9 důvodů, proč se projekty zpožďují, a jak se jim vyhnout

Zpoždění projektu je realitou a i přes maximální úsilí se mnoha týmům nedaří dokončit projekty ve stanoveném termínu. Pokud si nepřejete žádné zpoždění ve svých současných a budoucích projektech, musíte si být vědomi faktorů, které hrají velkou roli ve zpoždění projektu.

Znát důvody zpožděného projektu vám pomůže najít nejlepší způsob, jak se jim vyhnout. Zde jsou důvody a řešení jednoho z největších problémů projektového řízení – zpoždění projektu.

1. Scope Creep

Rozsah projektu se vztahuje k úplnému obrysu projektu a dotvarování rozsahu znamená jakoukoli náhlou změnu v tomto rozsahu bez řádných požadavků na změnu. Představte si, že se váš tým nachází uprostřed projektu a náhle dojde k proniknutí rozsahu. Veškeré úsilí, které jste dosud vynaložili, bude marné a zpoždění v dokončení projektu bude nevyhnutelné.

Abyste se tomuto problému vyhnuli, navrhněte plán projektu a nechte klienty podepsat smlouvu, která říká, že budou dodržovat osnovu. Také uschovejte všechny navazující komunikace na jednom místě, abyste se vyhnuli sledování více zdrojů komunikace pro referenci.

2. Tým si není vědom cíle projektu

Být součástí rušného podnikového světa znamená, že možná neznáte důvod každého úkolu, který děláte. Pro spoluhráče to však může být důvodem k demotivaci, což má za následek zpoždění projektu.

Tým, který zná souvislost mezi svým úkolem a cíli projektu, může čerpat inspiraci. Proto je dobré zapojit všechny členy týmu z fáze plánování projektu. Požádejte je o zpětnou vazbu, abyste mohli projekt naplánovat podle jejich pohodlí.

Ujistěte se, že vidí, jak jejich příspěvky ovlivňují projekt a organizaci. Bude je to motivovat k úspěšnému dokončení projektu v termínu.

3. Nereálné dodávky a termíny

Věřte tomu nebo ne, ale nereálné termíny jsou možná hlavním důvodem zpoždění projektu. Celý tým může vynaložit další úsilí, ale není možné dokončit projekt včas, pokud termín není proveditelný.

Bez ohledu na to, jak lákavé je stanovit ambiciózní cíle, nedostatečný slib a nadměrná dodávka je nejlepší způsob, jak zapůsobit na klienty. Z tohoto důvodu si stanovte cíle, které jsou reálné, dosažitelné a měřitelné.

Mnoho projektů zahrnuje více závislostí úkolů. V takovém případě navrhněte časovou osu projektu s ohledem na dostupnost zdrojů, odhadovaný čas a pořadí úkolů.

Příbuzný: Jak zvýšit svou produktivitu pomocí kritérií SMART

4. Nedostupnost zdrojů

Pokud nejsou k dispozici potřebné finanční, lidské a materiální zdroje, projekt se nutně zpozdí. V případě finančních zdrojů vyhodnoťte, zda počáteční rozpočet může pokrýt náklady projektu. Pokud ne, získejte další finanční prostředky co nejdříve, abyste předešli zpoždění projektu kvůli nedostatku finančních prostředků.

U lidských zdrojů zkontrolujte, zda mají členové týmu potřebné dovednosti a zkušenosti. V opačném případě je vyškolte nebo zadávejte úkoly. Dávejte pozor na materiální zdroje, jako je infrastruktura. Dostupnost těchto zdrojů není zaručena a je dobré mít pro ně zálohu.

5. Nesprávné sledování a sledování pokroku

Neustálé shromažďování dat o průběhu úkolu je zásadní pro úspěch projektu. Pokud tak neučiníte, může dojít ke zpoždění projektu. Kromě nastavení cílů musíte sledovat, zda v nějakém úkolu nedochází ke zpoždění. Můžete tak zjistit, zda je tým na cestě k dosažení cíle.

