Getting Things Done (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Jaký je nejlepší rámec produktivity?

I když se každý den může cítit jako žonglování, je důležité mít věci z perspektivy. Rozptylování je však spousta. Někdy se může zdát, že jste v neustálém boji, abyste se soustředili na cíle, které jsou pro vás nejdůležitější. Co kdyby ale existoval systém, který by vám mohl pomoci eliminovat čas strávený méně důležitými činnostmi?

Zde se hodí rámce produktivity, jako je Getting Things Done (GTD) a Zen to Done (ZTD). Poskytují lepší porozumění pracovnímu postupu, zefektivňují komunikaci a snižují čas strávený neefektivními pracovními postupy. Pojďme se na oba tyto systémy podívat.

Co je rámec Getting Things Done (GTD)?

„Getting Things Done“ (GTD) je technika řízení času vyvinutá guru produktivity Davidem Allenem. Základní myšlenka metodiky vychází z konceptu, že naše mysl je jako přeplněný prostor plný nedokončených úkolů a projektů, které musíme dokončit.

Cílem GTD je pomoci lidem dát si život do pořádku metodickým definováním úkolů, jejich rozčleněním do akcí, které lze provést, sledováním pokroku a nakonec jejich plněním.

Jak používat GTD Framework

GTD obsahuje pět jednoduchých postupů, jak dostat nepořádek z vašeho mozku, takže se můžete soustředit na to, co je důležité. Níže je uvedeno pět kroků:

zachytit: Prvním hlavním krokem je shromáždit a zachytit všechny vaše čekající úkoly externí nástroje pro správu úkolů nebo aplikace se seznamem úkolů nebo si je jednoduše poznamenejte na kus papíru. Tyto úkoly mohou být osobní nebo profesní povahy, jako jsou e-maily, schůzky nebo textové zprávy. Tento krok je zásadní, protože příliš mnoho úkolů na vaší mysli může ovlivnit vaše soustředění a energii.

Vyjasnit: Dalším krokem je rozdělit všechny úkoly na zvládnutelné a životaschopné akční položky, které lze dešifrovat naprosto jasně. To vám pomůže identifikovat praktické a použitelné položky a můžete se zbavit těch, které nejsou relevantní.

Organizovat: Třetím krokem je upřednostnění úkolů a jejich kategorizace podle jejich složitosti, kontextu nebo naléhavosti požadované akce. Díky této technice se můžete rozhodnout, zda je třeba úkoly udělat hned, uložit na později nebo je úplně vyhodit. Většina uživatelů GTD používat složky a seznamy úkolů ke správě a organizování úkolů vhodně.

Posouzení: Čas od času byste se měli pokusit zkontrolovat a analyzovat svůj pracovní postup. Pomáhá vám identifikovat úkoly, které vyžadují vaši pozornost. Hloubková analýza pracovních postupů může mít velký dopad na celkovou efektivitu, a proto je důležité nenechat si ujít okamžiky při určování vašich dalších úkolů.

Zapojit: Nyní, když je vše v pořádku, je posledním krokem zapojení nebo zahájení práce na vybraných úkolech v pořadí podle priority.

Výhody metody GTD

Model zahrnuje zachycení všech informací externě a provedení akce později, buď v naplánovanou dobu, nebo když dojde k nějakému externímu spuštění. Výhody GTD lze shrnout následovně:

Více soustředění, méně nepořádku: GTD vám pomůže vést záznamy o všech vašich projektech a plánech. Můžete vytvářet úkoly s termíny plnění, propojovat poznámky s událostmi kalendáře, hierarchicky uspořádat úkoly přetažením a jejich vkládáním do složek a zobrazováním připomenutí s použitím vhodných metod vizuálního upozornění nástroje.

Udržujte zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem: Je snadné najít rovnováhu ve svém životě, když můžete správně sledovat své závazky a úkoly. Efektivní organizační systém, jako je GTD, vás zbaví úzkosti ze snahy řídit svůj čas a zdroje.

Příbuzný: Nekomplikované To-Do aplikace, které se soustředí na úkoly a dělají věci

Tvořivost: GTD vám pomůže lépe organizovat vaši práci a život, abyste si našli čas na to, abyste mohli následovat svou vášeň a rozvíjet kreativní nápady a cíle. Postupem času zaznamenáte zvýšenou sebedůvěru v rozhodování a také lepší zdraví a kvalitní vztahy.

Co je rámec Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done je přístup k osobní produktivitě vytvořený Leo Babautou. Zen to Done se skládá z deseti návyků zvyšujících produktivitu, které zlepší způsob vaší práce a zjednoduší vám život. Je postaven na základních principech GTD a může vám pomoci efektivně řídit všechny vaše základní úkoly a projekty.

