7 nejlepších nástrojů pro organizaci vašich e-mailů a zvýšení produktivity

Pravděpodobně každý den dostáváte několik e-mailů od klientů, přátel nebo rodiny. Pokoušet se uspořádat svou e-mailovou schránku může být zdrcující, zvláště pokud máte ve zvyku uchovávat každou zprávu mimo kontrolu.

Zde je několik tipů a nástrojů, které vám pomohou uspořádat doručenou poštu, abyste měli více času na práci se svým seznamem úkolů.

Tipy pro uspořádání e-mailové schránky

• Věnujte každý den několik minut mazání e-mailů, které nepotřebujete.
• Odhlaste se z nepotřebných odběrů.
• Pokud je to možné, vytvořte konkrétní složky pro pracovní nebo osobní e-maily a zprávy do těchto složek roztřiďte, jakmile přijdou.
• Pomocí štítků uspořádejte příchozí poštu podle témat (např. finance, cestování atd.).
• Důležité zprávy, které musíte uložit pro budoucí použití, raději archivujte, než abyste je odstraňovali.
• Pokud je váš účet Gmail propojen s externí e-mailovou adresou, upravte nastavení oznámení, abyste se vyhnuli zbytečným aktualizacím.
• Používejte svou primární e-mailovou adresu pro důležité zprávy a vytvořte si další účet pro méně důležité zprávy, jako jsou odběry e-mailů.

Tyto tipy mohou výrazně zvýšit vaši produktivitu. Pokud však potřebujete další pomoc, můžete použít tyto nástroje:

Shift vám umožní uspořádat doručenou poštu na jednom místě.

Můžeš uspořádejte si doručenou poštu pomocí filtrů, automaticky vytvořené při odesílání e-mailů pomocí různých e-mailových klientů, jako je Gmail nebo Microsoft Outlook. Pomocí těchto filtrů můžete uspořádat e-maily podle odesílatele, seznamu, tématu a dalších. Jakmile použijete kritéria filtru na zprávu, bude umístěna do konkrétní složky se svými štítky.

Shift je také vybaven vynikající funkcí vyhledávání, která funguje na všech vašich účtech a další aplikace, jako je Slack a Facebook Messenger, takže můžete rychle načíst konverzace, když Požadované.

Jednou z hlavních výhod používání Shift je, že centralizuje všechny vaše pracovní postupy, úspora času při přepínání mezi aplikacemi a e-mailovými účtya zlepšit svou produktivitu.

Jedním z důvodů, proč si možná nebudete chtít stáhnout aplikaci nebo se přihlásit na web, je, že se bojíte, že vás budou neustále bombardovat e-maily. Mít dočasnou a jednorázovou e-mailovou adresu je skvělý způsob, jak si uspořádat doručenou poštu a vyhnout se spamu.

Namísto zadávání primární e-mailové adresy můžete pomocí MailDrop vytvořit bezplatnou adresu pro aplikace/weby se špatnou bezpečnostní reputací nebo se vyhnout spamovým reklamám.

Inbox by Gmail vám poskytuje přizpůsobitelné kategorie a uchovává e-maily s těmito tématy v horní části vaší doručené pošty. Nabízí také funkci „odložení“, která vám umožní skrýt e-mail do určitého data nebo času. Můžete také použít funkci „přidat k úkolu“ k propojení důležitých e-mailů s vašimi Úkol Google rychle seznam, kde můžete přidávat poznámky a nastavovat termíny dokončení.

„Bundles“ je další způsob, jak automaticky třídit podobné zprávy z newsletterů a aktualizací sociálních médií do snadno spravovatelných kategorií. Tyto strategie vám pomohou překonat všechen ten nepořádek – ať už jde o předplatné nebo nekonečné hromady pracovních e-mailů – a dostat se přímo k tomu, na čem záleží.

Unroll.me je bezplatný nástroj, který vám umožní odhlásit se z odběru newsletterů a zároveň si uspořádat doručenou poštu.

