10 nejlepších tipů, jak vaše projektové zprávy vyniknout

V dnešní době je nemožné myslet na projekt bez zprávy. Některé projekty ve skutečnosti vyžadují, abyste během svého životního cyklu vytvořili několik sestav. Vaše projekty a klienti mohou potřebovat, abyste generovali různé typy zpráv, ale všechny zprávy by měly být stručné a snadno srozumitelné.

V tomto článku se dozvíte, jak vytvořit efektivní zprávu pro dokončený nebo probíhající projekt.

1. Jasné a stručné časové rozvrhy

Vaše projektové zprávy by měly mít časové rozvrhy. Musí být stručný, ale měl by obsahovat také všechny potřebné informace, aby je příjemci na první pohled snadno pochopili.

Je lepší vytvořit týdenní časový rozvrh a v případě potřeby jej můžete vytvořit dvakrát týdně nebo měsíčně. Časové rozvrhy by měly obsahovat název zdroje, název úkolu, datum, den v týdnu, čas přihlášení, čas odhlášení a celkovou pracovní dobu.

Namísto ručního zadávání jednotlivých dat do tabulky můžete použijte jakoukoli aplikaci časového rozvrhu, jako je Timely. Zde můžete zadat svou pracovní dobu, názvy úkolů atd. Poté nástroj automaticky vygeneruje výkazy časového rozvrhu.

2. Podrobná zpráva o výdajích

Kompletní výkaz výdajů není nezbytný pouze pro klienta. Pro váš tým je také výhodné sledovat rozpočet a skutečné náklady během životního cyklu projektu.

Výkaz výdajů by měl obsahovat položku nebo službu, její množství, hodnotu položky, odhadovaný rozpočet, náklady a zůstatek. Pokud chce kterýkoli člen týmu zakoupit jakoukoli službu nebo produkt pro projekt, požádejte ho, aby zaslal podobnou zprávu o výdajích.

Ujistěte se, že tuto položku zakoupí až po vašem schválení a předloží vám účet. Můžete tak přidat data do své závěrečné zprávy o výdajích a zabránit tomu, aby náklady překročily rozpočet.

3. Komplexní stavy projektu

Když vytváříte zprávu o projektu, měla by explicitně uvádět stav projektu. Stav projektu neznamená aktuální stav postupu prací. Měl by také obsahovat další údaje, jako je rozdíl mezi plánovaným a skutečným harmonogramem, variace mezi odhadovanými a skutečnými náklady, zbývající úkoly, zpožděný termín (pokud existuje), možná rizika a problémy a již brzy.

Měli byste vytvořit komplexní zprávu obsahující stav ze všech možných úhlů. Asana's Universal Reporting Tato funkce může pomoci vytvořit zprávy o stavu projektu v různých rozsahech a úhlech.

4. Distribuce zdrojů

Při přípravě zprávy o přidělení úkolů zajistěte, aby pomohla ostatním zkontrolovat dostupnost zdrojů a v případě potřeby delegovat úkoly. V těchto sestavách uveďte rozpis, kolik hodin každý zdroj stráví na každém úkolu.

Pomůže manažerům a kolegům vědět, který člen týmu je zaneprázdněn a kdo má nějaký volný čas. Můžete snadno sestavit data a použít je v sestavě pro budoucí plánování pomocí nástrojů pro plánování zdrojů, jako je např Stříbrné vědro.

Příbuzný: Nejlepší nástroje a tipy pro efektivní delegování úkolů

5. Vizualizujte využití kapacity

Je pravděpodobné, že zahrnete zprávu o využití zdrojů projektu. Musíte oddělit fakturovatelné využití od celkového využití zdrojů. Proto je důležité, abyste pro každé údaje vytvořili samostatné sloupce.

Můžete také uvést název zdrojů a individuální využití spolu s týmovým využitím. Podobně si můžete vzít nějaký čas na to, abyste odměnili a uznali úspěch těch nejlepších, pokud jde o využití zdrojů.

