12 nejlepších způsobů, jak zvýšit efektivitu řízení projektů

Pokud jste součástí týmu projektového managementu, neexistuje žádný horní limit produktivity. Vždy existuje prostor pro zlepšení vaší efektivity.

I když vám mohou pomoci různé nástroje, každý zapojený do projektu by se měl řídit některými metodami, aby úkol zvládl správně. Použijte dnes následující postupy ke zvýšení efektivity při práci na projektu.

1. Fáze plánování je rozhodující

Plánování je klíčem k řízení projektu. Pečlivě naplánovaný projekt zajistí nejen jeho úspěch. Také to potvrdí, že každý člen týmu dělá správný úkol ve správný čas.

Během této fáze zvažte všechny požadavky ze strany klienta, abyste vytvořili konkrétní cíle.

Poté pokračujte v nastínění svých úkolů a rozdělte je mezi své spoluhráče. Před přidělením úkolů členům týmu zkontrolujte, zda jsou spokojeni se svými rolemi.

Příbuzný: Nejlepší bezplatné aplikace pro plánování úkolů

2. Efektivní komunikace

Pouze když je komunikace mezi zúčastněnými stranami jasná, můžete pracovat s naprostou efektivitou. Ujistěte se, že členové projektu jsou na stejné stránce s klienty a jejich spoluhráči.

V závislosti na požadavcích projektu se můžete spolehnout na synchronizovanou komunikaci nebo komunikaci v reálném čase. Ať už komunikujete verbálně nebo neverbálně, korespondence by měla být jasná.

Jakákoli nesprávná komunikace může poškodit vaši produktivitu a způsobit zpoždění projektu. Můžete použít Slack pro transparentní a dokumentovanou komunikaci.

3. Vytvořte znalostní bázi

I když máte plynulou komunikaci mezi kolegy, více spoluhráčů žádat někoho o stejné informace bude kontraproduktivní. Aby byl proces sdílení dat snadný, měli byste vytvořit znalostní bázi nebo datové centrum pro aplikace jako Bitrix24.

Shromážděte všechna požadovaná data a pokyny do znalostní báze a nabídněte k ní přístup každému členovi projektu. Můžete také vytvořit vysvětlující výuková videa, která pomohou novým členům projektu, aniž byste ztráceli čas.

4. Řízení a rozpočtování projektového času

Čas je zásadní podstatou projektu. Zpoždění projektu může způsobit ztrátu cenných a dlouhodobých klientů. Proto byste měli na začátku projektu správně rozvrhnout čas, abyste zajistili plnou efektivitu týmu.

Použijte Včasné aplikace pro záznam času, který vám zabere dokončení každého milníku a úkolu. Kromě sledování efektivity a produktivity vám aplikace může také pomoci poskytovat faktury klientům.

5. Zpřístupněte soubory projektu

Každý projekt zahrnuje vytváření a sdílení stovek dokumentů a papírování. Některé dokumenty také vyžadují spolupráci v reálném čase. Člen týmu čekající na povolení přístupu k souboru jen přispěje ke zpoždění a neefektivitě.

Můžete použít jakýkoli redakční systém jako např Microsoft SharePoint který vám umožní ukládat do jednoho centrálního úložiště. Ujistěte se, že systém má funkce, jako jsou různé úrovně oprávnění, řízení verzí a funkce auditu.

6. Připravte se na řízení rizik

Žádný projekt není bez potenciálních rizik. Neopodstatněné problémy uprostřed projektu mohou bránit efektivitě. Před prací na projektu je tedy povinné projít procesem hodnocení rizik.

s aplikace SWOTmůžete identifikovat rizika a porozumět škodám, které mohou způsobit. Diskutujte s nabyvateli, abyste našli řešení pro řízení rizika, pokud nastane.

7. Dokumentujte všechna data

Dokumentace vám pomůže zvýšit odpovědnost a efektivitu týmu. Zúčastnili jste se schůzky Zoom? Rozešlete zprávu o schůzce v písemné podobě. Dospěl k rozhodnutí ústně? Zdokumentujte to v e-mailu a pošlete jej všem zúčastněným.

