Jak usnadnit spolupráci s funkcí Office 2016 History Feature

reklama

Při práci s někým jiným na dokumentu Word nebo Excelu byla doba znamenalo, že budete muset soubor předat tam a zpět a ujistit se, že máte přehled o tom, co mělo změněno. Naštěstí internet udělal spolupráce v reálném čase Týmová práce: 10 tipů pro efektivní online spolupráci v reálném čase Přečtěte si více realita.

Problémy však mohou nastat, i když není jasné, jaké úpravy byly provedeny v danou dobu nebo kdo je skutečně provedl. Naštěstí funkce Historie v Office 2016 odstraní z procesu všechny aspekty pochybností.

Máte k dispozici plnou historii verzí a užitečné informace o tom, kdo co a kdy udělal, brzy budete jakmile využijete tuto novou funkci, zjistíte, že vaše spolupráce je snazší než kdykoli předtím.

Spolupráce v reálném čase

Jeden z nejužitečnějších části funkcí přidané do sady Microsoft Office 2016 9 tipů, jak se dozvědět vše o Office 2016Microsoft Office 2016 je mezi námi. Jak zvládáte nejnovější verzi kvůli své produktivitě? Doporučujeme vám, abyste se dostali k nejlepším odkazům pro výuku v kanceláři. Ukradni pochod s těmito ... Přečtěte si více

je možnost spolupracovat na dokumentu s ostatními uživateli v reálném čase. Ať už pracujete na opačných koncích svého pracoviště nebo na různých kontinentech, spolupráce v reálném čase je bezstarostnou metodou, jak zajistit, aby všichni byli na stejné stránce.

Prvním krokem je zajistit, aby všichni potřební uživatelé měli přístup k dokumentu, a v případě potřeby i práva na úpravy. Otevřete soubor, se kterým chcete spolupracovat, a klikněte na ikonu Podíl v pravém horním rohu uživatelského rozhraní sady Office.

Budete vyzváni k uložení kopie dokumentu do online umístění, aby k němu měli přístup ostatní uživatelé, pak můžete začít pozvat ostatní uživatele k úpravě zadáním jejich e-mailových adres. Upozorňujeme, že se můžete rozhodnout udělit jim povolení k prohlížení dokumentu bez provedení změn, pokud je to vhodnější - pokud však chcete spolupracovat, bude třeba je upravit.

Pozvaní spolupracovníci obdrží e-mail s odkazem, který jim umožní otevřete dokument v aplikaci Word Online Aktualizace aplikace Word online s komentáři, vylepšeními seznamu a poznámkami pod čarouOdpověď společnosti Microsoft na Dokumenty Google byla aktualizována, aby zahrnovala komentáře, vylepšení seznamu a poznámky. Přečtěte si více . Případně můžete použít Získejte odkaz na sdílení možnost získat přímý odkaz na dokument, který můžete distribuovat, jak chcete.

Když na dokumentu pracuje více uživatelů, uvidíte jeho pozici na stránce označené barevně označenou ikonou. Umístěním kurzoru na tuto ikonu se rozšíří, takže můžete zjistit, na kterého uživatele se odkazuje. Můžete také kdykoli zkontrolovat, kdo je v dokumentu aktivní, pomocí Podíl panel.

Pokud někdo jiný provede změnu nebo do dokumentu přidá obsah, bude automaticky zvýrazněn v zobrazení souboru všemi ostatními.

Takováto práce může ušetřit spoustu frustrace, pokud několik lidí potřebuje provést úpravy stejného dokumentu, protože to odstraní potenciál pro chaotickou historii verzí, ke které může někdy dojít, když jsou stejné soubory předávány z jedné osoby na další. Díky realitě se však spolupráce v reálném čase stává skutečností Kancelář 2016 Upgradujte na Office 2016 zdarma ještě dnes pomocí předplatného Office 365Microsoft Office 2016 pro Windows přistál a přináší mnoho chytrých nových funkcí. Pokud máte předplatné sady Office 365, můžete si ho nyní zdarma stáhnout a my vám ukážeme, jak níže. Přečtěte si více sleduje historii dokumentu.

Historie sledování v aplikaci Office 2016

Chcete-li zobrazit historii jednotlivých dokumentů v kterémkoli programu Office 2016, přejděte na Soubor > Dějiny. Tato funkce je k dispozici pouze uživatelům s přístupem k OneDrive for Business nebo SharePoint. Pokud nespadáte do této skupiny, můžete použít Funkce Sledování změn Jak spolupracovat se sledováním změn v aplikaci Microsoft Word Přečtěte si více místo toho (viz níže).

Měli byste vidět panel Historie otevřený na pravé straně obrazovky. Budou uvedeny všechny předchozí verze dokumentu, jméno uživatele, který provedl úpravy, a čas a datum, kdy byla iterace souboru naposledy změněna.

Kliknutím na jednotlivé verze se otevře iterace dokumentu, což může být velmi užitečné, pokud se rozhodnete, že se v průběhu projektu něco děje. Máte také možnost porovnat různé verze v rozhraní navrženém tak, aby co nejjednodušší umožnilo rozlišit dva dokumenty.

Rozdíly mezi historií a sledováním změn

Nová funkce Historie v mnoha ohledech slouží k nahrazení funkce Sledování změn - ačkoli obě jsou podporovány v sadě Office 2016.

Sledování změn bylo pro svou dobu obrovskou pomocí při předávání dokumentů od jednoho uživatele jinému, ale realitou je, že se tento druh pracovního postupu v posledních letech podstatně změnil. Povstání Internetový software, jako je Word Online Neplaťte za Microsoft Word! 4 důvody, proč místo toho používat Office onlineMicrosoft Office Online nabízí bezplatné webové verze Word, Excel a PowerPoint. Zde je důvod, proč byste to měli vyzkoušet ještě dnes. Přečtěte si více , nemluvě o tom, že cloudové úložiště je volně dostupné a široce využívané, zásadně změnilo způsob sdílení dokumentů.

Funkčnost sledování změn je do značné míry zajišťována funkcí historie, takže není důvod jej zapínat a vypínat, pokud to není vaše osobní preference. Možná budete chtít přejít na Posouzení Pokud je to vhodné, vložte kartu.

Možnosti spolupráce zahrnuté v sadě Office 2016 však nabízejí spoustu dalších způsobů, jak se dostat do kontaktu také s vašimi kolegy. Vznášení nad něčí jméno v Podíl panel umožní přístup ke všem kontaktním informacím, které byly přidány do jejich profilu účtu Microsoft.

Přestože není důvod přestat používat sledování změn, pokud to preferujete, je zřejmé, že funkce Historie je připravována tak, aby zcela nahradila její funkci. Prozatím jsou k dispozici obě možnosti, ale zdá se více než pravděpodobné, že společnost Microsoft v nadcházejících fázích sledování změn vyřadí let, protože jeho účel se zdá být lepší v kombinaci s rostoucím zaměřením na online spolupráci při používání úřadu apartmá.

Máte tip, jak mohou uživatelé Office lépe spolupracovat se svými kolegy? Nebo máte nějaké potíže s integrací funkce Historie do pracovního postupu? Chcete-li požádat o pomoc nebo se podělit o své vlastní znalosti, navštivte následující sekci s komentáři.