3 Snadné tipy pro psaní pro kancelář

V kanceláři musí být lidé schopni porozumět tomu, co se jim sděluje, aby práce probíhala správně. Z velké části se to dělá dobře, ale s nárůstem diverzity na pracovištích není čas jako dnes na to, abychom se vyrovnali.

Pokud chcete vědět, jak zlepšit přístupnost vašich e-mailů, dokumentace a dalších písemných kancelářských médií, zde se podíváme na několik tipů, jak na to.

Důvody, proč mít dostupné materiály

Pokud toto čtete, vaším důvodem pro zlepšení dostupnosti písemných materiálů může být snaha stát se inkluzivnější a je to jeden z hlavních důvodů, proč je většina společností přijímá. Inkluzivní pracovní prostor přitahuje různorodé nábory a podporuje zaměstnance, kteří to potřebují.

Je dobře známo, že když je vhodné prostředí, lidé se specifickými vzdělávacími potřebami jsou schopni myslet kreativně a často vynikají. Základem je začít tím, jak komunikujete.

Příbuzný: Jak využít svůj styl učení k maximalizaci produktivity

Dostupnost je však také neuvěřitelně chytrý obchodní tah. To, že víte, co máte na mysli, ještě neznamená, že se to tak překládá. Pokud každý rozumí tomu, co musí udělat, a věci dávají smysl, znamená to:

• Méně chyb
• Zlepšená důvěra zaměstnanců
• Oslovíte širší publikum
• Atraktivnější pracoviště
• Ušetříte čas při vysvětlování věcí

A co je nejdůležitější, je to neuvěřitelně snadné a může to ve skutečnosti zlepšit váš pracovní výkon.

1. Použití jednoduchého jazyka

Ať už posíláte e-mail širokému publiku, píšete newsletter nebo vytváříte novou dokumentaci pro nový postup v práci, záměrem je, aby to vzali ostatní. V těchto případech je nutné používat jednoduchý jazyk.

Zaprvé byste se měli ve svém textu vyvarovat používání zkratek a žargonu. Někteří lidé možná nevědí, co tím znamenají, a mohou být překážkou pro nové začátečníky. Mohou také způsobit, že se zaměstnanci budou cítit vyloučeni a ubrat na celkovém dopadu vaší práce. Místo toho si zkratky vypište celé a zvolte slova, kterým každý rozumí.

Když píšete publiku, dobrý tip je psát pro někoho, kdo nemá ponětí, co je vaší prací. Mnoho písemné komunikace obchází důležité detaily a vynechává potřebné kroky. To se stává, když autor píše z místa znalostí a on mentálně zaplňuje mezery, místo aby je zapisoval.

Příbuzný: Informační bulletiny pro začínající podnikatele

Když budete důkladní a pečlivě zvážíte každý krok, můžete napsat podrobnější vysvětlení a je méně pravděpodobné, že zaměstnance požádáte o vysvětlení. Například říkat někomu, co má dělat, může být zcela otevřené, zatímco také říkat mu, co nemá dělat, zachovává konkrétní pokyn.

Příklady můžete použít, pokud se snažíte něco zjednodušit, dát své práci také uplatnění v reálném světě.

2. Použití přístupného písma

Existuje důvod, proč většina webových stránek, aplikací a stránek sociálních médií používá stejný typ písma, a to proto, že vědí, že oslovuje širší publikum. Vaše e-mailové aplikace a aplikace pro digitální zasílání zpráv již mají výchozí písmo, které je snadno čitelné, což je obvykle Arial nebo Calibri, a jsou ideálními dostupnými písmy, které lze použít pro veškerou písemnou dokumentaci.

Text s malými písmeny je také snazší na pohled, proto se zdržujte používání velkých písmen, například při psaní nadpisů nebo při snaze něco zdůraznit. Místo toho můžete tučně slova, která na to osobu upozorní, nebo rozbijí text.

Kromě toho může být velikost písma důležitá pro zaměstnance, kteří mají problém vidět menší text. Ideální je text o velikosti 12 pixelů nebo více, který je často standardem pro veřejné materiály. Jakákoli menší než tato a riskujete, že ji lidé nebudou schopni správně přečíst. Samozřejmě mohou využít Zvětšení Pokud se jedná o digitální soubor, mohou fungovat na jejich počítačích, ale pokud byl vytištěn, může to představovat problémy.

Příbuzný: Nástroje pro synchronizaci aplikace Microsoft Outlook s Kalendářem Google

A konečně, písmo a pozadí by mělo být černobílé, a pokud musíte použít barvu, modrá je nejlepší, protože je to ta, kterou většina lidí s barvoslepostí rozezná. Nejen to, je to jednoduchá barva, která není kontrastní.

3. Rozbití bloků textu

Dostali jste někdy e-mail nebo dokument, který obsahuje souvislé bloky textu? Pokud ano, budete vědět, že to může být nepříjemné a pro mnoho lidí může být obtížné číst. Naštěstí existuje několik rychlých a jednoduchých způsobů, jak zpřístupnit podrobné části textu.

Odrážky a číslované seznamy jsou skvělé nástroje, které lze použít k vytváření seznamů nápadů, výhod, kroků a dalších kusů informací. Ujistěte se, že odrážky jsou stručné a konkrétní, a budete moci shrnout několik odstavců do snadno čitelné části. Udrží čtenářovu pozornost a ušetří vám čas.

Příbuzný: Týmové Wiki Nástroje, které můžete použít ke zvýšení produktivity

Dalším způsobem, jak rozdělit text, je použití obrázků. Musíte však být opatrní s obrázky, které používáte. Jakýkoli obrázek, který použijete, by měl doplňovat text; pokud váš obrázek obsahuje důležité informace, které nejsou zahrnuty ve vašem textu, můžete lidi vyloučit nebo zmást. Obrázky by také měly používat jednoduché barvy a vyvarovat se kontrastních barev, které mohou být pro ostatní obtížně viditelné.

Možná to nemusíte dělat, pokud se jedná pouze o e-mail, který odesíláte, ale v takovém případě to může stát za to zvážit, zda by tento jeden e-mail mohl být rozdělen na samostatné e-maily, pokud by obsahoval mnoho různých nápadů a témata. Ponechat jedno téma na e-mail je ideální, pokud je toho hodně k probírání.

Dostupnost pomáhá všem

Každý má jiné způsoby práce a někteří lidé mohou potřebovat další věci, které zde nejsou brány v úvahu. Důležité je získat zpětnou vazbu a zjistit, co na lidi funguje; čím více můžete zlepšit dostupnost své písemné komunikace, tím více výhod uvidíte.

Nepřemýšlejte nad tím; prostě začněte a zkuste to. S těmito tipy budete na dobré cestě k přístupnému pracovišti a ostatní ocení váš přístup všímavosti.

4 tipy pro dokončení profesionálního předání zakázky

Jak byste se měli při odchodu ze zaměstnání předat? Zde je několik rychlých a jednoduchých kroků, jak předat svou pracovní zátěž před nástupem do nové práce.

Přečtěte si další

O autorovi