Dokumentace vám pomůže zjistit výzvy, kterým tým čelí během projektu. Budou také sloužit jako vodítko pro vaše budoucí projekty. Můžete použít ásana systém komentování úkolů pro systematické ukládání všech informací souvisejících s konkrétním úkolem.

8. Vybírejte projektový tým moudře

Součástí vaší organizace může být mnoho lidí, ale musíte se smířit s tím, že ne všichni se hodí pro každý projekt. Různé projekty vyžadují různé dovednosti a zkušenosti. To je důvod, proč výběr správných lidí pro projekt jim pomůže vyvinout maximální úsilí.

Pokud si najmete kreativního spisovatele pro projekt psaní technického obsahu, nebude schopen efektivně pracovat, i když bude chtít. Výběr správné osoby zajistí, že bude možné využít její talent.

9. Odměňte výkonného člena týmu

Dosažení malých milníků v čase otevírá cestu k včasnému dokončení celého projektu. Pouze motivovaný a produktivní tým vám může pomoci dosáhnout milníků a cílů projektu.

I když každý dostává za svou práci zaplaceno, odměny a ocenění jistě mohou člověka inspirovat k lepší práci. Odměnou členů týmu po dosažení milníku bude motivován nejen příjemce, ale i ostatní členové týmu budou tvrdě pracovat, aby si odměnu příště vysloužili.

10. Buďte otevření zpětné vazbě a návrhům

Konstruktivní zpětná vazba od vašich spoluhráčů vám může pomoci najít slabá místa, o kterých nevíte. Pokud to myslíte se zlepšením své produktivity vážně, musíte být pozitivní ohledně kritiky a návrhů. Zpětná vazba od různých lidí vám pomůže zlepšit se.

Chcete-li získat zpětnou vazbu diskrétně, je dobré vytvořit anonymní dotazník. Můžete si zdarma vytvořit dotazník Formuláře Google a distribuovat jeho odkaz mezi kolegy. Mohou sdílet svou zpětnou vazbu a návrhy, aniž by odhalili svou identitu.

Příbuzný: Formuláře Google vs. Microsoft Forms: Který z nich byste měli použít?

Automatizace úloh projektového řízení může mnohonásobně zvýšit efektivitu. Můžete použít jakékoli nástroje pro řízení projektů dostupné na trhu. Než se pro ni rozhodnete, ujistěte se, že aplikace dokáže splnit to, co váš projekt vyžaduje.

Pokud váš tým například pracuje na vývoji softwaru, možná budete chtít použít nástroje, které tuto podporu podporují agilní projektové řízení. V dnešní době většina projektů vyžaduje, abyste byli k dispozici na cestách. Nástroje, které pro projekt zvolíte, proto musí mít mobilní verzi.

12. Poznejte svou produktivitu a improvizujte

A konečně, měli byste neustále sledovat svou produktivitu, abyste zjistili své nevýhody a zlepšili je. Pomocí robustního nástroje pro správu úloh, jako je Trello vám sdělí průběh jednotlivých úkolů a celkového projektu.

Zároveň vám aplikace mohou ukázat efektivitu jednotlivých členů porovnáním hodin, které stráví dosažením cíle. Člověk může také provést sebehodnocení, aby zjistil oblasti, které potřebují zlepšení.

Dokončete své projekty efektivně

Nyní, když znáte některé z nejlepších metod ke zvýšení efektivity, jejich implementace by měla vykazovat zvýšenou produktivitu. Moderní projekty vyžadují od členů týmu maximální efektivitu.

Je užitečné vybudovat kulturu neustálého učení, abyste připravili svůj tým na výzvy budoucích projektů. Vystavte členy svého týmu interní znalostní bázi nebo online výuce projektového řízení pro vzájemné výhody.

8 nejlepších online kurzů projektového řízení

Pokud se chcete zdokonalit a naučit se něco nového, zde je osm nejlepších bezplatných a placených online kurzů projektového řízení.

Přečtěte si další

O autorovi