8 hacků Gmailu, které vám pomohou udělat více

Gmail je oblíbená e-mailová služba pro miliony lidí – a má to dobrý důvod. Je bezpečný, snadno se používá a nabízí spoustu vestavěných nástrojů pro správu vaší doručené pošty. Vaše e-mailová schránka může být bohužel stále zdrojem strachu, zvláště když je neuspořádaná a plná až po okraj.

Trávíte příliš mnoho času snahou ovládat svou doručenou poštu? Pokud ano, je na čase s tím něco udělat. Těchto 8 hacků Gmailu, které zvyšují produktivitu, vám mohou pomoci.

1. Používejte klávesové zkratky

Klávesové zkratky jsou nejlepším přítelem uživatele počítače, zejména pokud jde o vyčerpání doručené pošty. Gmail nabízí širokou škálu klávesových zkratek pro vše od rychlé navigace po formátování e-mailů. Zde jsou některé z našich oblíbených zkratek, které můžete použít právě teď:

• Shift + I označit jako přečtené
• ⌘ nebo Ctrl + Enter odeslat e-mail
• ⌘ nebo Ctrl + K pro vložení odkazu
• C skládat
• / k prohledávání vašich e-mailů
• D napsat na nové kartě
• Shift + Ctrl + B přidat příjemce BCC

2. Vytvořit šablony

Přistihli jste se, že posíláte stejný e-mail znovu a znovu každý den? Tento proces můžete urychlit vytvořením přizpůsobených e-mailových šablon. Chcete-li to provést, postupujte takto:

1. Vybrat Komponovat.
2. Do pole e-mail zadejte text, který chcete použít pro svou šablonu.
3. Vyberte nabídku se třemi tečkami a poté Šablony.
4. Vybrat Uložit koncept jako šablonu a pak Uložit jako novou šablonu.

Až budete připraveni šablonu použít, jednoduše vyberte Šablony a pak Vložit šablonu.

3. Ztlumit konverzace

Pokud jste součástí dlouhého e-mailového vlákna, které se vás již netýká, můžete jej jednoduše ztlumit. Ztlumení zabrání budoucím odpovědím na vlákno ve vaší doručené poště. A stále můžete najít svou ztlumenou poštu ve Všech zprávách.

Chcete-li konverzaci ztlumit, v e-mailu, který chcete ztlumit, vyberte nabídku se třemi tečkami a poté vyberte Ztlumit. A je to.

4. Použijte svůj prázdninový odpovídač

Pokud jedete mimo město nebo prostě potřebujete chvíli pryč od svého stolu, použijte svůj záznamník. Když je vaše odpověď v nepřítomnosti zapnutá, každý, kdo vám pošle e-mail, obdrží předem nastavenou odpověď o vašem stavu nepřítomnosti. To může pomoci odradit odesílatele od odesílání dalších e-mailů, které ucpávají vaši doručenou poštu.

Chcete-li použít odpověď v nepřítomnosti:

1. Otevřete Gmail a vyberte Nastavení > Vidětvšechna nastavení.
2. Posouvejte, dokud neuvidíte Dovolená odpověď.
3. Vyberte přepínač vedle Prázdná odpověď je zapnutá.
4. Zadejte svá data, předmět a poté svou zprávu. Nakonec vyberte Uložit změny.

5. Přizpůsobte si rozložení doručené pošty

Nejlepší způsob, jak ovládat svou doručenou poštu, je upravit si rozvržení. Můžete si například vybrat, aby byly vaše důležité e-maily uvedeny jako první, nebo dokonce první nepřečtené e-maily. To vám dává flexibilitu v tom, jak chcete, aby se vaše e-maily zobrazovaly. Chcete-li změnit rozložení:

1. Jít do Nastavení.
2. Posouvejte, dokud neuvidíte Typ doručené pošty.
3. Vyberte typ, který chcete použít.

The typy rozložení doručené pošty jsou následující:

