Cutting Edge yaM nastavuje standard pro nástroje pro správu online schůzek

reklama

Pokud pořádáte schůzky bez programu jednání nebo si vedete zápisy na obyčejných starých dokumentech Wordu, vaše schůzky a zápisy pravděpodobně nebudou tak užitečné, jak by mohly být. I když se většina z nás na setkání netěší, přesto jsou úžasní online nástroje 10+ skvělých online nástrojů pro skupinovou koordinaci a schůzkyJak řídíte tým lidí, kteří jsou geograficky rozmístěni? Jak koordinujete mezinárodní časová pásma? Koncept práce přes internet se začal vkrádat do každodenního pracoviště,... Přečtěte si více to může pomoci učinit schůzky produktivnějšími a méně časově náročnými pro ty, kdo je plánují a usnadňují.

Nedávno jsem narazil na špičkovou webovou aplikaci pro správu online schůzek s názvem jam (což znamená Yet Another Meeting). yaM je jako virtuální asistent pro vytváření profesionálně vypadajících agend a minutových zpráv a zároveň poskytuje nástroje, které usnadňují jednání účastníci vymýšlejí nápady, provádějí analýzu produktů a nákladů a integrují se s online cloudovými účty včetně Dropboxu, Kalendáře Google a Evernote.

yaM lze použít s oběma online konferenční prostory Online Průvodce schůzkami: Software a strategieModerní videokonferenční služby se snadno používají a jsou dostupné téměř každému, kdo má počítač nebo chytrý telefon. Možnost spojit se a setkávat se s lidmi online znamená, že již nejsme omezeni geografickou polohou. Přečtěte si více jako Google Hangouts Tipy na plánování a pořádání efektivních schůzek s Google HangoutsS dnešní internetovou technologií může být pořádání online schůzek efektivní a nákladově efektivní, zejména pokud je předem naplánujete a využijete nástroje šetřící čas. Posledních pár měsíců jsem se účastnil online setkání... Přečtěte si více nebo v tradičním offline nastavení. Jako webová aplikace je to podobné Souhlasím Agreedo: Pište a spravujte zápisy z obchodních jednání zdarma onlineJiž několik týdnů hledám snadno použitelnou webovou stránku nebo aplikaci, která by mi umožnila uchovávat a ukládat zápisy z jednání. Tradiční přístup k textovým dokumentům již není produktivní... Přečtěte si více , ale je mnohem pokročilejší, aniž by to bylo složité.

Vytváření agendy

Po registraci účtu u yaM můžete okamžitě začít vyvíjet agendu pro vaši příští schůzku. Jednoduše přidáte položky agendy na levou stranu pracovního prostoru spolu s dobou trvání a jménem osoby odpovědné za danou položku.

Položkám programu můžete snadno přiřadit názvy, ale účastníci si musí zaregistrovat účet u yaM, na který jim můžete poslat pozvánku z pracovního prostoru. Díky registrovaným účastníkům je yaM mnohem více spolupracujícím nástrojem pro správu schůzek, protože každý účastník může během schůzky současně přidávat poznámky do pracovního prostoru. I když je efektivnější mít jednu osobu přiřazenou jako minutový takt, v yaM jsou další užitečné nástroje, díky kterým je skvělý pro spolupráci.

Když je vaše agenda vytvořena, můžete ji vytisknout nebo rozeslat účastníkům schůzky. Každý registrovaný účastník obdrží e-mailem zprávu o schůzce, která samozřejmě zahrnuje logistiku médií, seznam bodů programu a odkaz na online pracovní prostor yaM. Nejlepší ze všeho je, že vaše rozesílaná agenda je profesionálně naformátovaná a snadno čitelná. Položky programu lze také zkopírovat a přidat do nové schůzky. Ještě lepší by však bylo, kdyby vývojáři dokázali vytvořit standardní položky programu, které jsou automaticky součástí každé nové schůzky.

Zabírání minut

Přidávání poznámek a akcí do yaM je stejně snadné jako vytváření agendy. Minuty se skládají ze čtyř typů obsahu: poznámky, akční položky, přiložené soubory a nástroje pro spolupráci v reálném čase.

Způsob, jakým je yaM nastaven, by ve skutečnosti mohl pomoci účastníkům schůzky zůstat soustředění, zvláště pokud má každý během schůzky pracovní prostor otevřený na svém počítači. Pořadatel minut může snadno přidat úkol s datem splatnosti a jménem odpovědné osoby. Zvláštní však je, že za každou akční položku může být uvedena pouze jedna osoba.

Tam, kde yaM také září, je jeho sbírka vestavěných nástrojů pro spolupráci, které umožňují členům provádět analýzu Pro/Con, analýzu produktů, brainstormovat nápady nebo hlasovat o důležitých rozhodnutích. Existuje také nástroj pro to, co se nazývá SWAT analýza, která zahrnuje diskusi a zaznamenávání silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb konkrétního projektu, nápadu nebo rozhodnutí.

Uvidíte, že tyto nástroje pro spolupráci a správu schůzek mohou být velmi užitečné pro udržení zapojení účastníků a možná jim pomohou lépe analyzovat a rozhodovat se. Obsah jednotlivých nástrojů pro spolupráci můžete také vytisknout nebo poslat e-mailem účastníkům během schůzky. (Poznámka: nápady na další nástroje pro online spolupráci jsou recenzováno zde 6 nejlepších bezplatných nástrojů pro online schůzky pro spolupráci s vaším týmemMalé týmy nepotřebují ke spolupráci drahé podnikové aplikace. Zde je šest fantastických nástrojů, které můžete použít ke správě dat, komunikace a dalšího týmu. Zdarma. Přečtěte si více ).

Stejně jako u agendy lze minutové zprávy yaM tisknout nebo rozesílat e-mailem. Zápisy jsou tak dobře naformátované, že účastníci schůzky nebudou mít žádnou omluvu, aby si je nezkontrolovali. Programy a zápisy jsou také archivovány na yaM, takže se účastníci mohou přihlásit ke svému účtu a kdykoli si je prohlédnout.

Další nástroje

yaM obsahuje další nástroje pro sledování času během schůzek, nastavení dat schůzek v vestavěný kalendář (který se integruje s Google Calendar, Exchange a kanály Outlook/iCal) a an adresář.

Vývojáři yaM zahrnuli do své webové aplikace několik užitečných funkcí, ale věnovali zvláštní pozornost věnujte pozornost tomu, aby uživatelské rozhraní bylo přístupné a snadno se naučilo během několika minut od registrace účet.

yaM má základní bezplatný účet, který zahrnuje všechny základní funkce a možnost pořádat až 10 schůzek za měsíc s až pěti účastníky na schůzku. Prémiový účet umožňuje neomezený počet schůzek a účastníků, přizpůsobitelné rozhraní a šifrování SSL.

yaM podle mého názoru nastavuje standard pro nástroje pro správu online schůzek. Dejte nám ale vědět, co si o této online aplikaci myslíte. Jsou nějaké další funkce, které byste rádi přidali?