Jak splnit termíny a dokončit úkoly včas: 8 tipů

Pro mnohé jsou termíny děsivou záležitostí. Můžete otálet, dokud se nepřiblíží konečný termín, a nedokončíte úkol včas, přestože se snažíte na poslední chvíli.

Zmeškané termíny mohou mít negativní dopad na vaši produktivitu a dojem v osobním i pracovním životě. Podívejte se na body vysvětlené zde a zjistěte, jak můžete snadno splnit každý termín.

1. Vytvořte mnoho kousavých milníků

Vedou vás složité a časově náročné úkoly k prokrastinaci? Pokud ano, nejste sami. Někdy se vaše mysl cítí zahlcena a demotivuje vás pracovat až do poslední chvíle.

Proto musíte své ambiciózní cíle rozdělit na menší milníky. Pokud je například vaším cílem dokončit 50stránkový úkol, můžete jej rozdělit do malých kapitol a každou z nich zpracovat jednu kapitolu.

Jakmile to uděláte, vaše podvědomí se nebude cítit přetížené. Místo toho se malé termíny budou zdát zvládnutelné a budou vás motivovat k zahájení práce. Jak budete pokračovat v dosahování všech malých milníků jeden po druhém, nebude dosažení velkého cíle obtížné.

2. Najděte si motivujícího partnera

Samostatná práce je obtížná – zvláště když zahrnuje složitý úkol. I když vám práce o samotě dává svobodu, můžete se také stát někým, kdo nemá motivaci práci dokončit. Jelikož se nikomu nezodpovídáte za své osobní termíny, chybějící milníky se mohou stát samozřejmostí.

Pokud máte potíže se správou vlastních termínů, vždy můžete zapojit někoho jiného. Bylo by hezké mít někoho, kdo ví o vašich termínech. Tímto partnerem pro odpovědnost může být někdo z vaší rodiny nebo přátel.

Chcete-li dočíst kapitolu, můžete se připojit ke spolužákovi a studovat společně. Pokud nemůžete najít partnera, bude inspirující i to, že budete vědět o někom, kdo dosáhl stejného milníku.

3. Vždy sledujte pokrok

Sledování pokroku jako každodenního zvyku vám pomůže dokončit úkol včas. I když si stanovíte termín, neznamená to, že ho dokončíte poslední den. To znamená, že na projektu budete pracovat několik dní, abyste jej dokončili před konečným termínem.

Během všech těchto pracovních dnů nemusíte být stejně produktivní. Pravidelné sledování pokroku vám však pomůže identifikovat mezery a umožní vám kompenzovat vaše slabá místa.

Můžeš použít MeisterTask sledovat, jak velký pokrok jste v jakémkoli úkolu udělali. Můžete do něj přidat libovolný počet úkolů a sledovat jejich průběh, když na nich každý den pracujete.

4. Vyhněte se ponechání mezer v plánování

Než přijdete s termínem pro osobní úkoly, musíte projít podrobným plánovacím procesem. Znalost cílů, pracovního procesu a dostupného času jsou některé věci, které byste měli zvážit před stanovením termínu. Problémy s plánováním vás mohou stát termín.

Nemá smysl se obviňovat, že jste zmeškali termín, pokud jste měli v procesu plánování chyby. Například si musíte půjčit nějaké knihy z knihovny, abyste dokončili projekt do pondělí. Naplánovali jste pátek, ale v sobotu a neděli je knihovna zavřená.

Jak vidíte, v tomto schématu je mezera. Z tohoto důvodu určitě zmeškáte termín zde. Abyste se takovým situacím vyhnuli, ujistěte se, že váš pracovní plán nemá žádné nedostatky.

5. Udržujte rozptýlení v zátoce

Rozptylování je jedním z největších důvodů, proč nejste schopni dokončit úkoly včas. Dlouhé e-maily, upozornění na sociálních sítích, naléhavé, ale méně důležité úkoly, člen rodiny, který se zastaví na chatu – to vše vás odvádí od vašich cílů a brzdí váš pracovní postup.

Jakmile se vaše mysl odkloní k něčemu jinému, je těžké vrátit stejnou koncentraci a pozornost k vaší původní práci. Když se pustíte do úkolu, snažte se udělat co největší pokrok najednou.

Oznámení z mobilu a počítače můžete ztlumit vyhnout se rozptýlení. Používání aplikací proti rozptýlení je také užitečné, abyste se během pracovní doby mohli soustředit.

Pokud máte na talíři příliš mnoho věcí, může se stát, že ztratíte přehled o termínech a nevyřízených úkolech. Nejlepší způsob, jak mít přehled o svých úkolech a termínech, je použít kalendář. Takové aplikace vám pomohou plánovat úkoly, události a schůzky.

S kalendářovým softwarem je sledování vašich minulých a budoucích termínů a milníků snadné. Tyto aplikace vám umožní vizualizovat nadcházející termíny seřazeným způsobem. Kontrolujte tyto nástroje denně, abyste měli přehled o svých denních úkolech.

Kalendář Google je aplikace pro plánování kalendáře, kterou můžete použít pro osobní i profesionální plánování úkolů. Podporuje také integraci s různými nástroji pro řízení projektů, které usnadňují vizualizaci termínů.

7. Použijte měkký termín

Měkký termín je předběžný termín, který předcházíte původnímu termínu. V případě, že vás zajímá, zda vám může pomoci měkký termín, odpověď je ano. Je to užitečné nejen pro profesionální projekty. Měkké termíny jsou stejně účinné pro osobní milníky.

I ty nejlépe sestavené plány mohou zažít škytavku. Můžete onemocnět nebo mít nějaký technický problém. Nenechte se tím nutit zmeškat termín. Mějte stanovený měkký termín a pokuste se dokončit práci před tím.

Kromě toho, že vám šetří záda při neočekávaných událostech, zajistí včasné dokončení úkolu.

8. Vyhněte se prokrastinaci za každou cenu

Většina z vás by souhlasila s tím, že prokrastinace je důvodem, proč nedodržujete termíny, a to i ty, které jste si sami stanovili. Zatímco ve většině případů je za to zodpovědná složitost úkolu, někdy lidé mohou otálet, protože za dokončení úkolu není žádná odměna.

Prokrastinace se stává běžnější u osobních úkolů, které nezahrnují žádného nadřízeného ani odměnu. Vždy si ale můžete dopřát po skončení práce včas. Bude vás to inspirovat, abyste se příště vyhnuli prokrastinaci.

Příbuzný: Nejlepší tipy, jak se vyhnout prokrastinaci a dodržovat termíny

Včasné dokončení úkolů zvyšuje produktivitu

Termíny by neměly být stresující a demotivující. Místo toho by vás to mělo motivovat k včasnému plnění úkolů. Můžete se řídit zde uvedenými věcmi, abyste splnili své vlastní vytvořené termíny.

Také byste se měli za každou cenu vyhnout průtahům v profesním životě tím, že budete zjišťovat možné důvody a jejich řešení.

9 důvodů, proč se projekty zpožďují, a jak se jim vyhnout

Zjistěte, proč se vaše projekty mohou zpozdit a jak se jim můžete taktně vyhnout.

Přečtěte si další

O autorovi