Jak barevně kategorizovat kalendář Outlooku

Je dobře známo, že používání barev k označování různých informací zlepšuje uchování paměti a tím i produktivitu. Možná jste použili barvu ke zvýraznění poznámek ve škole nebo na schůzkách nebo jste použili barvu k vykreslení grafů. Ať tak či onak, existuje důvod, proč to lidé využívají.

Když plánujete svůj rozvrh nebo si rezervujete schůzky, kalendář Outlook je vybaven mnoha nástroji, které vám pomohou udržet si pořádek. Jedním z těchto nástrojů je funkce Kategorie, která umožňuje kategorizovat schůzky podle barev. Zde se podíváme na to, jak efektivně používat kategorie v aplikaci Outlook.

Jak nastavit kategorie v kalendáři aplikace Outlook

Existují dva různé způsoby, jak nastavit kategorie v kalendáři aplikace Outlook. To závisí na tom, zda používáte webovou verzi nebo aplikaci, ale obě vytvářejí stejný výsledek.

Pro verzi aplikace je nejjednodušší následující:

1. Jedním kliknutím na schůzku v kalendáři aplikace Outlook.
2. Na stuze je Jmenování karta by se měla otevřít.
3. Klikněte kategorizovat.
instagram viewer
4. Z rozbalovací nabídky vyberte Všechny kategorie otevřít Barevné kategorie okno.
5. Vybrat Nový pro vytvoření nové kategorie.
6. Pojmenujte svou kategorii a vyberte barvu dle vlastního výběru.
7. Opakujte pro tolik kategorií, kolik chcete, a klikněte OK na obou oknech jej použít.

Příbuzný: Udržujte svůj Outlook e-mail a účty Microsoft v bezpečí

Poté můžete kategorizovat všechny své schůzky kliknutím na již existující události kalendáře a výběrem kategorie ze stejného kategorizovat rozevírací seznam. Když vytvoříte novou schůzku, kategorizovat možnost se objeví v Nová schůzka podokno.

Pro webovou verzi kalendáře Outlook:

1. Na modrém panelu nástrojů v horní části obrazovky klikněte na Ozubené kolo ikona pro Nastavení.
2. Do vyhledávacího pole zadejte „Kategorie“ a vyberte Kategorie z výsledků.
3. V Kategorie v okně nastavení klikněte Vytvořit kategorii.
4. Pojmenujte svou kategorii a vyberte barvu z možností na obrazovce.
5. Opakujte podle potřeby a klikněte Uložit.
6. Klikněte X pro ukončení nastavení.

Poté můžete kliknout na a Upravit jakékoli existující nebo nové schůzky a kde je uvedeno Kalendář s barevným kroužkem vedle, můžete si vybrat kategorii z rozbalovací nabídky. Své kategorie můžete smazat nebo upravit tak, že projdete stejnými kroky pro každou verzi a jednoduše kliknete na Upravit nebo Vymazat možnosti podle potřeby.

Výběr správných barev

Jak již bylo zmíněno dříve, kategorizace kalendáře pomocí barev má své výhody. Stačí se podívat do kalendáře na týden dopředu a budete mít rychlý přehled o tom, co můžete očekávat. Budete automaticky vědět, co se děje, aniž byste museli číst celý text a sami jej rozlišovat.

Výzkum ukázal, že barvy ovlivňují naše chování, emoce a učení a některé barvy jsou lepší než jiné, pokud jde o produktivitu. Tyto jsou:

• Červené, oranžové a žluté pro detaily a načítání paměti.
• Zelení pro koncentraci a soustředění.
• Fialové pro kreativitu.
• Blues pro uklidňující účinky.

Měli byste se však vyhnout používání barev, se kterými máte negativní asociace.

Příbuzný: Synchronizujte Microsoft Outlook s Kalendářem Google

Jak efektivně kategorizovat kalendář Outlooku

Když vyplňujete svůj kalendář Outlooku, měly by vaše kategorie přidávat hodnotu a neměly by být pouhým zaškrtávacím cvičením. Když budete chytře při kategorizaci schůzek, bude to mít optimální dopad na vaši produktivitu.

Za prvé, aby to bylo jednoduché a efektivní, zaměřte se na přibližně šest samostatných kategorií, abyste jich neměli příliš mnoho. Možná budete muset mít více, ale nepřehánějte to.

Příbuzný: Jak žít ve svém kalendáři pro správu úkolů

Za druhé by to měly být výrazně odlišné typy práce. To se bude lišit v závislosti na vašich pracovních povinnostech, ale může to vypadat nějak takto:

• Setkání
• Spolupráce nebo projektová práce
• Klientská práce
• Správa
• Školení a dovednosti

Samozřejmě budou existovat události, které ne vždy přesně zapadnou do každého štítku, ale vyberte tu, která je těsnější. Dělejte to, co vám dává smysl, a pokud zjistíte, že žádný opravdu nepoužíváte, smažte ho.

Kalendář kategorizace funguje

Kalendář Outlooku je jedním z nejdůležitějších nástrojů, které budete používat během typického pracovního týdne. Ukládá všechny vaše schůzky a úkoly, ke kterým potřebujete mít přístup, takže má smysl využívat jeho plný potenciál.

Pohrajte si s různými barvami a typy kategorií a držte se toho. Budete se cítit lépe organizovaní a budete schopni lépe číst svůj rozvrh, což může v těchto rušných obdobích výrazně ušetřit čas.

Jak zlepšit řízení času pomocí funkce zpožděného doručení aplikace Outlook

Zpoždění doručení vašich e-mailů vám může pomoci zvládnout vaše pracovní vytížení a přitom stále dělat věci.

Přečtěte si další

O autorovi