K měření průběhu každého úkolu můžete použít nástroje pro správu úkolů. Poté, co zaznamenáte zpoždění u libovolného úkolu, můžete úkol také delegovat na někoho jiného. V případě potřeby vám tyto aplikace také pomohou snadno přiřadit všechny úkoly projektu.

6. Špatná komunikace mezi zúčastněnými stranami

Všechny strany zapojené do projektu by měly být na stejné stránce; jinak nemohou dokončit projekt v termínu. Špatná komunikace vede k nedorozumění, které nakonec brzdí postup projektu.

To je důvod, proč by každý člen týmu měl okamžitě vědět o změně rozsahu, očekávání klienta a jakémkoli zpoždění ze strany kterékoli zúčastněné strany. Měly by se konat pravidelné týmové schůzky, na kterých by se měly sdělovat aktuální informace o projektu.

Týmy by také měly používat nástroje projektového řízení vědět o termínech a hlavních termínech. Tyto aplikace také uchovávají veškerou týmovou komunikaci na jednom místě, aby byla zajištěna přehlednost.

7. Neochota pracovat jako tým

Úspěšný projekt je týmová práce. Každý člen, včetně manažera, musí hrát svou roli efektivně, aby dosáhl cíle. Někdy členové týmu nespolupracují, což má za následek zpoždění projektu. Ani manažeři v dnešní době nemají tendenci mikromanažovat.

Ale každý si musí pamatovat, že konečným cílem je dokončit projekt včas. Projekt byste neměli ohrozit, jen abyste se vyhnuli konfliktu.

Zatímco členové týmu potřebují svůj vlastní prostor a rozhodovací pravomoci, aby podali co nejlepší výkon, manažeři by měli zasáhnout kdykoli je to nutné, aby zabránili tomu, aby se projekt dostal mimo trať. Manažeři by také měli okamžitě podniknout kroky k vyřešení jakéhokoli konfliktu v týmu.

Příbuzný: Co je to konflikt práce na dálku? Způsoby, jak tomu zabránit

8. Faktory třetích stran

Organizace často potřebují v určitých fázích projektu zapojení třetích stran. Externí dodavatelé mohou být také zodpovědní za zpoždění projektu, pokud nedodají zdroje nebo úkoly včas. Obvykle se to stává, protože tito jedinci třetích stran nevědí o milnících nebo cílech vašeho projektu.

Týmy také nesledují dodavatele ohledně přidělených úkolů a dostávají se do problémů, když dojde ke zpoždění ze strany třetí strany. Chcete-li se těmto problémům vyhnout, dejte jim přísný termín a zůstaňte s nimi v kontaktu až do jejich doručení. Do smlouvy můžete zahrnout i ustanovení o pokutě za prodlení. Proto budou brát včasné doručení vážně.

9. Neočekávané okolnosti

V neposlední řadě se můžete setkat s nepředvídatelnými situacemi, které mohou vést ke zpoždění projektu. Přírodní katastrofy, výkyvy počasí, politická nestabilita, globální recese, potíže se získáváním investic – to vše může zpozdit váš projekt.

Přestože těmto příčinám nelze předejít, jejich dopad jistě můžete snížit správným plánováním. Každý člen týmu by měl být vždy připraven na nejhorší. Nenechat úkoly na poslední chvíli je silným krokem v boji s tímto problémem.

Členové týmu by také měli spolupracovat, když je po katastrofách další pracovní vytížení, aby projekty dokončili včas.

Zachraňte projekty před zpožděním

Projekt může v jakékoli fázi sejít z cesty. Znáte-li běžné příčiny zpoždění projektu a řešení, jak se jim vyhnout, můžete splnit cíl úspěšného dodání projektu včas. Dosahování cílů v oblasti produktivity je tedy také snazší než kdy dříve.

7 nejlepších aplikací, které vám pomohou dosáhnout vašich cílů v oblasti produktivity

Chcete vyniknout v time managementu? Použijte tyto funkcemi bohaté aplikace timeboxing ke splnění svých cílů v oblasti produktivity.

Přečtěte si další

O autorovi