8 pokročilých databázových funkcí, které byste měli používat

Stránky Notion možná používáte k vytváření databází bez kódu pomocí funkcí Notion, jako je seznam, tabulka, galerie, kalendář a deska. Databázové funkce Notion další úrovně však mohou zvýšit vaše úkoly, správu zdrojů a celkovou produktivitu projektu.

Tyto funkce na vysoké úrovni vám nejen umožňují organizovat data projektu v databázích. Svá data můžete krájet a krájet nebo používat vzorce k objevování vzorců. Čtěte dále a dozvíte se o těchto pokročilých funkcích a jejich výhodách.

1. Správa vlastností databáze

Uspořádání obrovské sbírky dat se stane snadnou funkcí vlastnosti dat Představa. Pro účely klasifikace musíte přidat novou vlastnost dat. Přidání vlastnosti dat také poskytuje datům nový kontext. Můžete například přidat vlastnosti databáze, jako jsou vlastníci úkolů, termíny plnění, časová razítka poslední úpravy, relevantní adresy URL a tak dále.

Vlastnosti databáze můžete také využít pro práci s daty. Pokud například data mají více vlastností, jako je text, číslo, osoba, e-mail a telefon, zobrazí se v různých scénářích, pokud zvolíte relevantní filtrovací vlastnost.

Existují dva typy vlastností databáze, a to základní a pokročilé vlastnosti. Mezi 12 základními vlastnostmi jsou nejběžnější E-mail, Telefon, Text, URL, Datum a Soubory a média. Naopak, Formula, Relation a Rollup jsou společné z celkem sedmi pokročilých vlastností.

Notion umožňuje spravovat vlastnosti mnoha způsoby, jako je přidání nové, odstranění stávající, skrytí, zobrazení a přeskupení.

Příbuzný: SQL vs. NoSQL: Jaká je nejlepší databáze pro váš další projekt?

2. Databázové filtry

Jakmile do sady dat přidáte několik vlastností, můžete databázi filtrovat a zaměřit se na konkrétní sekci. Budete muset vybrat vlastnost filtru. Funkce filtru funguje na logice mít nebo nemít.

Můžete vytvořit nový filtr z Přidejte filtr možnost z Filtr menu nad databází. V závislosti na strategii získávání dat můžete vytvářet složité nebo jednoduché filtry.

Je možné, že budete muset použít stejný filtr několikrát. Můžete také zkopírovat databázi a vytvořit novou pro konkrétní zobrazení filtru, abyste ušetřili čas.

Můžete vytvořit vnořené filtry až do tří vrstev. Vnořené filtry také umožňují přidávat A a NEBO logika. The Přidejte skupinu filtrů možnost z Filtr umožňuje vytvářet vnořené filtry.

3. Třídění databází v reálném čase

Svá data spojená s různými vlastnostmi můžete uspořádat ve vzestupném a sestupném pořadí pomocí funkce Seřadit v Notion. Třídění je zvláště užitečné pro řazení dat, obsahu nebo úkolů v závislosti na známých typech vlastností.

Řekněme například, že chcete znát prioritní úkoly dne. Tabulku úkolů můžete seřadit podle priority, abyste věděli, které úkoly vyžadují okamžitou pozornost. Můžete také použít další funkce řazení, jako je abecední řazení, poslední úprava atd.

Funkce Sort používá odlišnou logiku řazení vlastností v závislosti na hodnotě vlastnosti. Například vlastnosti Text a Název zobrazí možnost abecedního řazení. Na druhou stranu vlastnost číslo nabídne pouze číselné řazení.

4. Použít databázové vztahy

Funkce Relation aplikace Notion šetří váš čas tím, že snižuje námahu při správě více databází pro jakýkoli projekt. Propojuje všechny databáze, takže můžete získat potřebný přehled z jakékoli databáze stejného projektu.

