12 nejlepších funkcí Microsoft Access pro správu databází

Správa databáze může být opakovaná a hektická, pokud nepoužíváte správný nástroj. S Microsoft Access je údržba databáze vztahů snadná.

Přečtěte si další informace o aplikaci Microsoft Access a jejích hlavních prvcích a funkcích.

Co je Microsoft Access?

Microsoft Access je robustní nástroj produktivity, který je součástí sady Microsoft 365. V této databázi můžete zaznamenávat, prohlížet, upravovat a sledovat data. Můžete dokonce vytvořit vztah mezi daty.

Kromě ukládání obrovského množství informací umožňuje snadné získávání dat a použití na různých platformách. Microsoft Access také podporuje integraci s dalšími nástroji pro snadnou synchronizaci dat. Některé z jeho hlavních součástí jsou tabulky, formuláře, sestavy a dotazy.

1. Pohled do zákulisí

Zobrazení Microsoft Access Backstage je to, co uvidíte, když spustíte software Access, ale neotevřete databázi. Pomocí zobrazení Microsoft Access Backstage mohou uživatelé provádět řadu úloh správy databáze, včetně otevření existující databáze a vytvoření nové.

Jeho panel nabídek obsahuje příkazy, které můžete použít na databázový soubor. Na pásu karet Soubor si můžete vybrat z jeho šablon a vytvořit nový soubor.

2. Databáze

Microsoft Access je systém správy databází (DBMS), který umožňuje vytvářet a spravovat rozsáhlé databáze. Databáze vám pomáhá udržovat informace organizovaným způsobem.

Databázový soubor vytvořený v aplikaci Microsoft Access 2007 nebo novějších verzích má příponu souboru ACCDB, zatímco databáze vytvořené v dřívějších verzích Accessu jsou známé jako MDB.

Obvykle jsou všechny tabulky databáze Access spolu s dalšími objekty, jako jsou formuláře, sestavy, makra a moduly, uloženy v jediném souboru.

3. Vztahy

Navázáním vztahů můžete vytvořit spojení mezi dvěma různými tabulkami. Vztah zahrnuje pole dvou tabulek obsahujících odpovídající data.

Příbuzný: Jak vytvořit vztahy mezi více tabulkami pomocí datového modelu v Excelu

Například pole ID studenta v tabulce Data studenta lze propojit se stejnojmenným polem v tabulce Výsledky studentů. Vztahy pomáhají předcházet chybějícím datům a rychle určovat výsledky dotazu.

4. Primární klíče

Pokud jde o sdružování a smysluplné kombinování dat z více tabulek v aplikaci Microsoft Access, musíte použít pole primárního klíče. Primární klíč jedné tabulky je cizí klíč v jiné tabulce. Je možné přidat pole primárního klíče do jiných tabulek a vrátit se tak zpět ke zdrojové tabulce primárního klíče.

5. Tabulky

Tabulky aplikace Access vypadají podobně jako tabulka Excel obsahující řádky a sloupce. Ale v aplikaci Microsoft Access jsou řádky a sloupce označovány jako záznamy a pole.

Navíc ukládá data jinak než tabulkový procesor. Měli byste vytvořit jednu tabulku pro sledování každého druhu informací. Tento proces se nazývá normalizace. Pomáhá vám vyhnout se nadbytečnosti a činí databázi flexibilní.

6. formuláře

Formuláře aplikace Microsoft Access umožňují zobrazovat, zadávat a upravovat data po jednom řádku. Formulář obvykle obsahuje příkazová tlačítka a ovládací prvky pro provádění dalších úkolů, jako je odesílání dat do jiného nástroje.

Pomocí formulářů můžete řídit, jak někdo pracuje s databázovými informacemi. Nástroje pro vytváření formulářů najdete na Vytvořit v nabídce Přístupový pás karet. Zde si můžete navrhnout svůj vlastní formulář navržením prázdného formuláře. Ale nejlepší možností je projít Průvodce formulářem.

