Osvoboďte svou doručenou poštu: Snadno a automaticky stanovte priority e-mailů pomocí těchto bezplatných nástrojů

reklama

E-mail téměř úplně nahradil šnekovou poštovní komunikaci. Nyní se všichni snaží dostat do vaší schránky. Od rodiny a přátel po společnosti a inzerenty, všichni vyžadují část vaší pozornosti. Pokud jste nespravovali svou doručenou poštu pomocí filtrů a dalších nástrojů pro určování priorit, musí to být nepořádek. A s tím, jak to stále více e-mailů zaplňuje, je snadné ztratit přehled. Už jste někdy zmeškali důležitý e-mail?

Asi před rokem jsem se rozloučil s e-mailovým klientem pro stolní počítač a navždy jsem přešel na online rozhraní Gmailu. Byla to velká změna, ale od té doby jsem se dozvěděl něco o správě e-mailů. Tento článek ukazuje tři bezproblémové a automatické způsoby upřednostňování e-mailů, včetně jednoho, který nevyžaduje Gmail. Tyto nástroje zajistí, že vám už nikdy nezmeškáte důležitý e-mail.

Počínaje e-mailem nebo prvním uspořádáním vaší doručené pošty

Když přecházíte na novou e-mailovou adresu, e-mailového klienta nebo jste nikdy nikdy nevynakládali velké úsilí na organizaci vaší doručené pošty, vřele doporučuji dát OtherInbox

Organizátor pokus. To je, pokud používáte AOL, GMail, Yahoo!, nebo iCloud s jejich nativním / webovým rozhraním nebo IMAP. Organizátor analyzuje všechny vaše e-maily a třídí je do různých složek. Vyřízne to nepořádek a ponechá vaše nejdůležitější e-maily ve vaší doručené poště.

zkusil jsem Organizátor s mým účtem Gmail. Po registraci organizátor pokračuje skenováním e-mailů, aby uspořádal odesílatele. To může chvíli trvat a nemusíte se držet, abyste to dokončili.

Další den jsem si všiml, že se v mém účtu Gmail objevily nové štítky. V Gmailu organizátor nastavuje kořenový štítek OIB s několika dílčími štítky, od Business to Travel a všeho mezi tím. E-maily, které organizátor rozezná, ale nejsou si jisty, se zdají být označeny jako Domů. V mém případě to zahrnovalo oznámení od Doodle, Dropbox a Skype. Při bližším zkoumání jsem zjistil, že organizátor v mém účtu Gmail uspořádal přes 30 000 e-mailů.

Organizátor od začátku rozpoznal téměř všechny mé zpravodaje, oznámení na sociálních sítích, skupinové nebo seznamové e-maily a mnoho dalšího. Oproti štítkům a filtrům, které jsem nastavil dříve - vše v únavné manuální práci - organizátor fungoval velmi dobře. Dokonce se postaralo o nějaké nové odesílatele, které jsem dosud neodeslal na žádné filtry. A každý den existuje denní přehled, který shrnuje, co organizátor provedl s příchozími e-maily.

Organizátor nemusí být nutně dokonalý, je však flexibilní. Pokud existují e-maily, které chcete třídit jinak, můžete se vrátit do webového rozhraní OtherInbox, najít příslušného odesílatele a změnit způsob, jakým se s ním zachází. Můžete vytvořit novou složku / štítek nebo zakázat třídění pro vybrané odesílatele.

Okamžitě není zřejmé, že se Organizátor může učit. Pokud najdete odesílatele, který organizátor nerozpozná automaticky, přetáhněte příslušný e-mail do složky OIB nebo jej označte ručně. To naučí organizátora třídit všechny budoucí e-maily od tohoto odesílatele do vybrané složky a měli byste obdržet příslušný e-mail s oznámením, který může nějakou dobu trvat.

OtherInbox Organizer je opravdu působivý nástroj. Zruší vaši doručenou poštu a pomůže vám soustředit se na e-maily, na kterých vám záleží. A tam, kde to není dokonalé, můžete pomoci zlepšit. Kdybych nevynaložil tolik úsilí na nastavení složitých štítků a e-mailových filtrů, byl bych v pořádku s Organizátorem. Mým jediným zájmem by bylo spoléhat se na externí nástroj a co by se stalo, kdyby přestal být bezplatnou službou nebo by přestal fungovat. V tomto smyslu jsem rád, že už mám systém, který pracuje pro mě.

Výrok: Perfektní nástroj, pokud nemáte ponětí, jak spravovat nepořádek v doručené poště!

Oprava existujícího účtu Gmail pomocí prioritních doručených a filtrů

Ve svém pracovním e-mailovém účtu používám Prioritní poštu Gmailu od loňského roku. To je jediná doručená pošta, kterou jsem kdy dokázala denně vyčistit. Nechtěli byste, aby vaše doručená pošta vypadala poněkud jako níže uvedená obrazovka? Přednostní doručená pošta důležité a nepřečtené e-maily nahoře, označené hvězdičkou nebo Důležité e-maily nebo jakékoli jiné vybrané štítky (až dva) sedí hned pod a všechno ostatní je cued dole.

Prioritní poštu můžete povolit v nastavení doručené pošty. Je to jeden z pěti typů doručené pošty. Už jsme o tom psali Prioritní pošta zde Prioritní pošta Gmailu řeší problém Bacn Přečtěte si více .

