Jak používat šablony ásan pro jakýkoli projekt

Jedna věc, kterou byste se měli o Asaně naučit, je, jak používat projekty ke zvýšení produktivity ve vašem týmu. S řízením projektu Asana se můžete vyhnout zastaralým tabulkám, dlouhým e-mailovým vláknům a zdlouhavým schůzkám, které opakují stejné informace.

Pokud váš tým většinou dělá hodně opakující se práce, nemusíte tyto úkoly a projekty v Asaně pokaždé znovu vytvářet. Šablony Asana můžete použít pro úsporu času nejen nyní, ale i pro následné návrhy projektů.

Pojďme se podívat, jak používat šablony Asana pro téměř jakýkoli projekt, na kterém váš tým pracuje.

Co jsou šablony projektu Asana?

Namísto toho, abyste při vytváření nástěnky kanban v Asaně začínali od nuly, návrh šablony již obsahuje všechny základní sekce, které týmy často používají. Spíše než plánování projektu od základu vám šablony projektu Asana poskytnou potřebné stavební bloky, abyste mohli začít.

Šablona je v podstatě plug-and-play hack pro správu projektů, který vám umožňuje standardizovat procesy a pustit se do provozu s každým novým projektem. Pokud potřebujete provést změny, aby vyhovovaly vašim potřebám, můžete tak učinit také.

Můžete používat, vytvářet a ukládat vlastní nebo vestavěné šablony projektu Asana pro různé procesy. Všechny příklady jsou projekty s krátkými termíny (jako je spuštění), probíhajícími procesy (jako je přijímání nových zaměstnanců) a sledováním informací.

Uživatelé s bezplatnými účty mají přístup k bezplatným šablonám, ale prémiové plány nabízejí více možností přizpůsobených konkrétním odvětvím. Příklady šablon ásan zahrnují šablonu plánu prodeje, šablonu pro správu agentury, šablonu kalendáře obsahu, kontrolní seznamy nových nájmů a další.

Asana také organizuje šablony podle týmových funkcí, jako je design, IT, produkt, zákaznický úspěch, operace a lidské zdroje. Pokud jste projektový manažer, který nechce ztrácet čas pohráváním si s kanbanovými nástěnkami, jednoduše si prohlédněte galerii, vyberte si popis týmu a vezměte si šablonu plánu projektu, která vyhovuje vašim potřebám.

Nyní se podívejme, jak používat šablony řízení projektů Asana.

Jak používat šablony projektu Asana

Níže jsou uvedeny kroky k použití šablony:

1. V levém horním rohu aplikace Asana klikněte na oranžovou + knoflík.
2. Vybrat Projekt z rozbalovací nabídky.
3. Dále vyberte Použijte šablonu ze spouštěcí obrazovky Projekty.
4. Uvítá vás seznam šablon vytvořených Asanou, většinou přizpůsobených účelu, pro který jste Asana uvedli při registraci. Kliknutím na rozbalovací tlačítko vedle můžete změnit kategorii šablon, které se vám zobrazují Typ v pravém horním rohu obrazovky.
5. Šablony si můžete prohlédnout, abyste získali představu o tom, jak budou vypadat a jak budou přínosem pro váš tým.
6. Chcete-li zahájit nový projekt pomocí šablony, klepněte na Použijte šablonu.
7. Na další obrazovce budete mít možnost upravit název projektu a změnit oprávnění. Klikněte Vytvořit projekt když si vše přizpůsobíte svému vkusu.
8. Podívejte se na PŘEČTĚTE MĚ a ZKOPÍROVAT MĚ úkoly pro pokyny a návrhy.

Budete si moci přizpůsobit projekt vytvořený ze šablony tak, aby vyhovoval potřebám vašeho týmu. Chcete-li projekt přizpůsobit svému pracovnímu postupu, můžete cokoli v šabloně změnit, přidat nebo odstranit.

Pokud upgradujete na Asana Premium, budete moci do projektů vytvořených ze šablony přidávat další vlastní pole, což vám umožní sledovat informace, které jsou pro váš tým nejdůležitější.

Příbuzný: Nejlepší bezplatné alternativy ásan pro projektový management

Jak vytvořit vlastní šablony v ásaně

Je možné, že váš tým má specifické pracovní postupy, které byste chtěli zachytit do šablony. V tomto případě budete chtít mít možnost převést dříve dokončené projekty na šablony a zároveň zachovat některé podrobnosti, jako jsou projektové úkoly, klíčové milníky a fáze projektu.

Postup:

1. Vytvořte nový projekt (nebo duplikujte projekt, který již máte), abyste zachytili sled úkolů, které váš tým pravidelně dokončuje. Ujistěte se, že máte připraveny všechny podrobnosti úkolu.
2. Klikněte Podrobnosti, pak rozevírací seznam záhlaví projektu a vyberte Převést na šablonu. Ujistěte se, že projekt nesmažete ani archivujete.
3. Opakujte proces pro tolik rozvržení projektu, kolik chcete.

Chcete-li použít některou ze svých vlastních šablon, jednoduše se vraťte na + tlačítko v horní liště a vytvořte nový projekt. Klikněte na Šablony na obrazovce nového projektu a vaše vlastní šablony budou uspořádány podle týmu na kartě s názvem vaší organizace.

Tyto šablony lze aktualizovat, jak se vaše procesy zlepšují a vy získáváte zkušenosti z předchozích projektů.

Příbuzný: Nejlepší integrace ásan, které byste měli vyzkoušet

Pracujte chytře s projekty Asana

Šablony projektů usnadňují sledování více vaší práce v Asaně tím, že poskytují strukturované pracovní postupy, které lze snadno vytvořit a přizpůsobit pro váš tým.

Existují vynalézavější způsoby, jak automatizovat opakující se úkoly a objasnit cíle a procesy pro váš tým v Asaně. Pro více nápadů si přečtěte našeho podrobného průvodce používáním ásany, abyste udělali více práce.

6 kreativních způsobů, jak z ásan vytěžit maximum

Asana je jedním z nejoblíbenějších nástrojů pro řízení projektů. Možná se ale ptáte, jak jej můžete využít ve svém každodenním životě? Zjistit jak!

Přečtěte si další

O autorovi