• Nejprve důležité: Rozdělí vaši doručenou poštu na dvě části: důležité a vše ostatní.
• Nejprve nepřečteno: Zobrazuje vaše nepřečtené zprávy v horní části vaší doručené pošty.
• Jako první s hvězdičkou: Zprávy označené hvězdičkou se ve vaší doručené poště zobrazí jako první.
• Více schránek: Ve vaší doručené poště budou k dispozici další sekce, takže můžete používat vyhledávací operátory nebo vytvářet vlastní štítky.
• Prioritní pošta: Rozdělí vaši doručenou poštu na více sekcí, takže si můžete vybrat, které sekce se mají zobrazit, včetně S hvězdičkou, Důležité nebo Nepřečtené.

6. Vytvořte e-mailové filtry

Chcete automaticky odesílat určité e-maily do koše? Chcete uložit důležité e-maily tak, že je označíte hvězdičkou? To vše a ještě mnohem více můžete dělat tvořením e-mailové filtry. Chcete-li tak učinit, postupujte takto:

1. Vybrat Nastavení na vyhledávací liště Gmailu.
2. Vyplňte údaje uvedené v okně. Gmail vám dává možnost být velmi konkrétní ve svých e-mailech zde nebo v základních. Můžete například jednoduše označit hvězdičkou zprávy, které obsahují určitá slova.
3. Až budete spokojeni, vybírejte Vytvořit filtr.
4. Poté vyberte chování, které má filtr dodržovat. Poté vyberte Vytvořit filtr.

7. Používejte integrace

Pravděpodobně existuje mnoho dalších aplikací, které denně používáte pro komunikaci se svým týmem, správu projektů a další. Některé z těchto aplikací se pravděpodobně integrují s Gmail nějakým způsobem. Integrace mohou zvýšit vaši produktivitu odstraněním dalších kroků.

Některé integrace dostupné pro Gmail zahrnují:

• Slack: Používáš Slack pro týmovou komunikaci? Pokud ano, můžete Gmail používat také ve Slacku. Můžete například posílat e-maily přímo do Slacku k diskusi.
• Zvětšení: Můžete se také integrovat Gmail s funkcí Zoom pro rychlé plánování schůzek přímo z e-mailů nebo okamžité zahájení schůzky. Není třeba otevírat nové okno.
• Trello: s Integrace Trello, můžete vytvářet nové karty Trello, aniž byste opustili svou doručenou poštu. To zajišťuje, že nezmeškáte žádný důležitý úkol při přibližování e-mailů.

Toto je jen několik málo ze stovek dostupných integrací. Pokud chcete automatizovat úlohu, Gmail vám pravděpodobně pomůže. Překontrolovat Google Workspace Marketplace pro ještě více aplikací.

Pokud je postranní panel vaší schránky Gmail zcela zaplaven starými a novými složkami, můžete si s nimi poradit tak, že skryjete ty, které již nepoužíváte. Při skrytí složek nebo štítků nedojde k odstranění obsahu uvnitř. Místo toho jednoduše skryje složky ze zobrazení.

Je to skvělý způsob, jak se „zbavit“ obsahu, který již často nepoužíváte, aniž byste jej navždy odstranili. Chcete-li skrýt nepoužívané složky:

1. Vybrat Nastavení a pak Zobrazit všechna nastavení.
2. Vybrat Štítky z horního menu.
3. Projděte a vyberte Skrýt pro všechny složky, které chcete skrýt.

Toto je pouze snímek toho, co Gmail dokáže

Těchto osm tipů je jen poškrábáním povrchu toho, co můžete udělat pro zvýšení produktivity při správě doručené pošty v Gmailu.

Ať už jde o přizpůsobení doručené pošty podle vašich potřeb nebo používání rozšíření pro Chrome, existuje spousta tipů a triků.

6 rozšíření Chrome pro Gmail, která musíte mít

Pro každého, kdo pravidelně kontroluje Gmail v Chrome, je zde šest nezbytných rozšíření prohlížeče, která vám usnadní život.

Přečtěte si další

O autorovi