Odhlásit se z jednoho newsletteru se nemusí zdát jako velká výzva, ale stane se zdrcujícím, když se potřebujete vypořádat s desítkami nebo stovkami odběrů.

Unroll.me usnadňuje správu stovek e-mailů současně. Pouhými několika kliknutími se můžete hromadně odhlásit z odběru newsletterů v celém rozsahu, uspořádat je pomocí štítků, pokud chcete, a vyhledat konkrétní zprávy podle klíčových slov.

Pro ty, kteří jsou zavaleni spoustou e-mailových zpravodajů, může být užitečná funkce „Rollup“ v Unroll.me. Umožňuje vám shrnout všechny vaše oblíbené odběry e-mailů do jednoduchého seznamu jednou denně.

Tímto způsobem můžete procházet odběry najednou a nemusíte ztrácet čas procházením doručené pošty pokaždé, když obdržíte propagační novinky.

Jste-li soutěživý jedinec, který rád dělá věci sám, můžete z hromadné e-mailové odhlašovací kampaně udělat zábavnou hru. E-mailová hra je bezplatný nástroj, který gamifikuje proces čištění vaší schránky.

Chcete-li spravovat své e-mailové schránky, zadejte svou e-mailovou adresu a spusťte hru. Cílem je uspořádat co nejvíce e-mailů v daném časovém rámci. Budete penalizováni, pokud to budete trvat příliš dlouho, ale získáte více bodů, pokud své zprávy spravujete rychle.

E-mailová hra vám umožňuje vyvinout si zvyk soustředit se na jeden e-mail po druhém, než přejdete na další, zatímco integrovaný časovač zvýší vaši produktivitu.

InMoat je nástroj, který organizuje e-maily podle jejich typů, například finance, produktivita, zdraví atd. Tento nástroj pomáhá zvýšit vaši produktivitu tím, že vybírá a umísťuje typy e-mailů, které jsou pro vás důležité, na začátek vaší doručené pošty, čímž jim dáváte přednost před ostatními.

Po přihlášení ke svému účtu vás InMoat požádá, abyste si vybrali odvětví a povolání pro optimalizaci vašich pracovních postupů a stanovení priorit. Pomocí možnosti „Inteligentní filtry“ můžete vybrat kategorii e-mailů, které zůstanou ve vaší doručené poště. Přesune méně důležité e-maily do vaší složky InMoat, kde si je budete moci později prohlédnout.

InMoat také analyzuje vaši síť a požádá vás, abyste si vybrali své důvěryhodné kontakty, které budou upřednostňovat jejich e-maily, a přesune zprávy z neznámých zdrojů do jiné složky.

FollowUpThen je váš vlastní osobní asistent, který vám připomene, abyste reagovali na konkrétní e-maily. Je to zachránce pro zaneprázdněné lidi nebo ty, kteří často zapomínají důležité zprávy.

Jakmile odešlete e-mail pomocí FollowUpThen, vrátí se e-mail přesně v den a čas, který určíte, do vaší doručené pošty. Už žádné zapomínání na důležité obchodní dohody nebo schůzky s přáteli.

Vaše doručená pošta si může rychle vybrat daň na vaší produktivitě kvůli spoustě e-mailů, ze kterých dostáváte potenciální klienti, přátelé, kolegové a ty otravné bulletiny a propagační novinky, na které jste se nikdy nezeptali pro!

Až se příště budete cítit zahlceni vším ve vaší doručené poště, zhluboka se nadechněte, začněte implementovat tyto tipy a použijte tyto nástroje, abyste měli vše pod kontrolou a zvýšili svou produktivitu.

5 důvodů, proč používat nástroje pro spolupráci místo e-mailu

Nástroje pro spolupráci nabízejí koordinovanější pracovní tok týmových diskusí, sdílení souborů, správu úkolů atd. Zde je důvod, proč jsou lepší než e-mail.

Přečtěte si další

O autorovi