6. Očekávaná a skutečná rizika

Hodnocení rizik je nedílnou součástí projektového řízení. Proto byste měli přesně vizualizovat data hodnocení rizik. Možná jste při plánování projektu mysleli na některá rizika. S postupem projektu se však hodnocení rizik mění. Při vytváření zprávy o projektu uveďte všechna vnímaná a skutečná rizika.

Vaše vykazování rizik by se mělo skládat z přehledu očekávaných rizik a následně všech rizik, kterým projekt do data vykazování čelil. Je také nezbytné, abyste zmínili všechny změny rizikového profilu, které jste vy nebo váš tým identifikovali během postupu projektu.

7. Analýza portfolia projektů

Pokud v kteroukoli chvíli řídíte více než jeden projekt a potřebujete vypracovat zprávu k analýze svého portfolia, musíte být opatrní. Nejprve přejděte na řídicí panel, kde pro snadnou vizualizaci vypíšete všechny názvy projektů tučně.

Dashboard by měl také obsahovat souhrn projektů, jako jsou milníky, termín, aktuální pokrok, rozpočet vs. náklady a alokace zdrojů. K vizualizaci dat na jednom místě můžete také použít různé grafy. Později můžete vytvořit samostatné sekce pro každý projekt a analyzovat je jednotlivě.

Tam jsou nějací robustní nástroje pro správu projektového portfolia dostupné na trhu. Můžete si vybrat kterýkoli z těchto nejlepších nástrojů k vytváření profesionálních a komplexních zpráv.

8. Úmluva o údajích a označování

Vaše projektové zprávy by měly obsahovat standardní konvenci pro data a štítky. Pokud chcete vytvořit sestavu pro vaši organizaci, postupujte podle organizačních konvencí. Pokud jej vytváříte pro klienta, možná s ním budete chtít prodiskutovat, jak by chtěli informace uvedené ve zprávě.

V hlášení také používejte krátké a přesné popisky, aby jim každý bez problémů porozuměl. Kromě toho se snažte dodržovat místní normy pro čas a datum. Pokud pracujete pro organizaci z Velké Británie se sídlem v USA, bylo by ideální používat americké datové konvence.

9. Interaktivní tabulky a grafy

Bez ohledu na to, jaký typ přehledu se chystáte vytvořit, bude pro publikum užitečnější interaktivní grafy. Řádky a sloupce plné číselných údajů mohou lidi vyvolat nezájem. Místo toho vytvářejte tabulky a grafy, které zobrazují další data, když někdo najede kurzorem myši na graf.

Ve svých přehledech můžete použít různé grafy a tabulky. Mezi nimi jsou nejběžnější koláčové grafy, spojnicové grafy a sloupcové grafy. V závislosti na typu dat si musíte vybrat graf nebo diagram pro snadnou vizualizaci.

10. Sekce zpětné vazby

Každá zpráva o projektu by vyvolala pozitivní nebo negativní zpětnou vazbu. Všechny projektové zprávy by měly obsahovat sekci, kde mohou klienti nebo manažeři nabídnout zpětnou vazbu. Po prostudování zpráv mohou diváci v této sekci nabídnout svou zpětnou vazbu a návrhy.

Nemusíte tedy žádat o zpětnou vazbu samostatně. Ukážete také, že jste ochotni znát svá omezení a dělat zlepšení. Později můžete návrhy implementovat do pracovního postupu projektu.

Začněte vytvářet zprávu o projektu

Úspěšná prezentace závisí na tom, jak sestavu pro publikum vytvoříte. Při přípravě zprávy mějte na paměti výše uvedené body, abyste mohli vytvářet efektivní zprávy o projektech.

Můžete také chtít použít robustní nástroj pro vizualizaci dat k profesionální prezentaci sestav spolu s trochou kreativity.

8 nejlepších funkcí Google Data Studio pro analýzu a vizualizaci dat

Chcete na své publikum zapůsobit užitečnými statistikami dat a působivými vizualizacemi? Podívejte se na tyto funkce Datového studia Google.

Přečtěte si další

O autorovi