6 nejlepších bezplatných šablon pro stanovení priorit pro vaše projekty

Máte občas pocit, že plavete v moři projektů a nevíte, jak si upřednostnit práci? Pomocí stanovení priorit projektů můžete zviditelnit všechny své projekty a objasnit své dlouhodobé cíle šablony a zároveň získáte rychlý přístup k popisům úkolů, milníkům projektu a kritickému úspěchu faktory.

Začněte každý projekt správnou nohou pomocí těchto jedinečných šablon pro zahajovací schůzky projektu, stejně jako přiřazování priorit cílům v pořadí podle důležitosti a další.

1. Prioritizace nápadů: Matice priority akce od Someky

Matice priorit akce, jinak známá jako matice dopadu a úsilí, je jednoduchý nástroj, který pomáhá sladit týmy kolem nejdůležitějších nápadů. Šablona, ​​která je skvělá pro začínající podniky, malé podniky a neziskové organizace, snadno řadí nápady na základě důležitých úvah, jako je personální obsazení, zdroje, dynamika, náklady a celkové úsilí a dopad.

Šablona je uspořádána do matice úsilí a dopadu/důležitosti, která řadí každý nápad na základě jeho úspěchu do jeden ze čtyř scénářů (vysoké úsilí – velký dopad, nízké úsilí – vysoký dopad, vysoké úsilí – nízký dopad nebo nízké úsilí – nízký dopad Dopad). Tento rámec vám pomůže činit informovanější rozhodnutí o tom, kam investovat svůj čas a zdroje.

Stažení:Someka (Zdarma, k dispozici jako soubor Excel)

2. Stanovení priority cílů: SMART Goals Worksheet od Vertex42

Nastavení CHYTRÝ Cíle vám nejen pomáhají utvářet vaše dlouhodobé plány, ale umožňují vám vložit nejlepší práci do vašich nejambicióznějších projektů. Nabízí nákladově efektivní způsob, jak vám pomoci splnit cíle a cíle vaší organizace.

A CHYTRÝ cíl by měl zahrnovat všechny následující:

Charakteristický: Cíle by měly být dobře definované a jasně formulované.

Měřitelný: Měl by existovat definitivní způsob, jak měřit, zda jste dosáhli cílů, pokud jde o kvantifikovatelné metriky úspěchu.

Dosažitelný: Musíte se ujistit, že cíl není nemožné dokončit.

Relevantní: Cíle by měly být realistické a měly by odpovídat cílům vašeho projektu.

Časově omezeno: Cíle by měly být časově ohraničené a měly by zahrnovat cílová data pro nastavení a dokončení.

Pomocí této šablony vytvořte plán k dosažení cílů projektu. Je to skvělý způsob, jak zaznamenat krátkodobé i dlouhodobé cíle, termíny, míry úspěchu, reference nebo použité zdroje a silné stránky a dovednosti používané pro splnění cílů projektu.

Stažení: Vertex42 (Zdarma, k dispozici jako soubor Excel)

3. Prioritizace pracovního postupu: Šablona Eisenhowerovy matice od Someky

Konceptualizoval bývalý americký prezident Dwight D. Eisenhower, Eisenhowerova matice je skvělý způsob organizovat a upřednostňovat své projekty. Eisenhowerova matice, také známá jako Urgentní/důležitá matice, je nástroj, který organizuje úkoly do čtyř kategorií podle naléhavosti a důležitosti. Čtyři kategorie úkolů jsou:

• Naléhavé a důležité úkoly jsou položky, které jsou naléhavé a důležité a měly by být řešeny okamžitě, jako jsou priority, mimořádné události a termíny.
• Ne naléhavé, ale důležité úkoly jsou položky, které jsou důležité, ale ne prioritní, jako je psaní deníku, nákupní aktivity atd.
• Naléhavé, ale ne důležité úkoly jsou činnosti, které nejsou nezbytně důležité, ale jsou naléhavé, jako jsou telefonní hovory, SMS, e-maily atd., na které budete reagovat, až budete mít příležitost.
• Ne naléhavé, ne důležité úkoly zahrňte úkoly, které nejsou naléhavé nebo důležité, protože vám nepomohou dosáhnout vašich cílů.

Poskytuje rámec pro plánování sledu činností, čímž zajišťuje, že pracujete na správných věcech ve správný čas. Můžete analyzovat prioritní úkoly, vyhnout se zbytečným úkolům, omezit rozptýlení a také se připravit na nepředvídané události.

Stažení: Someka (Zdarma, k dispozici jako soubor Excel)

4. Prioritizace incidentů: Matice priority incidentů podle Smartsheet

Incident je rušivá událost, která nepříznivě ovlivňuje dosažení cílů projektu. Incidenty se mohou stát kdykoli, od dlouhodobého výpadku napájení způsobeného přírodní katastrofou až po nefunkční zařízení nebo software.