7. Zprávy

Sestavy Accessu můžete použít k formátování, kompilaci a prezentaci dat. Obecně obsahuje odpovědi na konkrétní otázku. Kdykoli spusťte sestavu, abyste získali aktualizované informace o databázi.

Je také možné formátovat sestavu tak, aby prezentovala data co nejefektivnějším způsobem. Můžete jej naformátovat pro prohlížení, tisk, export nebo odeslání jako přílohu e-mailu.

Příbuzný: Co je Microsoft SharePoint? Vlastnosti a výhody jeho používání

8. Dotazy

Funkce dotazu je získat z tabulek data, která splňují specifické podmínky. Můžete jej také použít k provedení některých předdefinovaných výpočtů. V desktopové aplikaci Access můžete používat dotazy pro aktualizaci nebo odstranění více záznamů současně.

Dotazy mohou být dvou typů: výběrové dotazy a akční dotazy. Zatímco výběrový dotaz umožňuje uživatelům prohlížet, kopírovat a tisknout načtená data, akční dotaz může provést úlohu s daty.

9. Makra

Makro je nástroj, který automatizuje úlohy a přidává funkce do různých částí databáze, včetně formulářů, sestav a ovládacích prvků. Je to program pro automatizaci manuálních úloh, jako je otevření sestavy, spuštění dotazu, kopírování, vkládání a formátování tabulek v Accessu, které pravidelně provádíte.

Například připojením makra k příkazovému tlačítku můžete zajistit, že se makro spustí, když na toto tlačítko klepnete.

Příbuzný: Jak začít používat makra ve Wordu

10. Moduly

Modul je sada deklarací a procedur, která přidává funkcionalitu do vaší databáze. Tato prohlášení jsou sestavena jako celek. K psaní modulů musíte použít jazyk VBA.

Mohou existovat moduly tříd nebo standardní moduly. Moduly tříd jsou spojeny s formuláři a sestavami, zatímco standardní moduly nejsou připojeny k žádnému objektu.

11. Vstupní masky

Vstupní masky označují platný formát vaší vstupní hodnoty v poli. Tato funkce je však dostupná pouze pro desktopové databáze Accessu.

Vstupní masky mohou zajistit konzistenci zadané hodnoty, zejména v polích citlivých na hodnotu, jako jsou telefonní čísla a PSČ. Obsahuje jednu povinnou a dvě nepovinné části, každou oddělenou středníkem.

12. Pravidla ověřování

Tato pravidla můžete použít k ověření dat, která zadáte do databáze. Tvůrce výrazů vám může pomoci s přesným formátováním pravidla. Microsoft Access má dva typy ověřovacích pravidel:

Pravidlo ověření pole

Pokud pro pole nastavíte ověřovací pravidlo, Access vám zabrání opustit toto pole, pokud nezadáte platnou hodnotu. Předpokládejme, že přidáte >=#12/01/2021# v majetku Ověřovací pravidlo pole data. V takovém případě musíte zadat data pouze po 1. prosinci 2021.

Pravidlo ověření platnosti záznamu

Můžete jej použít k ovládání, kdy můžete uložit záznam. Toto pravidlo bere v úvahu další pole ve stejné tabulce a porovnává jejich hodnoty.

Microsoft Access pro správu relační databáze

Pokud jde o správu relační databáze, Microsoft Access nabízí bezproblémové řešení pro podnikové uživatele. Tento článek pojednával o základních funkcích Microsoft Access, přečtením kterého budete mít základní představu o tomto nástroji.

Pokud vás zajímá, jak vytvořit jednoduchou databázi pomocí Microsoft Access, podívejte se na následující článek.

Jak vytvořit databázi v aplikaci Microsoft Access: Průvodce krok za krokem

Chcete vytvořit jednoduchou databázi v Microsoft Access, abyste si vylepšili své databázové dovednosti? Zde je podrobný návod, jak na to.

Přečtěte si další

O autorovi