Navíc můžete provádět globální analýzu dat připojením všech databází z různých oddělení. Použití databázových vztahů v Notion je docela jednoduché a nezahrnuje žádné kódování. Vytvořte dokonalou relační databázi bez kódu na Notion pomocí několika kliknutí:

1. Jednoduše přidejte a Vztah vlastnost v databázi, kam chcete propojit ostatní databáze.
2. Notion vám ukáže dostupné databáze, které si můžete vybrat.
3. V části hodnoty vlastnosti vyberte řádek dat, který chcete propojit s aktuálně vybranými daty.

Příbuzný: Jak vytvořit vztahy mezi více tabulkami pomocí datového modelu v Excelu

5. Agregovat data pomocí souhrnů

Rollup je další životně důležitá funkce, která vám pomůže získat základní data v rámci jakýchkoli připojených databází Notion. Můžete například použít funkci Rollup k odhadu celkového času dokončení projektu bez ručního počítání propojených úkolů.

Rollup také nabízí další výpočty, jako je Počítat vše, Počítat hodnoty, Počítat prázdné, Procento neprázdných a tak dále. Podobně jako u funkce Relace je Rollup také funkcí bez kódu. Souhrn můžete vytvořit pouze ve třech krocích, konkrétně výběrem vztahu, vlastnosti a výpočtu.

Výkonnou funkcí Notion je propojování databází. Funkce Propojená databáze umožňuje zobrazit část datové tabulky v různých pracovních prostorech. Pokud máte na Notion různé týmové pracovní prostory, je to perfektní funkce k předvedení úkolů na týmové úrovni.

V propojené databázi můžete také použít samostatné filtry, aniž byste v nadřazené databázi provedli jakékoli vizuální změny. Můžete také použít funkce řazení. Propojené databáze zobrazují obousměrný fragment nadřazené databáze. Propojená databáze získává data ze stejného zdroje, ale má různá zobrazení, řazení a filtry.

Pokud provedete jakékoli změny na úrovni obsahu nebo vlastností v kterékoli z propojených databází, obsah zdrojové databáze bude tyto změny také odrážet.

7. Výpočty a funkce

Databáze Notion vám poskytuje přístup k jednoduchým i komplexním matematickým výpočtům. Můžete si vytvořit svůj vlastní vzorec a spustit jej ve své databázi, abyste vytvořili zprávy nebo prognózy pro své projekty.

Do databáze musíte přidat vlastnost Formula. Poté můžete spouštět nejrůznější funkce a výpočty zahrnutím dalších vlastností databáze. Po přidání Vlastnost vzorce, můžete kliknutím na libovolný řádek vyvolat Vzorec Jídelní lístek. Tato nabídka obsahuje části jako Vlastnosti, Konstanty, Operátory a Funkce.

8. Šablony databáze

Šablony databází odstraňují potíže se zadáváním dat a zvyšují produktivitu při práci s databázemi Notion. Tyto šablony zajišťují, že vy nebo členové vašeho týmu dodržujete jednotnou strukturu zadávání dat.

Šablonu databáze můžete vytvořit jednou pro konkrétní data, jako je odesílání zpráv o chybách, žádosti o schůzky, osobní deníky atd. Pro běžnou práci jednoduše vyberte tuto šablonu a zadejte pouze data. Vlastnosti a struktury se automaticky zobrazí v šablonách databáze.

Extrahujte důležité poznatky z databáze vašich představ

Nyní, když znáte některé funkce na vysoké úrovni databázového systému Notion, můžete je bez námahy použít na své stránky Notion a wiki. Jedná se o životně důležité nástroje pro propojení datových souborů a vytvoření vzorců pro odhad budoucího postupu.

Nedovolte, aby se vaše databáze Notion stala další položkou ve vašem technologickém zásobníku. Manipulujte s databázemi tak, jak chcete, abyste přidali hodnotu svým cílům agilní produktivity.

9 nejlepších nástrojů pro agilní produktivitu pro vzdálené a hybridní týmy

Chcete vědět, který agilní nástroj pro řízení projektů je vhodný pro váš tým? Zjistěte to z tohoto seznamu nejlepších nástrojů pro agilní produktivitu.

Přečtěte si další

O autorovi