10 věcí, o kterých jste nevěděli, že můžete dělat s Microsoft SharePoint

Pro mnohé je SharePoint platformou s omezenými funkcemi. Ale není tomu tak. Na této platformě můžete dělat mnoho věcí, z nichž některé jste možná dosud neznali.

V tomto článku odhalíme takové funkce SharePointu, které vaše kolegy jistě ohromí.

1. Zpracování faktur

Pokud vaše organizace spolupracuje s klienty třetích stran, je generování a zpracování faktur klíčovou součástí vašeho pracovního procesu. Většina organizací závisí na externích nástrojích pro správu faktur. Nicméně, SharePoint uživatelé mohou provádět většinu kroků z jeho nativní platformy.

Pomocí Microsoft Forms můžete shromažďovat data faktur a importovat je do SharePointu. Vytvoření faktury a provedení analýzy příjmů je také možné současně na SharePointu.

Příbuzný: Formuláře Google vs. Microsoft Forms: Který z nich byste měli použít?

Tyto procesy vyžadují zapojení menšího počtu lidí. Při zadávání dat je tedy menší šance na jakoukoli chybu. Zahrnutí automatických kroků také zrychluje fakturaci. Můžete také snadno zjistit, jak proces probíhá.

2. Použití během onboardingu

Nábor a přijímání nových lidí do společnosti je těžkopádný úkol. Vše by mělo být na svém místě, aby byla zajištěna pozitivní zkušenost pro nového člena týmu.

Integrací Microsoft Forms a Power Automate se SharePointem můžete shromáždit všechny informace na jednom místě a vytvořit pracovní postup pro všechna oddělení. Po nastavení integrace a workflow musí HR manažer pouze sledovat každý krok.

Používání SharePointu v procesu onboardingu nabízí oboustranně výhodnou situaci jak pro nové zaměstnance, tak pro HR manažery. Zatímco nový rekrut může začít ihned se vším, co je k dispozici, náboráři budou muset vynaložit méně úsilí na onboarding.

3. Správa zásob

Správa zásob je hektický proces, protože zahrnuje řadu úkolů a dílčích úkolů, jako je plán nákupu, sledování nákladů a údržba. Závislosti na úkolech mohou také učinit proces zdlouhavým a složitým.

Pokud používáte SharePoint, můžete jej integrovat s Power Automate, Microsoft Lists a Microsoft Teams pro bezproblémovou správu inventáře. Umožní vám spravovat všechny procesy včetně výpisu produktů, plánování operací a vizualizace dat z jediné platformy.

Kromě zkrácení času potřebného pro správu zařízení tyto integrace výrazně eliminují možnost chyb a duplicitního zadávání dat.

4. Sdílejte dokumenty s kýmkoli

Pokud pracujete s klientem nebo dodavatelem, je sdílení souborů s lidmi mimo váš tým nepostradatelnou součástí vašeho pracovního procesu. Pomocí SharePointu můžete snadno sdílet soubory nebo dokumenty s ostatními. Funkce oprávnění zajišťují, že máte zavedena nezbytná bezpečnostní opatření.

V závislosti na požadovaném typu zabezpečení můžete lidem umožnit prohlížet nebo upravovat dokument. Můžete také ovládat, kdo má k souboru přístup se správným druhem oprávnění.

SharePoint umožňuje vytvářet šablony souborů a složek s různými oprávněními. Ušetří vás to od ručního nastavování oprávnění pro každý nový soubor nebo složku, kterou vytvoříte.

5. Vytvořte stránky Wiki

Se stále rostoucím objemem informací potřebují organizace mít své stránky Wiki. Tyto stránky mohou ukládat a spravovat nejrůznější informace, jako jsou znalostní články, obecné informace o službách, informace o položkách a obchodní diskuse.

Možná nevíte, že v SharePointu můžete získat prvek s názvem Wiki Site. Dokáže zvládnout všechny požadavky organizace týkající se Wiki, které generická Wikipedie nemůže spravovat.

