Zrušte svůj seznam úkolů: Jak žít ve svém kalendáři pro správu úkolů

Každý slyšel o seznamu úkolů a většina lidí jej používá ke sledování vynikající práce, kterou musí dokončit. Jako u čehokoli se však seznamy úkolů mohou rychle vymknout kontrole a mohou ve skutečnosti skončit proti vaší produktivitě.

Žít ve svém kalendáři znamená sešrotovat svůj seznam a místo toho si do kalendáře naplánovat nevyřízené úkoly. Pokud vám vaše úkoly způsobují více problémů, než byste chtěli, může to být vaše řešení.

Seznam úkolů vs. Život ve vašem kalendáři

Na seznamech úkolů jako takových není nic špatného, ​​ale aby byly efektivní, vyžadují hodně disciplíny. Úkoly jsou neuvěřitelně otevřené a je na vás, aby fungovaly správně. Toto jsou jen některé z věcí, které mohou poškodit jejich užitečnost:

• Pokud jsou příliš dlouhé, mohou být ohromující.
• Neposkytují žádný kontext pro stanovení priorit.
• Mohou se skládat z mnoha zbytečných úkolů.
• Pravděpodobně budete dělat menší, příjemnější úkoly a zanedbávat ostatní.
• Aby byl váš seznam úkolů mobilní, potřebujete další aplikace.

Na druhou stranu život ve vašem kalendáři řeší většinu těchto problémů, protože to funguje. Když máte kus práce, který musíte dokončit, podíváte se do svého kalendáře a rozvrhu, který funguje jako schůzka mezi vaše další povinnosti. Díky tomu budete automaticky upřednostňovat úkol v kontextu ostatních úkolů.

Příbuzný: Způsoby, jak vytvořit Kalendář Google jako stolní kalendář systému Windows

Navíc je pravděpodobnější, že budete dělat obtížnější a složitější úkoly, protože jsou již naplánovány, což zabraňuje prokrastinaci. To vše je možné bez dlouhých, rušivých seznamů, protože váš kalendář je pracovním centrem informací, které vše spojuje.

Většina pracovišť již používá aplikaci digitálního kalendáře, jako je Outlook nebo Google Calendar. To znamená, že si jej můžete vzít s sebou na cesty pomocí webového odkazu nebo aplikace na jakémkoli digitálním zařízení, které potřebujete.

Existuje jen několik jednoduchých pravidel pro život ve vašem kalendáři, která vám optimalizují jeho správu a jsou mnohem méně komplikovaná než pravidla seznamu úkolů.

Blokování času je váš přítel

To je něco, od čeho se prostě nemůžete dostat, bez ohledu na médium, které používáte pro sledování úkolů. Blokování času znamená, že si na začátku týdne nebo dne uděláte čas na zapsání všech úkolů, které potřebujete udělat.

Je to iniciativa šetřící čas, která výrazně zvyšuje váš pracovní výkon. Díky tomu už dopředu víte, co musíte vyřešit, a zbytek pracovního týdne můžete strávit řešením svých povinností.

Příbuzný: Tipy na blokování času ke zlepšení vašeho soustředění

Než se pustíte do práce, věnujte 15–20 minut vyplnění kalendáře. S ohledem na termíny si najděte čas mezi svými schůzkami, projekty a prací s klienty a vytvořte si schůzku pro svou pochůzku.

Pokud jeden z vašich úkolů zahrnuje nastavení schůzky s kolegou, vytvořte schůzku ve svém kalendáři a pozvěte je. Pokud se chcete virtuálně setkat, nezapomeňte uvést odkaz na schůzku z aplikace pro digitální konference, kterou používáte.

Používejte motivy ke správě svých úkolů

Barevné kódování schůzek v kalendáři do kategorií velmi pomáhá při rozlišování mezi úkoly, schůzkami, prací na projektu a dalšími povinnostmi. Rychlým pohledem budete schopni říct, co tvoří váš týden, a podle toho si naplánovat.