Zjistil jsem, že Prioritní pošta je velmi spolehlivá. V ojedinělých případech se objevily e-maily důležité a nepřečtené, ačkoli nebyly z pravidelného kontaktu a nebyly mi dokonce ani osobně zaslány. Denně však najdu pouze e-maily, které jsou důležité v horní části doručené pošty. Vlastně jsem zapomněl, že jsem měl zapnutou Prioritní poštu - tak to pro mě funguje!

Výrok: Nastavte ji a zjistěte, že to prostě funguje. Možná však budete muset nastavit e-mailové filtry.

Prioritní pošta samozřejmě není vše, co používám ke správě svého pracovního e-mailového účtu. Také jsem nastavil spoustu filtrů, abych udržel svou doručenou poštu, zejména všechno ostatní sekce, bez nepořádku. To se vrací k jednomu z našich klíčových článků v Gmailu, 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech 3 věci, které uživatelé Gmailu nastavili na svých účtech Přečtěte si více . Možná byste také chtěli vyzkoušet 5 filtrů Gmailu, které vám pomohou při stanovení priority a uspořádání vaší doručené pošty 5 filtrů Gmailu, které vám pomohou při stanovení priority a uspořádání vaší doručené poštyJaké filtry by měl mít každý ve svém arzenálu, aby jejich doručená pošta byla stejně řádná jako ta moje? Jsem tu, abych vám pomohl začít s nastavením prvních pěti filtrů, nebo ... Přečtěte si více .

Správa více e-mailových účtů v Gmailu s více doručenými

S Gmailem můžete spravovat více e-mailových účtů Jak importovat a spravovat více e-mailových účtů v GmailuChcete spravovat veškerý svůj e-mail pomocí Gmailu? Zde je návod, jak do účtu Gmail přidat více e-mailů a snadno je spravovat. Přečtěte si více z jediného rozhraní. Může však být docela matoucí, pokud e-maily z několika různých účtů skončí v jediné doručené poště. I když štítky nabízejí skvělý způsob, jak třídit e-maily a rozlišovat mezi různými kategoriemi, nemusí nutně poskytovat dobrý přehled. Zadejte více doručených, funkce Gmail Labs, která vám umožní zobrazit až pět dalších doručených v podokně Doručená pošta Gmailu.

Během minulého roku jsem pomocí několika doručených zpráv získal přehled o své doručené poště, e-mailech označených hvězdičkou, konceptech a e-mailech pod různými štítky. Přiznám se, že e-maily s hvězdičkou se vymkly kontrole. Kromě toho to fungovalo jako kouzlo.

Nastavení několika doručených je snadné a já jsem to vysvětlil podrobně a mnoha snímky obrazovky tady Jak importovat a spravovat více e-mailových účtů v GmailuChcete spravovat veškerý svůj e-mail pomocí Gmailu? Zde je návod, jak do účtu Gmail přidat více e-mailů a snadno je spravovat. Přečtěte si více ; jen přejděte dolů na záhlaví Správa více e-mailových účtů v Gmailu.

Výrok: Skvělý nástroj pro udržování přehledu o více štítcích nebo e-mailových účtech. Vyžaduje nastavení filtrů / štítků.

Alternativy

Dalším nástrojem, který jsem unavil, byla cloudová aplikace pro stolní počítače Inkoust. Vypadá to úhledně, ale nezdá se být velmi užitečným, pokud jde o upřednostňování e-mailů. Nenalezl jsem Seřadit podle relevance funkce velmi užitečná, ale místo toho zjistila, že aplikace je příliš jednoduchá a bolestivě pomalá. Inky jsme zmínili v tomto článku: E-mail jde moderně: Tři e-mailové aplikace pro Windows 8 E-mail jde moderně: Tři e-mailové aplikace pro Windows 8Se svým novým lesklým zařízením nebo upgradem Windows 8 nabootovaným, dlaždicemi zářícími na vás a mrkajícími užitečnými informacemi můžete chvíli trvat, než se rozhlédnete, než získáte šanci ... Přečtěte si více

Pro ty z vás, kteří používají Outlook nebo Yahoo a kteří chtějí spravovat více e-mailových účtů, tento článek Zkombinujte své e-mailové účty do jediné schránky: Zde je návodKontrolujete denně více doručených? Přestaňte ztrácet čas! Zkombinujte své e-mailové účty do jediné schránky. Ukážeme vám, jak pro Gmail, Outlook a Yahoo. Přečtěte si více mohou být užitečné.

Závěr

Když jsem byl úplně prodáván v Gmailu a investoval jsem spoustu času do nastavení filtrů, zjistil jsem, že pro mě stále fungují nativní nástroje Gmail Priority Inbox a Multiple Inboxes (prostřednictvím Gmail Labs). Pokud však právě začínáte s upřednostňováním e-mailů, pokud máte e-mailový účet, který není Gmailem, a pokud je vaše doručená pošta hrozná nepořádek, bude organizátor OtherInbox zachránit život!

Používáte pro správu e-mailů nějaké nástroje nebo techniky, o kterých bychom měli vědět? Prosím, podělte se o komentáře!

Obrazové kredity: Vector Mail přes Shutterstock