíte sledovat členy týmu, kteří sdílejí citlivé dokumenty související s projektem prostřednictvím různých platforem, čímž ohrožují důvěrná data.

Váš tým může nahrávat soubory do skupiny prostřednictvím několika kanálů, jako jsou příspěvky, chat, témata, vzdělávání, média atd. Všechny soubory však jdou přímo na kartu Soubory. Odtud můžete snadno spravovat přístup k souborům, správu verzí a odstranit soubor, pokud je nepotřebný.

Je důležité vědět, že přes jakýkoli jiný kanál než Workplace Chat můžete nahrát maximálně 50 MB souborů. Z Workplace Chat můžete nahrávat soubory o velikosti až 75 MB. Limit velikosti souboru pomáhá týmu zůstat produktivní díky snadnému sdílení malých souborů bez problémů s rychlostí odesílání.

To se může zdát jako nízký limit pro nahrávání souborů. Workplace však podporuje nahrávání masivních video souborů až do velikosti 4 GB. Kdykoli tedy potřebujete vytvořit video tutoriál pro sekci Knihovna učení nebo znalostí, vždy můžete nahrát dlouhá HD videa.

6. Zasílání zpráv v reálném čase prostřednictvím chatu na pracovišti

Když tým pracuje na projektu ze vzdálených míst, neexistuje žádná alternativa ke komunikaci v reálném čase. Při práci z domova však není vždy možné se připojit prostřednictvím audio nebo video hovorů. To je důvod, proč potřebujete mít možnost okamžitého chatu ve vašem pracovním prostoru pro spolupráci.

Workplace také nabízí tuto funkci svým uživatelům prostřednictvím aplikace Workplace Chat. Stáhněte si ji do telefonu Android nebo iOS a zůstaňte v kontaktu i na cestách. Použijte jej k získání okamžité odpovědi na důležitý dotaz. Tuto možnost mohou využít skupiny s 250 nebo méně členy.

7. Audio nebo video hovor pro bezproblémovou komunikaci

Pro vzdálený nebo hybridní tým je spolupráce nemožná bez audio/video hovorů. Pokud používáte Workplace From Facebook pro projektové řízení, nemusíte pro tyto účely používat žádnou další aplikaci. Zavolat svému spoluhráči je s Workplace vzdáleno jen jedno kliknutí.

Až 50 členů týmu se může připojit k audio nebo video schůzce prostřednictvím Workplace z funkce schůzky na Facebooku. Toto zařízení můžete využít pro týdenní týmová setkání nebo skupinové diskuse.

Můžete se také zapojit do rychlých individuálních hovorů se členy skupiny. K dispozici je také integrace aplikací pro virtuální volání, jako jsou Zoom, BlueJeans a Cisco Webex Meetings.

8. Funkce Post Pinning pro rychlý přehled

Můžete také připnout příspěvek nebo obsah na stránku skupiny, podobně jako na facebookové stránce nebo skupině. V každé skupině jsou důležité projektové pokyny, cíle, termíny a zdroje. Připínání obsahu zajišťuje, že členové týmu bez námahy najdou obsah potřebný k práci na projektu.

Pokud chcete, můžete bez problémů připnout více příspěvků. Můžete se také rozhodnout, který připnutý příspěvek by měl zůstat nad ostatními. Nezapomeňte, že příspěvek ve skupině Workplace může připnout pouze správce skupiny.

Správa více projektů je snadná

Funkce, které jste viděli výše, jsou základními potřebami pro jakýkoli projekt. Workplace od Facebooku splňuje všechny tyto funkce efektivně prostřednictvím jednoduchého uživatelského rozhraní.

Pokud jsou data vašeho projektu, jako jsou seznamy úkolů, pracovní postupy, modely produktů/služeb, referenční obsah atd., na více než jednom nástroji, přeneste je zdarma do jednoho centrálního nástroje, jako je Workplace. Před konečným rozhodnutím je také chytré vědět, jak Workplace konkuruje ostatním pracovním prostorům pro řízení projektů.

Google Workspace vs. Workplace from Facebook: Co je lepší?

Zde je návod, jak se rozhodnout, co je lepší pro vzdálené nebo hybridní týmy: Google Workspace nebo Facebook Workplace.

Přečtěte si další

O autorovi