Chcete-li to provést v aplikaci Outlook, klikněte na libovolnou událost a na pásu karet klikněte na Kategorizovat > Všechny kategorie. Vybrat Nový, zadejte název motivu, vyberte barvu a klikněte OK.

Opakujte pro tolik témat, kolik chcete. Ke každé vytvořené schůzce pak můžete přiřadit kategorii. V Kalendáři Google klikněte pravým tlačítkem na libovolnou schůzku a vyberte některou z barev, které se zobrazí.

Příbuzný: Nástroje pro synchronizaci aplikace Microsoft Outlook s Kalendářem Google

Kategorie si určitě pojmenujte podle druhu práce a vybírejte barvy, na které dobře reagujete. Některé příklady kategorií mohou být:

• Projektová práce
• Správce a úkoly
• klienti
• Setkání
• Výcvik

Sdílejte svůj kalendář s kolegy

I když můžete použít aplikaci se seznamem úkolů, jako je Todolist, ke sdílení svého pokroku s ostatními zaměstnanci, pokud nepoužívají stejný software, nebudou jej snadno vidět. To je místo, kde život ve výchozím kalendáři vaší kanceláře má další výhodu.

Sdílením kalendáře budou vaši kolegové moci vidět váš pokrok pouhým zobrazením. Zabráníte tak zanášení vaší schránky e-maily s dotazem na váš pokrok a ani je v ní nebudete muset označovat. Nezapomeňte je však upozornit, že takto pracujete.

Příbuzný: Outlook vs. Gmail: Která e-mailová služba je lepší?

Sdílení kalendáře Outlooku:

1. Na pásu karet klikněte Sdílet kalendář a vyberte ten, který chcete zveřejnit.
2. Klikněte Přidat zadejte e-mailové adresy vašeho týmu a poté OK.
3. Pod oprávnění, vyberte buď Může zobrazit názvy a umístění nebo Může zobrazit všechny podrobnosti.
4. Klikněte Aplikovat a OK.

O tom, jak vytvořit sdílený kalendář na Googlu, se můžete podívat na toto oficiální video z Google Workspace:

Buďte realističtí ohledně svého plánování

Přestože život ve vašem kalendáři obchází mnoho problémů s prioritizací seznamu úkolů a řízením času, stále musíte být realističtí a chytří, pokud jde o plánování úkolů. Naštěstí existuje několik osvědčených tipů, jak to efektivně zvládnout:

• Pokud nemáte čas na dokončení velkého úkolu, naplánujte jej jako několik menších úkolů.
• Dejte si více času, než si myslíte, že budete potřebovat.
• Vyhněte se provádění úkolů těsně před schůzkou; dejte si mezi nimi 30minutový interval.
• Pokud je úkol naléhavý, rozhodněte se, zda v kalendáři přeuspořádat další věci.

Je pravděpodobné, že dokončíte svou práci a budete mít volný čas, což znamená, že doháníte e-maily a další drobnosti, které se během dne objeví.

Příbuzný: Zlepšete řízení času pomocí funkce zpožděného doručení aplikace Outlook

Žijte ve svém kalendáři a zvyšte produktivitu

Váš kalendář je praktický nástroj, který již obsahuje všechny zdroje, které potřebujete ke sledování své práce. Život ve vašem kalendáři poskytuje integrovaný přístup ke správě vaší pracovní zátěže a udržuje vše na jednom místě.

Pomocí výše zmíněných pravidel budete na dobré cestě k úspoře času, zlepšení produktivity a budete při tom efektivnější. Zkuste to a možná se budete divit, proč jste vůbec použili seznam úkolů.

Jak zajistit, aby Outlook méně rušil pomocí těchto rychlých tipů

Pokud jste si někdy mysleli, že Outlook ruší, zde je několik jednoduchých úprav, které by se vám mohly hodit.

Přečtěte si další

O autorovi