Použití matice priorit incidentů je strukturovaný přístup k řešení incidentů při zpracování mnoha složek incidentu. To je obvykle neocenitelný nástroj pro správu požadavků na IT služby.

Každá organizace má jiné priority pro zotavení z rizik a po havárii. Použijte šablonu k přiřazení prioritních barev každému požadavku na službu podle toho, zda se jedná o zásadní, kritický, středně závažný nebo menší incident a poté sledujte pokrok ve vaší organizaci Pracovní postup.

Se snadno použitelným systémem pro označování incidentů a strukturovanými poli pro ukládání relevantních informací se můžete soustředit na rychlejší řešení a zároveň zajistit, aby byli vaši zákazníci spokojeni.

Stažení: Smartsheet (Zdarma, k dispozici jako šablona aplikace Excel)

5. Priorita produktu: RICE (dosah, dopad, důvěra, úsilí) šablona od Intercomu

The RÝŽE model pomáhá vám a vašemu týmu vyhodnotit prioritu iniciativy. Tato metodika je skvělá pro zajištění jasnosti ohledně směru funkcí produktu a umožňuje týmům činit lepší rozhodnutí dříve v procesu.

V rámci, Dosáhnout je definováno procentem potenciálních zákazníků, kteří by byli schopni používat váš produkt, obvykle měřeno jako „transakce za měsíc“ nebo jiné podobné metriky. Dalším krokem by bylo vyhodnocení dopad ze sad funkcí, které provedli vaši uživatelé. Na základě získaných poznatků budete moci jeden upřednostnit před druhým. Vede vás k investicím do funkcí produktu, které zvyšují míru konverze nebo zlepšují zákaznickou zkušenost.

The Důvěra estimator vám umožňuje definovat systém hodnocení spolehlivosti pro vyhodnocení odhadů vašeho týmu a určení určitého druhu konsensuálního hodnocení. Tento nástroj říká týmu, co je pravděpodobné a rozumné, spíše než aby přikládal větší váhu irelevantním nebo špatně definovaným názorům nebo nápadům.

Pokud jde o ÚsilíDokončení vašeho projektu bude pravděpodobně trvat měsíce, takže je důležité udělat odhady času a práce pro každou fázi projektu, včetně návrhu, vývoje a testování. Pomáhá vám soustředit svou energii, abyste neztráceli čas aktivitami s nízkou hodnotou, které vedou k výsledkům, které nejsou optimální nebo jednoduše „dost dobré“.

Stažení:Interkom (Zdarma, k dispozici jako soubor Excel)

6. Priorita denních úkolů: Šablona seznamu úkolů podle Smartsheet

Když pracujete na více projektech, může být těžké udržet své úkoly uspořádané na denní bázi. Vyjmenováním důležitých úkolů, které vás udrží na správné cestě, můžete efektivně dokončit projekty a zároveň organizovat všechny mandáty, které vám ukládají vaši nadřízení, klienti, kolegové a další zainteresované strany.

Příbuzný: Jak optimalizovat svůj seznam úkolů, abyste byli efektivnější

Tato šablona seznamu úkolů vám pomůže vytvořit prioritní seznam úkolů zapojených do vašeho projektu a průběžně sledovat termíny dokončení, milníky a výstupy. Vždy se můžete vrátit a přidat další, jak se projekt vyvíjí – nebo odebrat nebo změnit úkoly, pokud je třeba je upravit. Dílčí úkoly můžete vytvářet i později, abyste byli dobře připraveni, pokud jsou některé z vašich úkolů příliš složité.

Stažení:Smartsheet (Zdarma, k dispozici jako soubor Excel)

Zlepšit prioritizaci a řízení projektů

Šablony pro stanovení priorit projektů poskytují jasné a systematické prostředky pro identifikaci a výběr projektů pro vyšší efektivitu a efektivitu. Urychlí proces výzkumu a vývoje každého projektu tím, že poskytnou kostru, kterou lze použít s okamžitým účinkem.

Dále se můžete také vyhnout riziku zkreslení, podpořit spolupráci a zajistit výběr projektů s nejvyšší prioritou za omezené zdroje. Udržování těchto šablon konzistentních se všemi projekty zaručuje zlepšení produktivity, úspěšnosti projektů a celkové kvality práce.

5 tipů, jak si usnadnit skupinové projekty

Skupinové projekty mohou být těžké, zvláště když jeden z členů nedělá svou část. Zde je několik způsobů, jak udělat skupinové projekty méně bolestivé.

Přečtěte si další

O autorovi