8 nejlepších typů zpráv o řízení projektů, které byste měli znát

Zprávy projektového řízení odkazují na přehled na vysoké úrovni, který obsahuje důležitá data související s projektem ve snadno srozumitelném formátu. Ty se zaměřují na různé aspekty projektu a osvětlují aktuální stav, možné nebo existující problémy a jejich řešení.

Přečtěte si o nejlepších typech projektových sestav, které mohou vašim týmům poskytnout statistiky v reálném čase.

1. Řídicí panel projektu/Zdraví

Řídicí panel projektu nebo zpráva o stavu vám dává vědět, jak si projekt vede a co může tým udělat pro zlepšení výkonu. Obvykle tuto zprávu předkládáte klientovi nebo jiným zainteresovaným stranám. Mohou si tak vizualizovat informace, jako je pokrok a ziskovost.

Pomáhá také identifikovat, zda je projekt mimo trať a co můžete udělat, aby se vrátil do původního stavu.

Zpráva řídicího panelu projektu by měla obsahovat celkové portfolio, včetně stavu projektu (stav projektu v zelená, žlutá nebo červená barva), milník pokroku daného projektu, ziskovost projektu porovnání rozpočtu a náklady a postup projektu podle rozpisu.

2. Úkoly a stav projektu

Pokud se zabýváte řízením projektů, je to nejběžnější typ zprávy, kterou musíte připravit. Je možné, že budete muset vytvářet tento přehled týdně nebo měsíčně. Jeho cílem je ukázat, jak daleko tým zašel, aby dosáhl cílů projektu.

Pokud potřebujete takové zprávy připravovat pravidelně, je lepší proces automatizovat, abyste ušetřili čas a námahu. K naplnění sestavy můžete použít data nástroje pro správu úloh.

Pro zprávu můžete také použít standardní šablonu. Pomůže vám to přeskočit práci s vytvářením zprávy o stavu pokaždé od nuly.

3. Dostupnost zdrojů a dovedností

Zprávy o dostupnosti zdrojů jsou nezbytné pro každého projektového manažera. Pomocí této sestavy můžete přidělovat a delegovat úkoly správnému členovi týmu. Ukazuje, který člen týmu je zaneprázdněn a kdy.

Pokud plánujete vytvořit plán pro nový projekt nebo hledáte někoho neobsazeného delegování úkolu, zkontrolujte dostupnost v tomto přehledu. Můžete také vyhledat členy pracující na plný výkon, kteří by mohli potřebovat pomoc.

Můžete tak zajistit rovnoměrné rozdělení úkolů pro vyšší efektivitu a rychlejší výsledky.

4. Rizika projektu

Každý projekt s sebou nese určitý počet rizik. Vaše zpráva o rizicích by proto měla obsahovat všechna vnímaná a skutečná rizika související s projektem. Možná budete muset tuto zprávu předkládat jednou měsíčně.

Vyzvěte však své spoluhráče, aby zaznamenávali všechna rizika, která je napadnou, v reálném čase. Pomůže vám to získat všechna data na jednom místě, když budete muset vytvořit přehled.

Kromě výčtu všech rizik může vaše zpráva podrobně obsahovat pouze rizika vysoké úrovně a shrnutí toho, jak plánujete řídit rizika nízké úrovně. Rizika můžete zaznamenat do tabulky, ale je lepší využít nástroj pro řízení projektů.

5. Rozpočet a výdaje

Musíte vytvořit sestavu rozpočtu pro různé účely. Zpráva o rozpočtu, kterou pro svého klienta vytvoříte na konci projektu, je nejběžnější. V průběhu projektu můžete také vytvořit výkaz výdajů vícekrát.

Pomůže týmu určit, zda jsou náklady na projekt mimo kontrolu. V takových případech můžete mít náklady pod kontrolou okamžitě a nemusíte být překvapeni, když výdaje po skončení projektu překročí rozpočtový limit.

Zpráva o rozpočtu a výdajích by měla obsahovat odhadovaný rozpočet pro každý úkol nebo segment projektu a skutečné náklady. Ujistěte se, že zaznamenáváte všechny výdaje v reálném čase, abyste se vyhnuli problémům se slučováním všech výdajů během vytváření zprávy.

6. Sledování času

Mnoho klientů provádí platby podle času stráveného na projektu. Pro ně je povinné generovat časové zprávy po dokončení projektu. Zpráva ukazuje, kolik času členové týmu investovali do úkolů souvisejících s projektem.

Tato zpráva také ukáže celkový čas strávený na každém úkolu a množství času, který každý člen týmu investoval. Kromě toho můžete sledování času využít ke zlepšení výkonu vašeho týmu a individuální produktivity.

Po analýze času stráveného spoluhráči na různých úkolech můžete snadno zjistit, kdo může dělat práci efektivněji. Později můžete lidem přidělovat úkoly, které mohou dělat rychle a zdatně.

7. Chyby a problémy

I když nemusí být možné mít projekt bez jakýchkoli problémů nebo chyb, rozhodně můžete pracovat na tom, aby byl počet co nejmenší.

Příprava podrobné zprávy o zjištěných chybách a problémech zajistí, že můžete najít rychlá řešení těchto problémů, abyste projekt dodali včas. Chyba projektu nebo zpráva o problému by měla obsahovat zásadní informace, jako je číslo problému nebo chyby, datum identifikace, problém, který vyvolal, popis, priorita, řešení a stav chyby.

Pravidelné aktualizace těchto zpráv během životního cyklu projektu budou minimalizovat rozptýlení a předcházet frustraci klientů. Ušetří vás to také před rizikem zpoždění projektu a sankcí.

8. Analýza rozptylu

Zpráva o odchylkách je skvělý způsob, jak zjistit, zda je projekt na správné cestě. V této zprávě analyzujete a porovnáte rozdíl mezi odhadem a výsledkem různých aspektů projektu. V tomto přehledu použijte k měření obou údajů standardní metriku.

Tato zpráva vám pomůže zjistit, zda jste před plánem, vyčerpáte nebo podle plánu. V přehledu můžete porovnat svůj rozpočet, zdroje, rozsah nebo plán.

Projektoví manažeři však obvykle volí tuto sestavu k analýze rozpočtu, výdajů a pracovních trendů projektu. Doba pro generování takových zpráv se liší projekt od projektu. Přestože klienti mohou tuto sestavu potřebovat na konci projektu, možná ji budete chtít vytvářet pravidelně během životního cyklu projektu, abyste získali lepší přehled.

Kterou zprávu chcete vytvořit jako další?

Nyní, když znáte typy sestav, které můžete pro projekty vytvářet, spolu s jejich funkcemi, můžete si snadno vybrat jakýkoli podle svých potřeb. Pokud používáte aplikaci pro vytváření přehledů, vytváření přehledů nebude náročné a časově náročné.

Dobrá věc je, že většina platforem pro řízení projektů funguje také jako nástroje pro podávání zpráv.

8 nejlepších reportovacích nástrojů pro projektové manažery

Nástroje pro vytváření sestav zjednodušují proces vytváření sestav pro dokončené projekty nebo výkon interního týmu. Zde jsou některé z nejlepších k použití!

Přečtěte si další

O autorovi