Jak vytvořit profesionální fakturu od nuly: 5 snadných kroků

Fakturace je nezbytnou součástí freelancingu. Je to důkaz vaší tvrdé práce a času, který jste investovali do pomoci svým klientům s vašimi úžasnými službami. I když může být fakturace automatizována, možná nebudete mít dostatek rozpočtu na to, abyste mohli utratit za drahý účetní software.

Navíc používání stejných starých šablon faktur, které používají všichni ostatní, nepomůže vaší značce vyniknout. V tomto článku se dozvíte, jak vytvořit fakturu od začátku, abyste ji mohli fakturovat svým klientům – takovou, která je pro vás jedinečná a reprezentuje vaši značku.

Krok 1: Vytvořte seznam Essentials

Faktura obsahuje tyto podstatné údaje:

1. Obchodní informace obou stran: E-maily, telefonní čísla, adresy atd.
2. Číslo faktury: Jedinečné číslo k identifikaci faktury (příklad: #1001).
3. Datum vydání: Datum, kdy jste vystavili fakturu.
4. Datum splatnosti: Datum, do kterého vám má klient zaplatit.
5. Popis: Sloupec obsahující všechny služby, které jste klientovi dodali.
6. Cena: Vaše poplatky za jednotku každé dodané služby.
instagram viewer
7. Množství: Počet jednotek vaší služby, které si klient zakoupil (příklad: 10 článků).
8. Celkový: Celkové náklady na každou dodanou položku služby, tj. cena vynásobená množstvím.
9. Mezisoučet: Celkové náklady na všechny položky služeb kombinované před úpravami.
10. Daň: Daň splatná (pokud existuje) klientem při nákupu vašich služeb. Poraďte se se svým účetním, aby vás provedl tímto procesem.
11. Dlužná částka: Konečné náklady, které klient ponese výměnou za vaše služby po všech úpravách.
12. Platební údaje: Všechny způsoby platby, které přijímáte, včetně podrobností o vašem účtu.
13. Pravidla a podmínky: Podmínky, na kterých jste se vy a váš klient dohodli před uzavřením obchodu.

Zde je tip: Je dobré do faktury zahrnout malé gesto vděčnosti. Něco tak malého jako „Děkujeme za vaši práci“ dodává vaší faktuře osobitost. Dáte tak svému klientovi vědět, že se těšíte na další spolupráci s ním.

Pozor také při poskytování slev. Nováčci na volné noze jsou často v pokušení poskytovat svým klientům velké slevy v naději, že zůstanou. To však může mít opačný efekt, protože klienti mohou vaši původní cenu vnímat jako zkreslení hodnoty, kterou dodáváte.

Příbuzný: Věci, které klienti hledají při najímání nezávislých pracovníků

Krok 2: Přidejte své identifikátory značky

To, co odlišuje skvělou fakturu od průměrné, je to, jak dobře je navržena. Ten může obsahovat všechny podstatné části, ale vypadá neuvěřitelně nudně a neinspirativní. Pokud to uděláte správně, může vaše faktura kromě právního dokumentu fungovat i jako nenápadný marketingový nástroj.

Můžete to udělat pomocí identifikátorů vaší značky, jako je vaše logo, typografie a barvy značky. Prostřednictvím chytré kombinace barev, fontu a syntaxe můžete ovlivnit náladu klienta při pohledu na vaši fakturu a nasměrovat jeho pozornost na nejdůležitější části.

Příbuzný: Jak vytvořit vlastní paletu barev v Adobe Photoshopu

Krok 3: Dokončete rozvržení šablony

Po dokončení přidávání identifikátorů značky je dalším krokem dokončení rozvržení faktury. To znamená zařídit vše tak, aby se všechny prvky faktury vzájemně doplňovaly. Cílem je zde vytvořit vlastní šablonu, kterou lze používat neomezeně dlouho.

Dobrá šablona je taková, která je uspořádaná, krásná, přesná a nekonečně znovu použitelná. Nebojte se, na to nemusíte být grafik. Stačí základní pochopení designu a zvědavost experimentovat. Pro inspiraci se můžete také podívat na šablony online.

Příbuzný: Základní konstrukční prvky a jak je používat

Když už mluvíme o designérech, může být dobrý nápad najmout si jednoho pro tento proces. Mohou vám pomoci používat identifikátory vaší značky způsobem, který jste si možná nepředstavovali, a lépe uspořádat fakturu. Koneckonců, najmout někoho jednou je mnohem levnější než platit pravidelný poplatek za účetní software.

Pamatujte, že vaše šablona by měla být směsí designu a dat. To znamená, že by měl přesně zobrazovat všechny potřebné podrobnosti vaší faktury a stále vypadat reprezentativně. To je obvykle těžké dosáhnout na první pokus, takže se nebojte věci pokazit; učit se metodou pokusů a omylů.

Krok 4: Vyplňte podrobnosti a zkontrolujte chyby

Údaje uvedené na faktuře jsou velmi důležité, a to jak z právního, tak i odborného hlediska. Faktura obsahující nesprávné informace je pro klienty okamžitou varovnou vlajkou a může poškodit nebo dokonce ukončit váš vztah s nimi.

Tři věci, kterým je třeba věnovat zvláštní pozornost, jsou konečná splatná částka, vaše platební metody a dohodnuté podmínky. Pamatujte, že nikdo nemá rád překvapení na faktuře. Čím snazší bude pro vašeho klienta platit vám, tím je pravděpodobnější, že platbu obdržíte včas.

Krok 5: Odešlete fakturu svému klientovi

Jakmile je vše nastaveno (prý po četných revizích), zašlete fakturu svému klientovi. Ujistěte se, že jste nepoužili upravitelné formáty dokumentů, jako je .docx, a místo toho se rozhodli pro .png nebo .pdf. První z nich dodává obchodu zmatek a nedůvěru, pokud některá strana později upraví dokument.

Příbuzný: Klientské červené vlajky by si měl být vědom každý nezávislý pracovník

Pokud posíláte fakturu novému klientovi a nevíte, co napsat do e-mailu, použijte tuto šablonu:

Ahoj [kliente],

Děkujeme, že jste si pro své požadavky vybrali [název vaší společnosti]. V příloze tohoto e-mailu naleznete fakturu za pracovní položky dodané v/během [doba dodání díla].

Neváhejte a dejte nám vědět, pokud máte nějaké pochybnosti nebo potřebujete cokoliv upřesnit, rádi vám pomůžeme. Těšíme se na budoucí spolupráci.

Vytvořte nezapomenutelnou fakturu

Možná si myslíte, že věnovat čas navrhování faktury se nevyplatí, protože za to koneckonců nedostanete zaplaceno. Proč se tedy obtěžovat vytvářením vlastní šablony, když můžete použít jen hotovou?

I když je to pravda, všimněte si, že vlastní faktura je jemný, ale silný marketingový nástroj. Nejen, že signalizuje kompetence a profesionalitu, ale také zanechá stopu vaší značky na každém novém klientovi – díky čemuž budete nezapomenutelní.

Jak se stát úspěšným nezávislým pracovníkem: 8 základních dovedností

Chcete vědět, jak se stát úspěšným freelancerem? Zde jsou některé klíčové dovednosti, které budete potřebovat!

Přečtěte si další

O autorovi