Použití webu SharePoint Wiki je také snadné. Přidejte obsah a sdílejte jej po schválení od administrace. Pomocí seznamu SharePoint můžete také třídit a převádět data v souboru aplikace Excel a používat je v jiných formátech ve Wiki.

6. Integrujte se s Microsoft Teams

Přestože je Microsoft Teams dokonalým nástrojem pro spolupráci, jeho integrace se SharePointem posune efektivitu vašeho týmu na další úroveň. Tato integrace bude zvláště užitečná pro organizace, kde zaměstnanci potřebují řešit více projektů současně.

SharePoint a Teams společně nabídnou robustní funkce centralizací informací. Bude probíhat také spolupráce a komunikace mezi kolegy při dodržování shody.

Příbuzný: Nejlepší způsoby, jak spravovat svůj tým v Microsoft Teams

7. Používejte jako pokročilý editor obsahu

Vzhledem k tomu, že SharePoint je platforma pro správu dokumentů, přichází s pokročilými funkcemi pro úpravy obsahu. Ale víte, že k úpravě dokumentu není potřeba používat nástroje pro návrh webu, jako je SharePoint Designer nebo DreamWeaver?

S pomocí webové části editoru obsahu můžete na stránce provést potřebné změny. Některé ze zvýrazněných funkcí jsou přidávání formátovaného textu, obrázků, tabulek a hypertextových odkazů na stránku. A co víc, to vše můžete udělat, aniž byste dokument otevírali v pokročilém editoru.

8. Synchronizujte plán členů týmu

Mnoho uživatelů SharePointu neví, že platforma nabízí sdílený kalendář. Všichni členové týmu SharePoint mohou přidávat, upravovat a zobrazovat své nadcházející plány a události. Ve skutečnosti můžete také definovat různé skupiny v tomto kalendáři a později podle toho přidávat události.

Kromě běžných funkcí kalendáře tento kalendář podporuje přiřazení samostatných barev pro každý typ události, jako jsou schůzky, webináře, svátky. Můžete tak snadno najít událost v kalendáři.

9. Automatizujte úkoly

Automatizace práce pomáhá lidem soustředit se na klíčové úkoly. Protože tento proces automatizuje běžné, všední úkoly, produktivita týmu se mnohonásobně zvyšuje. Pomocí SharePoint Workflows můžete do značné míry automatizovat své pracovní procesy.

V SharePointu získáte pět předem naprogramovaných pracovních postupů: sběr zpětné vazby, schválení, schválení publikování, sběr podpisů a třístavové pracovní postupy. Každý z pracovních postupů snižuje čas a práci, kterou musíte vložit do projektu.

Kromě toho vám platforma také nabízí možnost vyvinout pracovní postupy na míru podle vašich obchodních požadavků.

10. Ponechat starší verzi dokumentu

Správa verzí je důležitou součástí správy dokumentů, zejména pokud je dokument součástí společného projektu, který zahrnuje více editorů. Povolení editoři mohou obvykle provádět změny v dokumentu, kdykoli chtějí.

SharePoint zobrazí nejnovější verzi dokumentu se všemi posledními úpravami každému, kdo k němu má přístup. To však není vše. Uloží také všechny verze od vytvoření tohoto souboru do Historie verzí. Kdokoli má přístup k historii verzí, aby viděl, kdo provedl jaké změny v dokumentu.

Překvapte každého neznámými funkcemi SharePointu

SharePoint neslouží pouze pro online správu dokumentů. Můžete jej použít pro různé jiné účely. Zde jste se dozvěděli o některých neobvyklých funkcích této platformy.

I když vás mnohé z nich mohou překvapit, všechny tyto funkce SharePointu vám umožní provádět úkoly bez přepínání nástroje.

Co je Microsoft SharePoint? 4 Vlastnosti a výhody používání

Microsoft SharePoint je nástroj pro spolupráci a správu souborů, který pomáhá vaší profesionální i osobní produktivitě. Zde je to, co potřebujete vědět!

Přečtěte si další

O autorovi