Jak rychle vrátit odložený projekt zpět na trať

Každý projekt začíná dobrými úmysly a nejlepším úsilím, ale mnoho z nich selhává s nízkou angažovaností a nedosáhne milníků. Není však třeba být zklamán, protože některá nápravná opatření mohou váš zpožděný projekt během okamžiku vrátit zpět.

Zde je několik účinných technik obnovy projektu, které byste měli zkusit, aby se věci pohnuly správným směrem.

1. Zavolejte na týmovou schůzku

Váš tým se mohl sejít na mnoha virtuální týmové schůzky pro tento projekt. Jakmile však víte, že se chystáte zmeškat termín, je povinné, aby všichni seděli spolu ještě jednou. Toto setkání týmu by mělo vyvinout novou strategii, co dělat dál.

Zvažte výstupy projektu, rozpočet a čas (zbývající nebo dodatečný), který máte na dokončení projektu. Podívejte se na dopad vašeho zpoždění na každý z těchto aspektů. Zjistěte, co může tým dodat, a přitom zachovat původní rozpočet a termín stejný.

Kromě toho se podívejte, jak dlouho bude trvat dokončení projektu. Poté si s klientem promluvte o výběru některé z výše uvedených možností.

2. Zjistěte důvod zpoždění

Kromě výběru schůdných možností pro své klienty využijte schůzku k určení problému projektu. Pouze pokud znáte důvod zpoždění projektu, můžete podniknout kroky k vyřešení problému.

Důvody zpoždění projektu mohou být různé, včetně nedostatku rozpočtu, nedostatku zdrojů, změny organizačních priorit, plížení rozsahu, neefektivnosti týmu atd. Zjistěte, kdo je zodpovědný za zpoždění a jak to ovlivnilo projekt. Zjistěte také, jak můžete problém vyřešit v co nejrychlejším čase.

3. Stanovte si nový, ale realistický termín

Pokud jste nestihli původní termín, je čas jít dál a nastavit místo něj nový. Projděte si původní plán a zjistěte, kolik úkolů projektu stále čeká. Nastavte náročné, ale proveditelné milníky pro každý ze zbývajících úkolů a najděte nové datum dokončení projektu.

Vaším cílem je dodat projekt v novém termínu. Před nastavením nového termínu splatnosti proto zvažte kapacitu, zdroje a dostupnost svého týmu.

4. Přehodnoťte rozsah projektu

Pokud nerealistický rozsah projektu způsobil zpoždění vašeho projektu, zvažte revizi osnovy tak, aby byla dosažitelná v krátkém čase. Diskutujte o rozsahu s klientem nebo zainteresovanými stranami a zkontrolujte, které oblasti projektů můžete odstranit.

Nikdy nedopusťte, aby došlo k plížení rozsahu, když skutečně žádáte o zmenšení rozsahu. Změna rozsahu ztíží dokončení projektu. Možná bude potřeba přesunout zaměření vašeho týmu úplně novým směrem.

5. Rozdělte se na malé úkoly a stanovte priority

Jakmile dostanete od klienta kývnutí na revidovaný rozsah projektu, začněte na něm pracovat. Nejprve si rozdělte zbývající práci na malé kousky úkolů. Potom vyhledejte, zda mezi úkoly existují nějaké závislosti. Pokud ano, zvažte je před stanovením priorit úkolů.

Požádejte tým, aby nejprve pracoval na prioritních úkolech. Někdy vás klient může požádat, abyste nejprve dodali část nebo část projektu během zpoždění projektu. V takových případech upřednostněte daný segment.

Příbuzný: Nejlepší techniky pro freelancery pro upřednostňování úkolů zdarma

6. Znovu potvrďte nebo znovu přidělte odpovědnost

Musíte pracovat s celým týmem, abyste určili jeho role pro zbývající rozsah projektu nebo úkoly. Zkontrolujte dokončené úkoly a identifikujte případné konflikty nebo neefektivitu v práci, která byla dosud na tomto projektu provedena. Může být nutné znovu potvrdit nebo přerozdělit úkoly na základě předchozího výkonu.

Při předělování úkolů vyřešte případné pochybnosti o původním plánu. Ujistěte se, že nově přidělená osoba má dovednosti potřebné k dokončení tohoto úkolu a nemá žádné jiné priority.

7. Zaměřte se na komunikaci v reálném čase

V projektu, který už selhal, už není prostor pro další zpoždění. Někdy zůstávají zásadní rozhodnutí nevyřízena kvůli opožděné odpovědi. Váš tým by proto neměl ztrácet čas asynchronní komunikací, kde neví, kdy dostanou nějakou odpověď.

Příbuzný: Tipy a nástroje pro komunikaci s klienty a týmy v reálném čase

U zpožděných projektů klaďte důraz na synchronizovanou komunikaci, jako je okamžitý chat. Kolegové se také mohou zúčastnit audio nebo video hovorů, aby si vyjasnili jakékoli pochybnosti nebo položili důležitou otázku. Ať děláte cokoli, nikdy se v takových situacích nespoléhejte na zpožděné komunikační režimy, jako je e-mail.

8. Pečlivě sledujte a spravujte úkoly

Nechtěli byste se dvakrát zdržet na jednom projektu. Abyste tomu zabránili, je nezbytné řídit úkoly a sledovat jejich pokrok na denní bázi. Udělejte ze sledování výkonu součást vaší každodenní rutiny s dynamikou aplikace pro řízení projektů kde členové mohou kontrolovat průběh úkolu a projektu.

Sledování úspěchů nestačí, protože je musíte porovnat s plánovanými úspěchy. Když si všimnete, že někdo zaostává, okamžitě jej kontaktujte, abyste zjistili problém a co nejdříve jej opravili.

9. Připravte si plán řízení rizik

Upravený plán pro zpožděný projekt často zahrnuje další pracovní zátěž, nové zdroje a přísný harmonogram. I když existuje vysoká šance, že projekt úspěšně dokončíte, zahrnuje také určité riziko. Proto musíte připravit plán řízení rizik.

Za tímto účelem identifikujte rizikové faktory. Měli byste je také analyzovat a vytvořit plán na zmírnění jejich negativních účinků. Snažte se snížit pravděpodobnost výskytu těchto rizikových faktorů. Informujte celý tým o plánu řízení rizik a průběžně jej aktualizujte, jak projekt postupuje.

10. Dejte další úsilí

Netřeba dodávat, že musíte vynaložit další úsilí na rychlé dodání zpožděného projektu. Může to také znamenat práci přesčas pro mnoho členů týmu. Čas se bude lišit v závislosti na rozsahu projektu. To však může tým demotivovat, pokud se prodloužení rozšíří.

Z tohoto důvodu by měli manažeři nabídnout svým spoluhráčům jasnou představu o tom, jak dlouho bude prodloužení pokračovat. Pokud někdo nemůže věnovat více času zpožděnému projektu, musíte jeho úkol zadat externě.

Efektivní tipy pro zpožděné projekty

Není neobvyklé, že projekt ztratí své zaměření. Jakmile k tomu dojde, je nutné identifikovat a rozpoznat bolestivá místa projektu.

Chcete-li mít projekt zpět na správnou cestu, postupujte podle výše uvedených tipů. Pro úspěšné a včasné dokončení projektu můžete také použít aplikace pro řízení projektů.

11 nejlepších funkcí MeisterTask pro agilní projektové řízení

Chcete implementovat agilní – dynamickou metodu projektového řízení, která zvyšuje produktivitu? MeisterTask vám může pomoci.

Přečtěte si další

O autorovi