Jak používat ZTD Framework

Zen to Done (ZTD) doporučuje začlenit deset návyků, které vám přinesou větší produktivitu. Zatímco celý systém vybízí lidi k vytvoření deseti návyků, minimalistické ZTD se zaměřuje pouze na čtyři základní návyky. Jakmile se tyto čtyři návyky zbavíte, zbylých šest bude mnohem jednodušší. Pojďme se podívat na čtyři základní návyky minimalistického rámce ZTD:

Sbírat: Je snadné ztratit důležité informace, pokud si je někam nezapíšete, v takovém případě by všechen ten čas strávený shromažďováním těchto myšlenek a nápadů mohl být promarněn. Můžete použít nástroje jako papírový poznámkový blok, lepicí papírky, popř aplikace na psaní poznámek v telefonu které jsou snadno dostupné.

Pokud jste součástí týmu, má smysl mít jednotné systémy pracovních postupů, které dokážou bezproblémově zaznamenávat úkoly, poznámky, kontakty a soubory pro zachycení a načtení informací.

Proces: Důrazně se doporučuje jednou denně zkontrolovat doručenou poštu nebo seznamy úkolů. Začněte svůj den kontrolou a zpracováním informací. To má za cíl podpořit návyk rychlého rozhodování. Odstraňte položky, které nepotřebujete. Pokud nejste schopni oslovit položku, delegujte ji na správnou osobu. Pokud to trvá dvě minuty nebo méně, udělejte to hned nebo si to zapište, abyste na to nezapomněli.

Plán: Plánování je základní návyk, který vám pomáhá definovat vaše nejdůležitější úkoly (MIT) pro každý den a podle toho je naplánovat a dokončit. Můžete začít vytvořením seznamu vašich nejdůležitějších úkolů (MIT) a „Big Rocks“ nebo důležitých projektů pro daný den a týden.

MIT jsou specifické, časově orientované úkoly, které jsou jádrem vašeho denního seznamu úkolů. Měli byste se také pokusit vyvinout denní, týdenní a měsíční rutiny, které vám pomohou zlepšit vaši celkovou produktivitu.

Dělat: To vás povzbudí, abyste se v daném okamžiku zaměřili na jeden úkol a zároveň se vyhnuli rušivým vlivům, jako je pošta, telefonní hovory a textové zprávy.

Výhody metody ZTD

Klíčové výhody rámce ZTD jsou zvýrazněny níže:

Snadno pochopitelné: Systém ZTD je poměrně snadno pochopitelný. Rámec navrhuje seznam deseti návyků zvyšujících produktivitu, které jsou důležité pro úspěšnou realizaci vašich cílů.

Vyberte klíčové úkoly: Tento systém se dělí na jednoduché součásti: nejdůležitější úkoly dne nebo MIT, Big Rocks seznam úkolů, což jsou v podstatě velké projekty, na kterých musíte pracovat, a denní nebo týdenní úkol rutina.

Vylaďte rušivé vlivy: Pokud jste jako většina lidí, máte několik projektů, které běží současně. ZTD vám doporučuje vypnout telefony, e-maily, internet a dokonce použít časovač dokončit úkoly. To eliminuje rušivé vlivy, takže můžete zůstat na správné cestě a dokončit každý projekt s menším počtem přerušení.

Klíčové rozdíly mezi GTD a ZTD

• GTD nabízí komplexní systém správy úkolů, zatímco ZTD je přístup, který integruje GTD se zvyky.
• GTD se zaměřuje na plnění úkolů a ZTD se zaměřuje na dosahování cílů.
• GTD může být poměrně složité, s nutností organizovat a kontrolovat četné úkoly v několika krocích. Na druhou stranu je Zen to Done intuitivnější a jednodušší framework, který si klade za cíl odbourat složité zpracovává do 1-3 MIT (Most Important Tasks) a několika Big Rocks (velké projekty) za den nebo týden.

GTD a ZTD: Klíč k řízení času

Jak zajistíte, aby se vaše tvrdá práce promítla do výstupu? Vše se vrací k produktivitě a technikám řízení času, jako jsou GTD a ZTD. Jednotlivci a týmy je mohou využít ke zlepšení osobní produktivity, dodržování termínů a efektivnějšímu zpracování větších projektů.

Produktivita znamená více než jen být si vědom svého času a ujistit se, že jej využíváte dobře. Je to také o nastavení správných priorit, abyste mohli každý den využít na maximum. Postupujte podle výše uvedených rámců a budete mít skvělý začátek.

9 každodenních úkolů, které můžete automatizovat pomocí Zapier

Zde je několik každodenních úkolů, které můžete automatizovat bez kódování v Zapieru, abyste ušetřili čas a usnadnili život.

Přečtěte si další

O autorovi